淺談文物保護(hù)工程檔案的規(guī)范化管理

東海梅　高俊

隨著國家對文物保護(hù)工程資金加大投入，國家級文物保護(hù)修繕工程項目越來越多，地方各類文物保護(hù)工程檔案種類、數(shù)量亦逐年增加，文物保護(hù)工程檔案管理也不斷受到各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的青睞，對做好文物保護(hù)工程檔案規(guī)范化管理提出了更高要求，因此，加強文物保護(hù)工程檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化就顯得尤為重要了。筆者就多年從事文物保護(hù)工程檔案的實踐經(jīng)驗，結(jié)合承德避暑山莊及周圍寺廟文化遺產(chǎn)保護(hù)工程檔案管理實際，提出文物保護(hù)工程檔案管理存在的一些具體問題及處理的相關(guān)對策，旨在強化和完善文物保護(hù)工程檔案的規(guī)范管理，進(jìn)一步提升文物保護(hù)工程檔案質(zhì)量和水平，為今后大規(guī)模開展文物保護(hù)修繕和搶救工程奠定堅實基礎(chǔ)。因而，本文從實施承德避暑山莊及周圍寺廟保護(hù)工程檔案管理的背景、存在的問題及采取的對策作以下三點闡述。

一、承德實施避暑山莊及周圍寺廟文物保護(hù)工程檔案的背景

保護(hù)和挖掘世界文化遺產(chǎn)的內(nèi)在價值，使承德避暑山莊和外八廟世界文化遺產(chǎn)發(fā)揮積極作用，具有歷史和現(xiàn)實意義。要把承德避暑山莊和外八廟的保護(hù)乃至文化遺產(chǎn)的保護(hù)傳承落到具體工程上，避暑山莊及周圍寺廟是承德經(jīng)濟社會發(fā)展得天獨厚的旅游文化的資源優(yōu)勢，保護(hù)好這些遺產(chǎn)決定了承德歷史文化的發(fā)展方向。實施避暑山莊及周圍寺廟修繕工程是承德文化建設(shè)面臨的一個重大機遇和挑戰(zhàn)，必須站在新的高度看待避暑山莊和外八廟的保護(hù)工作。作為民族團結(jié)、維護(hù)統(tǒng)一的重要教育基地和直觀教材。這項工程不僅僅是重大的文化遺產(chǎn)保護(hù)工程，而且是一項政治工程，同時，更是國家重要的文化遺產(chǎn)保護(hù)工程。因此，國家文物部門要求這項保護(hù)工程必須嚴(yán)格按照最高標(biāo)準(zhǔn)全力抓好各項保護(hù)修繕工程建設(shè)。要讓這項工程成為民心工程、惠民工程，成為促進(jìn)承德經(jīng)濟社會發(fā)展的強勁動力。在保護(hù)工作中注意科學(xué)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性，遵循文化遺產(chǎn)保護(hù)理念，打造文化遺產(chǎn)保護(hù)工程的典范。2010年12月29日，河北省人民政府與國家有關(guān)部委聯(lián)合成立了承德避暑山莊及周圍寺廟文化遺產(chǎn)保護(hù)工程領(lǐng)導(dǎo)小組，國家文物局原局長單霽翔和河北省人民政府原副省長孫士彬任組長，中宣部宣教局、財政部教科文司和預(yù)算司、國家發(fā)展和改革委員會社會司、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城市建設(shè)司、國家民族事務(wù)委員會文化宣傳司、國家文物局文物保護(hù)與考古司和省市政府及省直有關(guān)部門負(fù)責(zé)同志為領(lǐng)導(dǎo)小組成員。協(xié)調(diào)解決避暑山莊及周圍寺廟文化遺產(chǎn)保護(hù)工程中遇到的問題和困難，推進(jìn)整體工作進(jìn)展，并對避暑山莊及周圍寺廟文化遺產(chǎn)保護(hù)工程進(jìn)展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

2010年12月6日，承德避暑山莊及周圍寺廟文化遺產(chǎn)保護(hù)工程專家組成立大會在北京召開。國家文物局考古專家組組長黃景略先生、國家文物局科技保護(hù)專家組組長王丹華先生、北京市古代建筑保護(hù)研究所原所長、首席研究員王世仁先生、承德市文物局高級工程師張生同先生等18位專家和國家文物局文保司副司長陸瓊、國家文物局世界遺產(chǎn)處處長唐煒等同志出席會議。河北省文物局局長張立方、承德市人民政府原副市長賈玉英等出席并致辭。承德市文物局原局長郎俊山主持會議。

在承德市委、市政府高度重視下，市政府專門成立承德避暑山莊及周圍寺廟文化遺產(chǎn)保護(hù)工程領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)保護(hù)工程辦公室。從市委辦公室、市委組織部、市委宣傳部、市文物局、市發(fā)改委、市財政局、市審計局、市住建局、市消防市支隊、市檔案局等有關(guān)部門抽調(diào)精兵強將50余人，分為秘書組、審計監(jiān)督組、財務(wù)組、工程組、檔案資料組等機構(gòu)，明確分工，責(zé)任到人，整體推進(jìn)。將這次修繕工程分為古建實體維修、水環(huán)境治理、安防技防、遺址保護(hù)、彩畫石刻保護(hù)等105項子工程，通過五年時間完成避暑山莊及周圍寺廟保護(hù)修繕工程任務(wù)，將承德的世界文化遺產(chǎn)歷史原貌展示在世人面前。

二、承德文物保護(hù)工程檔案管理存在的問題

市保護(hù)工程辦公室根據(jù)《中華人民共和國文物保護(hù)法》《文物保護(hù)工程管理辦法》等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合承德文物保護(hù)工程的實際工作情況，將文物保護(hù)工程檔案資料分為兩方面內(nèi)容：工程技術(shù)資料和工程竣工資料。由于文物保護(hù)工程檔案管理尚未建立完整的工程資料管理體系，文物保護(hù)修繕工程檔案還是采用《建筑工程檔案管理辦法》歸檔管理，因此對文物保護(hù)工程檔案規(guī)范化管理工作帶來新的課題，也出現(xiàn)了亟待解決的各種問題和困難，究其原因主要有以下幾點：

（一）可參考的規(guī)范性文件較少

我國現(xiàn)行的政策法規(guī)中有關(guān)文物保護(hù)工程中檔案的管理，僅有2003年頒布的《文物保護(hù)工程管理辦法》中提到：“文物保護(hù)工程的申報和審批機關(guān)、勘察設(shè)計單位、施工單位、業(yè)主單位應(yīng)當(dāng)建立有關(guān)工程行政、技術(shù)和財務(wù)文件的檔案管理制度，所有工程資料應(yīng)當(dāng)立案存檔并歸入文物保護(hù)單位記錄檔案?！笨墒窃趯嶋H操作中，我市文物管理部門對工程設(shè)計方案流程、工程招標(biāo)、施工驗收標(biāo)準(zhǔn)等主要內(nèi)容進(jìn)行歸檔，未進(jìn)一步規(guī)范管理，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)不好把握，存在差異。

（二）施工時對檔案的收集工作重視程度不夠

施工單位、監(jiān)理單位還未充分認(rèn)識文物保護(hù)工程資料收集工作的重要性和迫切性，常常只重視文物本體施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)卻忽視工程資料的收集、歸檔和管理，特別是在隱蔽工程修復(fù)過程的重要歷史信息捕捉不及時、不詳細(xì)、不完整，導(dǎo)致施工過程中該收集的資料未收集齊全，事后給文物保護(hù)工程資料歸檔管理造成不可彌補的被動局面。

（三）檔案收集人員的專業(yè)性差

由于文物保護(hù)工程檔案種類繁雜，加上時間緊迫、任務(wù)較重，所以要求施工單位、監(jiān)理單位檔案員必須掌握一定的文物、檔案等專業(yè)知識。但個別單位在整個施工過程未設(shè)立具有文物保護(hù)專業(yè)技能的檔案員，在文物保護(hù)工程接近竣工驗收時，按照現(xiàn)行文物保護(hù)工程的檔案管理規(guī)定生搬硬套、應(yīng)付了事，是在多方面的檢查、督導(dǎo)下，才重新聘用檔案專業(yè)人員對工程檔案進(jìn)行歸檔、整理、移交。

三、加強文物保護(hù)工程檔案管理的對策措施

文物保護(hù)工程的檔案管理是一項功在當(dāng)代、利在千秋的工作，必須認(rèn)真及時地做好文物保護(hù)工程檔案管理預(yù)先謀劃和后續(xù)建設(shè)，充分發(fā)揮文物保護(hù)工程檔案存史、資政、惠民的作用，為日后開展歷史文化傳承和保護(hù)研究提供詳實、可靠的參考依據(jù)。

（一）完善文物保護(hù)工程檔案管理規(guī)范和制度

為進(jìn)一步規(guī)范避暑山莊及周圍寺廟保護(hù)修繕工程資料檔案的管理，打造精品工程、樣板工程，保障工程順利竣工并通過驗收，市保護(hù)工程辦公室參照河北省建設(shè)廳編制的《建筑工程技術(shù)資料管理規(guī)程》和清華大學(xué)建筑學(xué)院編制的《文物保護(hù)工程實施進(jìn)程中的工程資料收集整理工作》及其他相關(guān)法規(guī)和文件，于2011年至2012年先后出臺了《承德文化遺產(chǎn)保護(hù)工程技術(shù)資料管理規(guī)定的通知》《施工單位竣工總結(jié)報告、竣工圖紙和工程照片的相關(guān)要求的通知》《施工單位工程技術(shù)資料分類組卷要求的通知》等有關(guān)工程檔案資料規(guī)范和有關(guān)規(guī)章制度，為施工、監(jiān)理單位編制工程技術(shù)資料和竣工資料提供了比較系統(tǒng)、規(guī)范的參考依據(jù)。目前，移交市文物局工程檔案230余件，圖紙1500余張，各類拓片、建筑修繕照片800余張，詳細(xì)記錄了工程歷年修繕情況，勘測詳細(xì)數(shù)據(jù)，為105項保護(hù)修繕工程施工提供了詳實精準(zhǔn)的參考資料。通過建立完善的工程檔案，不僅減少了勘察、測量、設(shè)計、檢查、驗收過程中所需大量的人力、物力、和財力，大大縮短了工期，還節(jié)省了資金，產(chǎn)生了可觀的經(jīng)濟和社會效益，受到上級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的肯定和好評。其中普樂寺保護(hù)修繕工程、普陀宗乘之廟古建筑保護(hù)修繕工程和安遠(yuǎn)廟保護(hù)修繕工程中獲得國家級獎勵。

（二）加強對檔案收集管理工作的檢查督導(dǎo)

施工、監(jiān)理單位按照保護(hù)工程辦公室下發(fā)的規(guī)范文件，嚴(yán)格要求做好施工記錄，施工檔案資料要及時收集，每天做好施工日志。同時，要求甲方代表和甲方檔案記錄人每天拍攝工程照片和編寫施工日志。設(shè)立專門的機構(gòu)和人員強化工程資料管理，抽調(diào)工程組、檔案組、監(jiān)督組人員每月定期抽查或檢查施工單位和監(jiān)理單位檔案收集、整理情況，確保各項工程的檔案記錄及時、準(zhǔn)確。對已竣工的工程資料安排專人負(fù)責(zé)登記、分類、裝盒、上架、歸檔，從而有效促進(jìn)檔案資料收集整理的規(guī)范化、制度化。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)

市保護(hù)工程辦公室作為工程檔案管理的主管部門應(yīng)該推進(jìn)文物保護(hù)工程檔案管理逐步向信息化方向邁進(jìn)，依靠信息化的檔案管理手段，可以迅速、準(zhǔn)確、及時進(jìn)行各類文物保護(hù)工程檔案的分類、整理、歸檔、查閱和利用，進(jìn)一步提高文物保護(hù)工程檔案資料利用工作效率和管理水平，摒棄紙質(zhì)文物檔案管理弊病。

在避暑山莊及周圍寺廟105項國家重點保護(hù)項目即古建修繕修繕、水環(huán)境治理、安消防工程、石質(zhì)文物科技保護(hù)、考古挖掘等五大類中，我們收集整理包括各類批文、請示2000余件、圖紙300余冊，資料檔案2000余件，照片10000多張，共300余盒。現(xiàn)在已完成國家驗收70項，省局驗收35項。目前正在編寫避暑山莊及周圍寺廟保護(hù)工程項目工程報告，工程檔案資料按照檔案管理規(guī)范也在整理細(xì)化分類，編制了電子檔案，為日后文物保護(hù)修繕工程建設(shè)提供系統(tǒng)的、可靠的參考依據(jù)。

作者單位：承德市文物局 承德市檔案館