鐵路建設(shè)項目監(jiān)理文件管理研究

韓麗娟

【摘要】監(jiān)理文件是鐵路建設(shè)項目文件的重要組成部分之一，既是監(jiān)理工作成果和工程實體質(zhì)量的真實反映，又是未來運營維修的重要依據(jù)。本文以某鐵路客運專線項目監(jiān)理五標（ZXJL-5）監(jiān)理文件管理為例，介紹了鐵路監(jiān)理文件特點及一些針對性管理措施，為相關(guān)建設(shè)項目提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】鐵路;監(jiān)理文件;管理

監(jiān)理文件是監(jiān)理單位在履行監(jiān)理合同時形成的文字、圖像、音像、實物等形式的文件材料，主要包括監(jiān)理管理文件和施工監(jiān)理文件。

一、某鐵路客運專線監(jiān)理5標（JL-5）工程概況

某鐵路客運專線監(jiān)理五標，管段DK253+791.25～DK302+270.940（含該墩），正線全長47.994km，負責(zé)兩個梁場供梁范圍內(nèi)的所有站前站后工程監(jiān)理工作，開工時間為2012年12月10日，開通運營時間為2016年9月10日。

二、JL-5標監(jiān)理文件分類

（一）監(jiān)理管理文件。監(jiān)理組織機構(gòu)、監(jiān)理規(guī)章制度、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理設(shè)備、監(jiān)理日志（記）、監(jiān)理月報、會議紀要及文函、監(jiān)理人員培訓(xùn)考核文件、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評估報告。

（二）施工監(jiān)理文件。監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)單、工程停（復(fù)）工令;旁站監(jiān)理記錄;見證、平行檢測資料;測量復(fù)核文件、工程延期報告及審批文件;索賠申請報告及審批文件。

（三）監(jiān)理審核查驗相關(guān)的施工文件。施工單位資質(zhì)（許可證、人員、機械設(shè)備、分包資質(zhì)等）審查文件;施工組織設(shè)計（方案）審批文件;開工報告;進度控制文件;投資控制文件;工程測量、試驗檢測審批等文件;檢驗批、分項、分部、單位和標段工程質(zhì)量驗收文件等。

三、JL-5標監(jiān)理文件特點

作為項目建設(shè)過程記錄的一部分，監(jiān)理文件因記錄項目多，形成數(shù)量也比較龐大，尤其是監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站監(jiān)理記錄、見證、平行檢驗文件、監(jiān)理工程師通知單和檢驗批、分項、分部工程驗收記錄，占據(jù)了監(jiān)理文件的大多數(shù)。

四、JL-5標監(jiān)理文件平時管理工作

（一）準備工作。監(jiān)理站辦公室負責(zé)資料工作的人員，在項目開始之初就準備若干空檔案盒，按不同內(nèi)容分別排列盒號，把本年度辦理完畢的文件材料存放在相對應(yīng)的卷盒中。同時，做好文件的登記工作，以備隨時查找文件。文件在借用或各級檢查后做到及時歸位，避免了遺失。對需要回復(fù)的文件，建立督辦臺賬，等辦理完結(jié)后再保存。

（二）檢查工作。對于現(xiàn)場監(jiān)理人員形成并保管的文件，平時要求各監(jiān)理組嚴格落實內(nèi)業(yè)資料例檢制度的同時，辦公室資料員定期和不定期的組織檢查，檢查監(jiān)理日記與施工日志是否配套、旁站記錄數(shù)據(jù)是否齊全、蓋章簽字是否齊全、問題是否閉合、表格是否規(guī)范等等，對存在的問題形成檢查通報，并要求限時完善和復(fù)查，保證了現(xiàn)場監(jiān)理文件的準確、完整、真實和規(guī)范。經(jīng)審核符合歸檔質(zhì)量要求的辦公室每月集中收集一次，以防遺失。

（三）建立臺賬。日常收發(fā)文管理建立臺賬，平時及時更新臺賬。收文根據(jù)發(fā)文單位、文種以及是否落實回復(fù)等，進行分類，收文臺賬與文件同步更新。紙質(zhì)文件與電子文件編寫序號，序號和臺賬一致，電子文檔的序號放在文件名開頭，放入文件夾自動排序后便于查找。

五、JL-5標部分監(jiān)理文件具體管控措施

（一）監(jiān)理日記。監(jiān)理日記記錄做到時間連續(xù)，且如實記錄，與其他關(guān)聯(lián)資料（如旁站記錄、檢驗批、監(jiān)理指令、施工日志等）相一致，監(jiān)理日記包括以下內(nèi)容：1.時間、地點、氣候記錄。2.施工進展情況，包括施工機械進出場情況，施工人員動態(tài)，進場材料、構(gòu)配件的數(shù)量及質(zhì)量情況。3.巡視檢查及旁站過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。4.工程試驗或監(jiān)測記錄。5.向施工單位發(fā)出的通知及口頭指示，施工單位提出的問題及答復(fù)意見。6.上級指示或指令，建設(shè)單位的有關(guān)要求，質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)的檢查意見。7.監(jiān)理日記中所記錄的各類問題做到閉環(huán)管理。8.項目總監(jiān)定期檢查監(jiān)理日記，并對日記記錄情況留有檢查意見。

（二）旁站監(jiān)理記錄。1.旁站監(jiān)理人員按旁站監(jiān)理記錄模板如實記錄旁站監(jiān)理過程中的施工情況、監(jiān)理情況、發(fā)現(xiàn)問題及處理意見及其閉合情況。2.旁站監(jiān)理記錄內(nèi)容真實，相關(guān)數(shù)據(jù)填寫正確、準確（如砼澆筑持續(xù)時間是否合理等），且與其他關(guān)聯(lián)資料（如監(jiān)理日記、施工記錄、試驗記錄、檢驗批、監(jiān)理指令等）相一致。3.監(jiān)理人員及時填寫旁站監(jiān)理記錄，旁站監(jiān)理活動結(jié)束后24小時內(nèi)簽字完畢;旁站監(jiān)理記錄手寫。4.項目總監(jiān)或其指定人員定期檢查旁站監(jiān)理記錄填寫質(zhì)量。

（三）監(jiān)理工程師通知單。1.監(jiān)理通知的格式模板統(tǒng)一，主送單位（承包單位）名稱為其單位全稱;事由及通知內(nèi)容表述使用工程專業(yè)術(shù)語，語句嚴肅且通順，杜絕錯別字、錯誤標點符號。2.監(jiān)理通知單在用詞上，對要求嚴格程度不同的用詞，分別采用“必須”“嚴禁”“應(yīng)”“不應(yīng)”“不得”或“宜”“可”“不宜”等。3.存在問題部位的表述具體。如問題出現(xiàn)在某段路基的具體部位時注明“DKxx+xxx～+xxx段路基第x層”。4.對尺寸、數(shù)量類型的問題，應(yīng)用數(shù)據(jù)詳細敘述問題存在的違規(guī)內(nèi)容，違反規(guī)范種類及具體條款;杜絕使用“路基填料粒徑超標”“鋼筋間距過大”“鋼筋砼保護層過小”等無具體數(shù)量值帶有主觀性的語句。5.反映的問題附照片予以說明存在問題。6.要求承包單位整改時限具體敘述，如“在48小時內(nèi)”。7.監(jiān)理人員簽名欄親筆手簽，堅持“誰簽發(fā)、誰簽字、誰負責(zé)”的原則。8.主送單位簽收人及時間具體，且詳細到時，如“上午9時承包單位xx簽收”。9.監(jiān)理通知單簽發(fā)前由總監(jiān)或其指定人員把關(guān)審查。10.監(jiān)理通知采取閉環(huán)管理，發(fā)出監(jiān)理通知人員認真復(fù)查后再簽復(fù)查意見，明確是否按要求整改到位，未整改問題要在復(fù)查意見中注明“繼續(xù)整改，于x月x日x時前（或x日內(nèi)）再次回復(fù)”，超過要求整改期限仍未回復(fù)的報告項目總監(jiān)，由總監(jiān)按規(guī)定處理直至完成整改復(fù)查與閉合工作;附問題照片的監(jiān)理通知單在對方回復(fù)時也要求其附整改照片，責(zé)任監(jiān)理人員核對整改照片影像是否滿足整改要求。

（四）檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄。1.同一檢驗批里全部內(nèi)容驗收合格后才做出施工單位自評、監(jiān)理單位驗收結(jié)論，驗收簽字時間是所含項目均合格后的時間。2.專業(yè)監(jiān)理工程師認真核實檢驗批質(zhì)量驗收數(shù)據(jù)的準確性，與實際情況一致，與信息化數(shù)據(jù)一致，與其他施工、監(jiān)理記錄（如監(jiān)理日記、旁站記錄、監(jiān)理指令）一致。3.每一項檢查數(shù)量、檢查方法、檢查結(jié)果符合設(shè)計及驗收標準，對于不符合的，簽署不合格意見或不予驗收。4.對于原材料質(zhì)量結(jié)論以及具體定量數(shù)據(jù)的判定表述為“合格”;對于定性要求的結(jié)論表述為“符合要求”。5.驗收結(jié)論表述為“驗收合格”。6.檢驗批質(zhì)量驗收簽字人是具備驗收簽字資格的專業(yè)監(jiān)理工程師，拒絕監(jiān)理員或他人代驗收簽字。7.表格手寫部分一律用碳素筆（中性筆）填寫。8.每個檢驗批“監(jiān)理單位驗收結(jié)論”手工填寫“合格”;分項工程“監(jiān)理單位驗收結(jié)論”也是手工填寫“合格”或“驗收合格”。9.分部工程質(zhì)量驗收記錄中所包含的各分項工程名稱、檢驗批數(shù)量做到準確無誤;在“監(jiān)理單位驗收結(jié)論”分項工程列手工填寫“合格”、質(zhì)量控制資料手工填寫“符合要求”、實體質(zhì)量和主要功能檢驗（檢測）報告手工填寫“合格”。

六、加強對JL-5標監(jiān)理文件的后續(xù)管理

JL-5標項目竣工后，監(jiān)理站文件管理人員積極配合建設(shè)單位檔案館及公司檔案室，將其經(jīng)辦或產(chǎn)生的文件材料，按照接收單位制定的歸檔范圍及保管期限整理編目，形成檔案文件移交目錄，寫明移交文件題名、數(shù)量等，以備正式移交。組卷后的文件交由項目辦公室集中保管，統(tǒng)一裝訂，避免遺失。保管文件場所符合防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防有害生物等要求，確保紙質(zhì)類檔案安全;為防止各種原因引起計算機輔助技術(shù)產(chǎn)生的電子監(jiān)理資料數(shù)據(jù)遭到破壞和丟失，文件管理人員保存一份完整的監(jiān)理文件數(shù)據(jù)備份。

七、結(jié)語

本文以JL-5標為例，列舉客運專線項目監(jiān)理文件分類、產(chǎn)生的特點及采取的控制措施，主要介紹了監(jiān)理日記、監(jiān)理旁站記錄、監(jiān)理工程師通知單及驗收記錄管理辦法，供同行參考。