如何尋求醫(yī)院辦公室工作新突破

王曉萍

【摘要】醫(yī)院辦公室在承擔(dān)著基本行政工作的同時，也擔(dān)負著對臨床的服務(wù)與保障工作，因此，醫(yī)院辦公室工作能否創(chuàng)新，能否有新思路，直接關(guān)系醫(yī)院各部門的有效運轉(zhuǎn)。鑒于此，本文從醫(yī)院辦公室工作內(nèi)容著手，查擺現(xiàn)存的問題，尋求醫(yī)院辦公室工作新方法、新思路，以創(chuàng)新求突破，從而更好地協(xié)調(diào)和保障醫(yī)院各方面工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;辦公室;創(chuàng)新;新思路

辦公室工作內(nèi)容雖然千篇一律，但是深挖之下，會發(fā)現(xiàn)仍有很多可為之處。

一、醫(yī)院辦公室基本工作情況

醫(yī)院辦公室既負責(zé)日常收發(fā)文件、檔案管理、會議安排、用餐申請、專家來訪接待、公章使用登記、證件使用登記等常規(guī)行政工作，又負責(zé)各類投訴事件及每日醫(yī)療與行政用車的統(tǒng)籌安排，此外，醫(yī)院的各種總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言材料亦由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)思路歸納總結(jié)并行文，發(fā)揮著輔助參謀的功能，所以醫(yī)院辦公室是離院領(lǐng)導(dǎo)最近的部門，也是做出成績不容易，一出錯最容易被領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)的部門，因此，要求辦公室人員具備良好的個人素養(yǎng)、較高的寫作能力、較好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力。

二、醫(yī)院辦公室現(xiàn)存問題

（一）科室文化建設(shè)未成體系，科室成員凝聚力有待加強。作為醫(yī)院中的一個“樞紐”部門，辦公室是有其獨特內(nèi)涵的，但長期以來，因為部分辦公室負責(zé)人缺乏正確引導(dǎo)，使科室難以形成自有的文化體系，不同性格和不同教育背景的科室成員總是各行其事，導(dǎo)致集體認同感低、凝聚力不強。

（二）精細化管理仍處于探索階段，工作制度、工作流程有待進一步細化。辦公室負責(zé)各項制度的制定、全院檔案文件的管理、繁雜事務(wù)的處理與協(xié)調(diào)、會議準(zhǔn)備以及領(lǐng)導(dǎo)日程的安排等，這些工作都需要進行精細化管理，但大多數(shù)醫(yī)院的辦公室工作都處于“兵來將擋，水來土掩”的狀態(tài)，工作制度甚至只是為應(yīng)付檢查，閑置多年，已不適應(yīng)現(xiàn)時工作，使制度成為流于形式的一種擺設(shè)，工作流程更是不夠細化，沒有執(zhí)行性。因此，辦公室工作長期處于無章可循狀態(tài)，工作沒有前瞻性、規(guī)劃性。以收發(fā)文流程來說，對公文審簽單的簽發(fā)順序未形成流程圖，導(dǎo)致其他發(fā)文科室每次發(fā)文都不清楚簽發(fā)順序，每次發(fā)文要依賴辦公室，甚至養(yǎng)成將內(nèi)容發(fā)到辦公室，由辦公室為其調(diào)整并發(fā)紅頭文，既增加了辦公室的工作負擔(dān)，又不利于工作有序開展。

（三）工作人員的學(xué)習(xí)力、服務(wù)力、創(chuàng)新力仍待提高。醫(yī)院辦公室工作涉獵廣，專業(yè)要求高，這要求我們在工作之中保持一種學(xué)習(xí)的狀態(tài)，在適應(yīng)新形勢的同時不斷提高自我，但很多人在長期的重復(fù)工作中慢慢放松了對自我的要求，處理事情只停留在表面，寫稿子也是套套模板，網(wǎng)上搜搜，缺少了自己的思路和新意;又常常以領(lǐng)導(dǎo)身邊人自居，對待其他科室拿腔拿調(diào)，對于臨床需求能拖就拖，服務(wù)理念缺乏;對于工作只滿足于按部就班，不愿意靜下心好好思考未來工作新的方向，更接受不了新事物，從而讓工作如一潭死水，難以推陳出新。

（四）現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用能力低，工作思維難以有突破。醫(yī)院辦公室仍習(xí)慣于傳統(tǒng)工作方法，對計算機技術(shù)和各種辦公軟件應(yīng)用能力低，甚至連辦公自動化（OA辦公系統(tǒng)建立）也無法做到，與臨床信息一體化發(fā)展嚴重脫節(jié)，導(dǎo)致辦公室人員工作強度大，但效率和質(zhì)量不高，例如會議預(yù)約登記仍是靠辦公室工作人員手動登記，進行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計時本來計算機幾個按鍵就可以完成的工作，卻要靠人力浪費一天的時間來統(tǒng)計，無形中導(dǎo)致工作低效。更因為對現(xiàn)代化信息手段的應(yīng)用能力低，在工作上也無法開拓思維，無法探索出高效高質(zhì)的工作方式，將工作思維長期局限在傳統(tǒng)的模式中，難以有新發(fā)現(xiàn)、新突破。

三、如何尋求辦公室工作的新突破

辦公室的科室文化、管理思維、工作制度、工作方法制約著辦公室工作能否有新突破，因此我們可以從以下方面尋求新突破。

（一）以醫(yī)院文化為抓手，推動科室“內(nèi)涵”建設(shè)。辦公室的科室文化不是一朝一夕可以形成的，沒有科主任引導(dǎo)更是難以自動形成，科主任的觀念和領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格對科室文化建設(shè)起著關(guān)鍵作用，有利于科室形成大家都認可的共同價值觀，從而既體現(xiàn)醫(yī)院的整體文化理念，又彰顯科室的獨特信念。那么如何在醫(yī)院文化共識基礎(chǔ)上做好科室的內(nèi)涵建設(shè)呢？首先，科主任可以通過開展豐富多彩的科室文化活動，在活動中增強科室成員感情和相互扶持的意識，并經(jīng)常召開以發(fā)現(xiàn)問題為導(dǎo)向的科務(wù)會，共同討論和解決工作難題，提高科室成員團隊意識。其次，可以利用新媒體，如：每周一次微信閱讀分享，推廣正能量，實現(xiàn)科室文化滲透。最后，可以通過增加非工作時間的互動，發(fā)展非正式組織關(guān)系，促進科室成員之間的共同興趣愛好和交際活動，從而提高科室凝聚力，讓科室更具內(nèi)涵，科室成員幸福感更高。文化是一種軟實力，只有日積月累，才能帶來真正的改變。

（二）實行精細化管理、規(guī)范化管理常態(tài)化。只有將基礎(chǔ)工作做細做透，才能尋求創(chuàng)新突破口。這就需要將精細化管理貫穿到方方面面，根據(jù)辦公室業(yè)務(wù)需要及時代發(fā)展，定期梳理醫(yī)院各項管理制度，修訂相關(guān)制度，細化流程，細分工作責(zé)任。如堅持寫每日工作日記和明日計劃;建立文件催辦登記，責(zé)任到科室;建立工作事項督辦表，責(zé)任到個人;制定會議室使用日歷表，精確會議室安排;制定公務(wù)接待申請表，明確接待需求。日常工作更是做精做細，每個制度中都配有詳細工作流程并制定出相關(guān)申請表格或登記表格，從而讓工作制定更有操作性和可執(zhí)行性。此外，經(jīng)常查漏補缺，持續(xù)規(guī)范化管理。結(jié)合新的三公管理規(guī)定，重新制定公務(wù)用餐制度，嚴控超規(guī)格接待，規(guī)范公務(wù)用餐，嚴格公餐審批流程;規(guī)范文件管理和檔案管理，各類合同和重大活動照片都是寶貴的資料，應(yīng)納入檔案管理，讓文件管理更規(guī)范合理;規(guī)范投訴接待流程，讓投訴處理更規(guī)范，而不是聽完患者的問題反映之后安撫完就結(jié)束了，應(yīng)按照投訴登記、事件調(diào)查、領(lǐng)導(dǎo)意見、處理結(jié)果、患者態(tài)度等形成統(tǒng)一流程，這既是對投訴者的尊重，也是對工作的規(guī)范和負責(zé)。

（三）注重科室人才培育，培養(yǎng)學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新型辦公室人員。伴隨著醫(yī)院發(fā)展和科室發(fā)展，辦公人員是否具有學(xué)習(xí)力是決定科室活力的重要因素。要培養(yǎng)科室成員的學(xué)習(xí)力，一要靠科室成員自我意識覺醒，主動學(xué)習(xí)，自我進修。二要靠科室負責(zé)人的有心培育，提供進修的機會：如經(jīng)常選派辦公室人員參加高質(zhì)量公文寫作培訓(xùn)班、保密工作培訓(xùn)班等，從而有效提升專業(yè)技能，提升知識層次、提高工作完成質(zhì)量，通過培訓(xùn)可以讓科室成員對服務(wù)意識和責(zé)任意識有更深層次的理解，增強工作的主動性和積極性，改善服務(wù)的質(zhì)量和層次。此外，有了知識的沉淀，就有了思考的基礎(chǔ)和素材，思維就會更開闊，在工作中的創(chuàng)新力會更強，工作中也更容易推陳出新，從而更好地發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)參謀作用，逐漸成長為學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新性的辦公室人才。

（四）打造辦公室自動化平臺，實現(xiàn)無紙化辦公。 辦公室工作需要借助現(xiàn)代化信息手段，通過引進先進辦公軟件， 統(tǒng)一將歷年文件、檔案目錄輸入計算機， 實現(xiàn)文件登記電子化、檔案管理電子化，用科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)促進文件管理和檔案管理水平。此外，也可以利用會議預(yù)約軟件或利用新媒體手段，將領(lǐng)導(dǎo)日程安排、會議預(yù)約登記和公車使用登記變成無紙化、自動化，在方便各科室預(yù)約的同時，也可以解放人力。

四、結(jié)語

綜上所述，通過文化建設(shè)、科學(xué)管理、人才培育、無紙化辦公可以有效改變傳統(tǒng)辦公方式的低效低質(zhì)，實現(xiàn)辦公室工作的新跨越，從而實現(xiàn)辦公室工作創(chuàng)新和新的發(fā)展。

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