從文件連續(xù)體理論看電子檔案對(duì)在線政務(wù)的功能支持

韓峰

一、文件連續(xù)體理論的提出

文件連續(xù)體理論由澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德于1996年提出，他構(gòu)建了四個(gè)軸、四個(gè)坐標(biāo)和四個(gè)維度的模型，通過(guò)設(shè)置多維坐標(biāo)來(lái)綜合描述文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律。[1]

文件連續(xù)體理論包含四個(gè)坐標(biāo)軸：一是文件保管形式軸，也稱(chēng)保存軸，選取四個(gè)坐標(biāo)，分別是單份文件、案卷、全宗和全宗集合;二是價(jià)值表現(xiàn)軸，也稱(chēng)證據(jù)軸，選取的四個(gè)坐標(biāo)分別是行為軌跡、活動(dòng)憑證、機(jī)構(gòu)記憶和社會(huì)記憶;三是業(yè)務(wù)活動(dòng)者軸，也稱(chēng)互動(dòng)軸，選取的四個(gè)坐標(biāo)分別是行為、活動(dòng)、職能和意志;四是形成者軸，也稱(chēng)身份軸，選取的四個(gè)坐標(biāo)分別是個(gè)人、部門(mén)、機(jī)構(gòu)和社會(huì)。文件保管形式軸是核心軸，這一坐標(biāo)軸上，四個(gè)坐標(biāo)的變化帶動(dòng)了其它坐標(biāo)軸上特定坐標(biāo)的相應(yīng)變化，進(jìn)而描述文件的四維運(yùn)動(dòng)規(guī)律。每一坐標(biāo)軸都通過(guò)逐級(jí)運(yùn)動(dòng)與其它軸產(chǎn)生聯(lián)系，生成四個(gè)維度。

文件連續(xù)體理論打破了文件生命周期理論中文件工作的固有順序，模糊了文檔管理的界限。文件和檔案之間的差異性逐漸縮小，甚至可以根據(jù)需要而相互轉(zhuǎn)化。這一理論非常適用于智慧城市背景下政務(wù)形成的電子檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程。在文件與檔案相互轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，電子檔案通過(guò)圍繞保存軸的變化進(jìn)行運(yùn)動(dòng)，充分實(shí)現(xiàn)多元價(jià)值功能。

二、保存軸體現(xiàn)了電子檔案對(duì)在線政務(wù)的記錄功能支持

“原始記錄性”是檔案的本質(zhì)屬性，政府作為社會(huì)公共管理職能的承擔(dān)者，具有公權(quán)力和誠(chéng)信力，而這些特征恰恰需要強(qiáng)大的記錄功能加以維持和體現(xiàn)，因此說(shuō)，檔案的原始記錄功能在政府行為中發(fā)揮了不可或缺的作用。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，政府的結(jié)構(gòu)和行政活動(dòng)方式發(fā)生了重大變革，“在線政務(wù)”作為一個(gè)新名詞出現(xiàn)，電子檔案作為紙質(zhì)檔案的嶄新形態(tài)迎合了這一新現(xiàn)象，這種變化對(duì)檔案的記錄方式和功能提出了新的挑戰(zhàn)。

1. 電子檔案對(duì)在線政務(wù)的記錄方式發(fā)生改變

電子檔案最初來(lái)源于對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描，采取元數(shù)據(jù)著錄、電子簽名等方式，從紙質(zhì)檔案中提取重要的信息要素，使用數(shù)字信號(hào)加以存儲(chǔ)。[1]這種記錄方式受制于元著錄和泛文本的分析模式，由于缺乏可通用的內(nèi)容分析模型，其作用已難以滿足當(dāng)前形勢(shì)下在線政務(wù)的需求。

（1）政府與社會(huì)公眾成為共同記錄主體

在線政務(wù)背景下，本著建立服務(wù)型政府的宗旨，政府與公民通過(guò)扁平化的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)開(kāi)展交互式業(yè)務(wù)，以政府服務(wù)事項(xiàng)為聯(lián)結(jié)點(diǎn)開(kāi)展多元互動(dòng)。在這一語(yǔ)境下，電子檔案的記錄功能打破了政府“一言堂”的局面，開(kāi)始賦予公眾以記錄生成權(quán)。政府與公眾處于同一平等的業(yè)務(wù)環(huán)境中，公眾的行為記錄能夠從另一個(gè)角度反映政府的公權(quán)力和誠(chéng)信力，也反映了政府的服務(wù)能力和態(tài)度，對(duì)政府的服務(wù)行為做出進(jìn)一步的監(jiān)督和規(guī)范。

（2）文書(shū)檔案不再占據(jù)主要地位

傳統(tǒng)的政務(wù)檔案以文書(shū)為主，科技檔案和其它檔案為輔，主要記載政府內(nèi)部運(yùn)作及其進(jìn)行宏觀社會(huì)管理的制度建設(shè)和改革措施。[3]這一現(xiàn)象與我國(guó)檔案工作的開(kāi)展沿革以及民國(guó)時(shí)期的文書(shū)制度改革密切相關(guān)。[4]在線政務(wù)出現(xiàn)以后，這種側(cè)重宏觀層面的記錄方式被反映微觀現(xiàn)象的以記錄政務(wù)活動(dòng)為主的業(yè)務(wù)檔案所代替，業(yè)務(wù)檔案大量增長(zhǎng)，這一改變將更加全面地展現(xiàn)政府的履職活動(dòng)，記錄政府切實(shí)服務(wù)社會(huì)公眾的一面。

（3）單套制電子檔案成為記錄的主流方式

無(wú)紙化辦公大環(huán)境的形成以及大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)化文件的大量涌現(xiàn)，促使單套制電子檔案成為記錄在線政務(wù)的主流方式。與掃描紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的電子檔案不同的是，這些單套制電子檔案從生成之日就不具備文件材料的特征，而是以電子數(shù)據(jù)的形式逐條加以記錄，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)生成彼此之間的聯(lián)系，一條記錄就是一份文件，在使用時(shí)可以將其生成相應(yīng)文件進(jìn)行打印，不需要時(shí)依然可以還原為數(shù)據(jù)記錄。

2.文件連續(xù)體理論用保存軸概括了電子檔案對(duì)在線政務(wù)記錄功能的支持

在線政務(wù)作為政府活動(dòng)的表現(xiàn)形式，覆蓋面積廣，涉及人數(shù)多，涵蓋諸多領(lǐng)域和側(cè)面，電子檔案以數(shù)據(jù)記錄為主要形式，能夠?qū)⑦@些不同領(lǐng)域和側(cè)面形成的信息通過(guò)搭建數(shù)據(jù)庫(kù)而組織起來(lái)，全面反映在線政務(wù)的實(shí)際運(yùn)行情況。文件連續(xù)體理論通過(guò)建立保存軸對(duì)電子檔案的這一功能做出了很好的詮釋。

在保存軸上，按照四維運(yùn)動(dòng)順序，第一維是單份文件，其記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)是某一具體行為;第二維是案卷，其記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)是包含若干行為的某一活動(dòng);第三維是全宗，其記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)是包含若干活動(dòng)的某一職能;第四維是全宗集合，其記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)是社會(huì)的意志。這種逐層構(gòu)建的形式體現(xiàn)了從文檔到檔案集合的層次進(jìn)化過(guò)程，充分印證了電子檔案作為連續(xù)體為在線政務(wù)活動(dòng)提供了全面而深入的記錄功能支持。

三、互動(dòng)軸體現(xiàn)了電子檔案對(duì)在線政務(wù)的交互性功能支持

1.電子檔案與在線政務(wù)的關(guān)系

互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)的記錄方式以效率為導(dǎo)向，在此設(shè)計(jì)下，政務(wù)服務(wù)的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)文件需求得到進(jìn)一步解構(gòu)，相應(yīng)的記錄方式從文件材料細(xì)化為電子數(shù)據(jù)條目，[5]電子檔案正是以數(shù)據(jù)記錄為依托，充分適應(yīng)了在線政務(wù)活動(dòng)的交互性需求。

（1）電子檔案與在線政務(wù)的交互性具有聯(lián)動(dòng)關(guān)系

在線政務(wù)背景下，電子數(shù)據(jù)作為電子檔案的前期形態(tài)，產(chǎn)生于各類(lèi)政務(wù)活動(dòng)之中，是在線政務(wù)交互性業(yè)務(wù)流程的體現(xiàn)。這些數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫(kù)作為依托，具有結(jié)構(gòu)化特征，當(dāng)政務(wù)活動(dòng)告一段落以后，這些數(shù)據(jù)將自動(dòng)形成電子檔案，并通過(guò)云存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與檔案資源共享。由于數(shù)據(jù)具有實(shí)時(shí)生成與隨時(shí)添加補(bǔ)充的特性，電子檔案擁有不同于紙質(zhì)檔案的生命周期歷程，它會(huì)不斷成長(zhǎng)與壯大，并自由轉(zhuǎn)換于電子檔案與電子文件之間，形成連續(xù)的電子檔案運(yùn)動(dòng)狀態(tài)。這種活躍的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)決定了電子檔案具有被進(jìn)一步利用的可能，而不是作為一種“死”記錄抑或“死”證據(jù)而存在。當(dāng)電子檔案逆向運(yùn)行并重新生成電子文件時(shí)，電子檔案即擁有了新的利用價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)憑證、證據(jù)、許可等多種用途，通過(guò)提升自身的價(jià)值實(shí)現(xiàn)手段來(lái)進(jìn)一步提高在線政務(wù)的交互性水平?？梢哉f(shuō)，電子檔案于在線政務(wù)的交互性活動(dòng)中產(chǎn)生，又通過(guò)自身價(jià)值實(shí)現(xiàn)手段的拓展補(bǔ)充了在線政務(wù)的交互性，體現(xiàn)了彼此間的聯(lián)動(dòng)關(guān)系。

（2）電子檔案為在線政務(wù)的交互性實(shí)現(xiàn)提供智慧手段

當(dāng)前的在線政務(wù)主要依靠人工客服與系統(tǒng)平臺(tái)的對(duì)接為公眾提供服務(wù)，這種服務(wù)需要強(qiáng)大的系統(tǒng)運(yùn)載功能和高昂的人力成本。當(dāng)前的服務(wù)系統(tǒng)依然采取以計(jì)算層為核心的運(yùn)行模式，沒(méi)有充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)與云計(jì)算帶來(lái)的便利條件。隨著大量政務(wù)數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)，充分調(diào)動(dòng)數(shù)據(jù)資源，建立以數(shù)據(jù)層為核心的運(yùn)行模式，使“讓數(shù)據(jù)說(shuō)話”成為可能。采取智慧化在線業(yè)務(wù)辦理模式，讓系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)為用戶(hù)自行提供服務(wù)。首先，系統(tǒng)能夠通過(guò)智慧化感知能力，自動(dòng)采集用戶(hù)數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)分析，構(gòu)建用戶(hù)模型，建立用戶(hù)檔案;其次，通過(guò)建立數(shù)據(jù)自行匹配與分析模型，構(gòu)建數(shù)據(jù)信息結(jié)構(gòu)，提煉有效信息，并對(duì)信息資源進(jìn)行高效整合;第三，通過(guò)數(shù)據(jù)分析和系統(tǒng)識(shí)別，還原用戶(hù)信息，并根據(jù)用戶(hù)的電子信息分析該用戶(hù)當(dāng)次提交的服務(wù)申請(qǐng)，以滿足用戶(hù)的申請(qǐng)需求。

2.文件連續(xù)體理論用互動(dòng)軸概括了電子檔案對(duì)在線政務(wù)交互性功能的支持

在線政務(wù)的交互性特點(diǎn)改變了既往政府與個(gè)人話語(yǔ)權(quán)之間的不對(duì)等性，政府由話語(yǔ)權(quán)的優(yōu)勢(shì)方下降為平等合作方，政府與公民之實(shí)現(xiàn)了平等的交流與互動(dòng)，電子檔案記錄形式與內(nèi)容的改變體現(xiàn)了話語(yǔ)權(quán)的下行與普遍賦予。文件連續(xù)體理論通過(guò)建立互動(dòng)軸對(duì)電子檔案的這一功能做出了很好的詮釋。

在互動(dòng)軸上，按照四維運(yùn)動(dòng)順序，第一維是單份文件，其記錄了某一具體行為的交互運(yùn)行;第二維是案卷，其記錄了在包含若干行為的某一活動(dòng)中形成的交互關(guān)系;第三維是全宗，其記錄了在包含若干活動(dòng)的某一職能中形成的交互關(guān)系;第四維是全宗集合，其記錄了體現(xiàn)社會(huì)的意志交互關(guān)系總和。這種逐層遞進(jìn)的形式順應(yīng)了交互關(guān)系逐級(jí)滲透的蔓延性，是權(quán)力下放的具體表現(xiàn)，體現(xiàn)了電子檔案對(duì)于權(quán)力的賦予作用。從文檔到檔案集合的逐級(jí)滲透，充分印證了電子檔案作為連續(xù)體為在線政務(wù)活動(dòng)提供了交互功能支持。

四、身份軸體現(xiàn)了電子檔案健全了在線政務(wù)的話語(yǔ)權(quán)下放功能

在線政務(wù)從出現(xiàn)之日起，就賦予了公眾與政府同等的話語(yǔ)權(quán)，政府的公眾服務(wù)職能作為政府的一項(xiàng)職責(zé)而存在，不再是話語(yǔ)權(quán)的權(quán)威代表。電子檔案作為記錄載體更加體現(xiàn)了這種話語(yǔ)權(quán)的廣泛賦予，它打破了傳統(tǒng)環(huán)境下政府“以我為主”的檔案記錄方式，對(duì)等地體現(xiàn)了社會(huì)公眾的地位和角色。[6]

1.在線政務(wù)的話語(yǔ)權(quán)下放

伴隨著政府話語(yǔ)權(quán)的下放，政府的服務(wù)功能發(fā)生了改變，出現(xiàn)了服務(wù)角度多維，服務(wù)項(xiàng)目多樣，服務(wù)時(shí)間靈活的新特點(diǎn)。為了進(jìn)一步滿足公眾對(duì)政府的服務(wù)需求，提升政府服務(wù)能力，在線政務(wù)開(kāi)始出現(xiàn)，并隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展而不斷完善，很好地緩解了服務(wù)申請(qǐng)量與政務(wù)服務(wù)能力弱之間的矛盾，成為一種新型的更為便利的服務(wù)方式。與此同時(shí)，根據(jù)公民的意見(jiàn)與建議，在線服務(wù)功能的覆蓋面逐漸延展，這種建議的采集本身也是政府話語(yǔ)權(quán)的進(jìn)一步下放。

（1）電子檔案體現(xiàn)了在線政務(wù)中的話語(yǔ)權(quán)下放

在傳統(tǒng)檔案管理中，受來(lái)源原則指導(dǎo)的實(shí)際工作將“活動(dòng)”記錄的聯(lián)系局限于機(jī)構(gòu)來(lái)源，加之權(quán)力因素的控制，[7]導(dǎo)致圍繞政府機(jī)構(gòu)來(lái)源所形成的檔案全宗成為了歷史記錄的主線。[8]從檔案形成之日起，政府就是記錄的唯一主體，這種話語(yǔ)權(quán)的掌控影響了文書(shū)檔案的真實(shí)性和客觀性，降低了其使用價(jià)值和廣度。數(shù)據(jù)化電子檔案的出現(xiàn)將主體從政府部門(mén)轉(zhuǎn)移到具體的“活動(dòng)”當(dāng)中，還原了檔案作為“人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)”原始記錄的本來(lái)面目。在“活動(dòng)”中，公眾與政府處于話語(yǔ)權(quán)的兩個(gè)方面，通過(guò)交叉活動(dòng)共同演繹記錄內(nèi)容。

（2）電子檔案健全了在線政務(wù)的話語(yǔ)權(quán)下放功能

在線政務(wù)的交互性本身即是政府話語(yǔ)權(quán)下放的集中體現(xiàn)，但是這種下放的尺度如果沒(méi)有記錄加以印證和維持，會(huì)處于一種飄忽不定的狀態(tài)，不利于下放尺度的進(jìn)一步拉大，甚至難以維持原有尺度。數(shù)據(jù)化電子檔案以記錄的形式出現(xiàn)，成為保持既有尺度的準(zhǔn)繩，并為其進(jìn)一步拉大尺度提供了可能。此外，它還拓展了記錄的視角，給記錄本身帶來(lái)結(jié)構(gòu)上和內(nèi)容上的變化，使得宏觀歷史敘述得以脫離固定的框架，而細(xì)化到具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中來(lái)，由此演化為從宏觀到微觀敘事的拓展。[9]

2.文件連續(xù)體理論用身份軸概括了電子檔案對(duì)在線政務(wù)話語(yǔ)權(quán)下放功能的支持

電子檔案以“活動(dòng)”為中心進(jìn)行敘述，將歷史敘述拓展到微觀角度，支持了在線政務(wù)的話語(yǔ)權(quán)下放功能，文件連續(xù)體理論通過(guò)建立身份軸對(duì)電子檔案的這一功能做出了很好的詮釋。

在身份軸上，按照四維運(yùn)動(dòng)順序，第一維是單份文件，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是某一具體的個(gè)人;第二維是案卷，此時(shí)文件的形成者是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的一個(gè)部門(mén)與業(yè)務(wù)申請(qǐng)者;第三維是全宗，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是一個(gè)特定的機(jī)構(gòu)與業(yè)務(wù)申請(qǐng)者;第四維是全宗集合，此時(shí)文件的形成者是整個(gè)社會(huì)。這種逐漸擴(kuò)展的形式體現(xiàn)了話語(yǔ)權(quán)下放的逐級(jí)擴(kuò)大，從某一個(gè)人輻射到整個(gè)社會(huì)層面，電子檔案為政務(wù)活動(dòng)中話語(yǔ)權(quán)的下放提供了支持。

五、證據(jù)軸體現(xiàn)了電子檔案賦予在線政務(wù)的證據(jù)性功能

1.電子檔案成為在線政務(wù)證據(jù)力的承載者

電子檔案作為在線政務(wù)的載體，不僅真實(shí)呈現(xiàn)了在線政務(wù)的各個(gè)方面信息，同時(shí)也承載了在線政務(wù)的證據(jù)力，具有重要的記憶價(jià)值。

（1）電子檔案不受話語(yǔ)權(quán)掌控的屬性提升了在線政務(wù)的證據(jù)力

反映在線政務(wù)活動(dòng)的電子檔案從圍繞以政府機(jī)構(gòu)為中心的主體化視角發(fā)生轉(zhuǎn)變，延伸為以業(yè)務(wù)事項(xiàng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)為中心的客體化視角，檔案中記錄的主體干預(yù)不復(fù)存在。圍繞業(yè)務(wù)事項(xiàng)展開(kāi)的記錄產(chǎn)生于多方主體，各主體之間處于平等合作的關(guān)系，政府與公眾之間形成互信互認(rèn)的關(guān)系，通過(guò)彼此合作與互動(dòng)開(kāi)展業(yè)務(wù)。電子檔案是對(duì)這一過(guò)程的實(shí)時(shí)記錄，在記錄生成的過(guò)程中，任何一方的話語(yǔ)權(quán)都會(huì)得到維護(hù)，而不會(huì)被另一方所掌控。

（2）電子檔案記錄的全面和完整提升了在線政務(wù)的證據(jù)力

數(shù)據(jù)化電子檔案記錄生成于在線政務(wù)形成的過(guò)程中，并對(duì)活動(dòng)過(guò)程事無(wú)巨細(xì)地加以記錄。由于規(guī)劃上具有清晰性和確定性，因此不存在歸檔鑒定的需要，可以以電子數(shù)據(jù)的形式通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)直接歸檔，形成結(jié)構(gòu)化文檔。這種事無(wú)巨細(xì)的記錄，以及不經(jīng)鑒定便直接歸檔的數(shù)據(jù)信息避免了電子檔案記錄的缺損，能夠全面而完整地呈現(xiàn)整個(gè)活動(dòng)過(guò)程，成為證據(jù)力體現(xiàn)的一項(xiàng)重要依據(jù)。

（3）電子檔案記錄的客體化決定了在線政務(wù)的證據(jù)力

即便檔案工作人員無(wú)法干預(yù)文件形成過(guò)程的真實(shí)性和客觀性，但是傳統(tǒng)的政府檔案記錄主體化、自敘性特點(diǎn)突出，造成主體記錄視角的事實(shí)偏向具有預(yù)設(shè)性，不能真實(shí)反映客觀活動(dòng)，對(duì)于構(gòu)建檔案職業(yè)信任具有一定影響。數(shù)據(jù)化電子檔案出現(xiàn)以后，通過(guò)主體視角的客體化轉(zhuǎn)換，開(kāi)始從微觀事務(wù)中重新建構(gòu)證據(jù)力，凸顯檔案記錄的真實(shí)可信。

2.文件連續(xù)體理論用證據(jù)軸概括了電子檔案對(duì)在線政務(wù)證據(jù)性功能的支持

電子檔案從微觀敘事出發(fā)，以業(yè)務(wù)事項(xiàng)為敘述點(diǎn)展開(kāi)，通過(guò)記錄功能的客體化轉(zhuǎn)向提升了在線政務(wù)的證據(jù)力度，使檔案記錄更加真實(shí)，更能反映業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程。文件連續(xù)體理論通過(guò)建立證據(jù)軸對(duì)電子檔案的這一功能做出了很好的詮釋。

在證據(jù)軸上，按照四維運(yùn)動(dòng)順序，第一維是單份文件，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為具體行為的軌跡;第二維是案卷，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為活動(dòng)的憑證;第三維是全宗，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為機(jī)構(gòu)記憶;第四維是全宗集合，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為社會(huì)記憶。這種價(jià)值的逐漸提升與擴(kuò)展反映了電子檔案作為證據(jù)的承載者將在更廣闊的領(lǐng)域行使著越來(lái)越重要的功能，電子檔案為政務(wù)活動(dòng)中證據(jù)力的實(shí)現(xiàn)提供了支持。

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作者單位：黑龍江省檔案館