事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

呂爽

摘要：如今，因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)管理體制與管理模式的影響，所以事業(yè)單位的檔案管理工作還有諸多問題存在，在很大程度上也對檔案管理有效性的提高造成了很大影響，暴露出了諸多管理問題，致使事業(yè)單位整體工作效率偏低。快速發(fā)展的信息化與不斷提高的經(jīng)濟(jì)水平，要求事業(yè)單位在檔案管理過程中把信息化優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，對信息化管理模式予以建設(shè)，借助信息化建設(shè)對事業(yè)單位檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理有效性的提高，讓檔案丟失、篡改現(xiàn)象的發(fā)生次數(shù)減少。本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，簡要論述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，并對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑展開了詳細(xì)探討，希望能為大家提供有效參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

不斷發(fā)展的社會將新的發(fā)展良機(jī)和挑戰(zhàn)帶給了事業(yè)單位，而隨著信息資源的不斷增多，讓傳統(tǒng)檔案管理已不能讓事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求得到滿足，嚴(yán)重影響到了檔案管理的有效性[1]。所以，事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)引起高度重視，將檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及檔案管理中存在的問題充分認(rèn)識到，同時把單位實(shí)際發(fā)展情況結(jié)合起來，制定科學(xué)有效的解決策略并有效落實(shí)，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)有效性的提高，最大化的發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際作用與價值。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）有助于檔案存放環(huán)境的優(yōu)化

從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況來看，還是有很多單位在使用紙質(zhì)檔案，而如果開展檔案管理信息化建設(shè)，則可以降低檔案管理工作對環(huán)境的某些硬性要求。同時，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，一方面能夠提升保存效率，另一方面也可將紙張的使用量明顯降低，進(jìn)而對生態(tài)保護(hù)起到積極作用，減少利用樹木，避免出現(xiàn)高溫、空氣氧化影響紙張的情況。除此之外，事業(yè)單位檔案管理工作對存儲空間的需求量較大，如果實(shí)施管理信息化減少，則可以無限擴(kuò)大存放空間，減少檔案柜擺放所占空間。通過把信息技術(shù)融入，只需借助一個很小的存儲空間就可以對大量的檔案資料和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存放。

（二）有助于信息檢索的便捷化

隨著信息化時代的來臨，如果能夠借助簡便快捷的方法在快節(jié)奏的訊息將有價值的信息找到，勢必會對事業(yè)單位的良性發(fā)展造成影響。之所以會這樣，主要是由于信息檢索率和使用率的提升勢必會提升事業(yè)單位整體工作質(zhì)量。如果是以往紙質(zhì)的檔案管理，要想從繁雜的數(shù)據(jù)信息中把有用的信息給檢索到難度非常大，但實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，則可大大提升檢索效率，只需輸入檢索內(nèi)容就能夠在很短時間內(nèi)將與條件相符的結(jié)果找到，從而保證沒有漏檢索、重復(fù)檢索相關(guān)數(shù)據(jù)。

（三）有助于事業(yè)單位公眾形象的提升

大家都知道，事業(yè)單位具有公益性質(zhì)，其所公布發(fā)布的很多信息均與民眾的日常生活聯(lián)系緊密，而加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，也可為公眾對相關(guān)信息進(jìn)行查詢提供方便，從而增加政務(wù)處理的透明度，便于樹立單位良好公眾形象。所有事業(yè)單位在自身發(fā)展過程中均一定要對檔案管理工作引起重視，借助實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，則可顯著提升電子信息資源的利用率，讓檔案管理工作中電子信息的良好存儲和運(yùn)用真正實(shí)現(xiàn)，對制定事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的制度體系及方針起到積極推動作用。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理制度

快速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，相應(yīng)的也改變了我國的檔案管理模式，即從傳統(tǒng)的保護(hù)管理方式向信息管理轉(zhuǎn)變，使信息的共享性成功實(shí)現(xiàn)，讓很多人更方便地利用信息[2]。但若想更有效地利用檔案管理信息，使之最大作用得到發(fā)揮，有序進(jìn)行檔案管理制度，就一定要將相應(yīng)的規(guī)章制度建立起來，以進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理制度。而在建立這一檔案管理制度時也必須嚴(yán)格遵循相關(guān)要求，也就是和國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符。第一，在將信息錄入檔案時嚴(yán)格根據(jù)照國家制定的著錄原則、方法、格式等進(jìn)行，統(tǒng)一錄入信息，防止在之后的檢索中出錯，對數(shù)據(jù)的使用產(chǎn)生影響。第二，在制定檔案時使用統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)庫硬件、軟件等，并統(tǒng)一歸檔紙質(zhì)檔案，讓信息更加有序化、便捷化，使事業(yè)單位內(nèi)部在使用信息資源上更加方便。所以，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化過程中，規(guī)范的檔案管理制度發(fā)揮著重要作用，有助于檔案管理制度信息化的成功實(shí)現(xiàn)。

（二）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力

若要將檔案管理信息化建設(shè)的有效性顯著提升，則事業(yè)單位就一定要將提升管理人員素質(zhì)能力的重要性給認(rèn)識到。在此基礎(chǔ)上，首先，事業(yè)單位必須保證管理人員的專業(yè)技能要強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識要高，定期培訓(xùn)管理人員，促進(jìn)其綜合素質(zhì)的全面提升，諸如管理專業(yè)知識、管理技術(shù)和心理綜合素質(zhì)等均屬于培訓(xùn)的內(nèi)容，借以將檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)一步提高。其次，事業(yè)單位應(yīng)定期組織相關(guān)管理人員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，借以將其管理理念不斷更新，并以一個端正的工作態(tài)度參與到工作中，促進(jìn)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、技能水平以及服務(wù)意識全方位提升。第三，事業(yè)單位管理人員應(yīng)對計算機(jī)軟件、硬件維護(hù)方面的知識進(jìn)行補(bǔ)充，從而增強(qiáng)管理人員的維護(hù)能力，在實(shí)際信息檔案管理平臺維護(hù)更新過程中有效配合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，讓平臺維護(hù)管理的有效性得到有效提升。第四，事業(yè)單位應(yīng)在團(tuán)隊建設(shè)管理上下功夫，對單位人才聘用機(jī)制予以優(yōu)化，把對聘用人才的要求和管理人員的薪資待遇不斷提高，從而將更多高素質(zhì)、高專業(yè)的人才吸引進(jìn)來，加入到管理隊伍中，促進(jìn)管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)水平的提升，有力支撐檔案管理信息化建設(shè)。

（三）強(qiáng)化安全技術(shù)防護(hù)，保證檔案信息安全

事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)有助于檔案管理工作效率的顯著提升，但對檔案管理事業(yè)而言，信息化建設(shè)有利也有弊，在實(shí)際工作中運(yùn)用信息化技術(shù)常會導(dǎo)致一些安全問題發(fā)生，留下諸多安全隱患，所以，一定要在檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)對安全技術(shù)防護(hù)予以強(qiáng)化，促進(jìn)檔案信息安全性的提升[3]。

第一，防火墻技術(shù)，這是現(xiàn)階段檔案信息安全工作中最重要的一項技術(shù)手段，最常用于專用網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)之間。事業(yè)單位應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行殺滅病毒，把安全隱患消滅在萌芽中，發(fā)揮防火墻技術(shù)的作用，過濾進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的檔案信息，形成網(wǎng)絡(luò)安全把觀點(diǎn)，促進(jìn)防范安全命中率的提升;防火墻技術(shù)能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)中的所有訪問行為予以有效記錄，當(dāng)訪問符合安全防護(hù)要求時才允許通過，否則就禁止通行，訪問也就無效，從而起到安檢作用，有效保護(hù)檔案信息，并對網(wǎng)絡(luò)使用行為予以規(guī)范。

第二，加密技術(shù)，避免檔案信息被竊取或泄露。事業(yè)單位在檔案信息傳輸?shù)倪^程中需做加密設(shè)置，保證傳輸?shù)臋n案信息必須在有加密口令的情況下才能夠被解開，以免因?yàn)檫z失傳輸環(huán)節(jié)載體而導(dǎo)致安全風(fēng)險的發(fā)生[4]。或者也可對口令進(jìn)行設(shè)置，限定訪問信息權(quán)限，即使用事業(yè)單位檔案信息的人若要對授權(quán)范圍以內(nèi)的檔案信息進(jìn)行查看，就必須要有口令。

第三，將軟件維護(hù)與先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)結(jié)合起來，以檔案管理信息化建設(shè)為中心對軟件系統(tǒng)予以配備，第一時間進(jìn)行更新，使之保持安全高效運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，同時對硬件運(yùn)行空間予以不斷優(yōu)化，凈化軟件運(yùn)行環(huán)境。尤其是要對檔案管理軟件的自我漏洞檢測做進(jìn)一步加強(qiáng)，將修復(fù)功能和人工檢測、修復(fù)功能，及時處理檢測結(jié)果有機(jī)整合，確保檔案信息安全。其實(shí)部分發(fā)達(dá)國家的檔案信息安全工作很早之前就開始的，擁有較為成熟的體系，不論是開發(fā)和建設(shè)信息安全軟件的水平也比國內(nèi)高，事業(yè)單位應(yīng)對檔案信息安全工作起步晚的事實(shí)有一正確認(rèn)識，知曉在在檔案管理信息化體系和軟件開發(fā)等方面同國外的距離，對國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)展開積極學(xué)習(xí)，從而促進(jìn)檔案信息安全的有效提高。

結(jié)語：

總而言之，事業(yè)單位的利益很大程度上由檔案信息化管理所決定，因此事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，對檔案管理信息化建設(shè)引起高度重視，為檔案信息化建設(shè)提供必要的物質(zhì)支持，以為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展保駕護(hù)航，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭曉丹.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對策研究[J].黑龍江檔案，2015 （02）：100.

[2]周立明.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析[J].企業(yè)改革與管理，2014 （08）：96.

[3]李忻芝.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施分析[J].卷宗，2015 （11）：48.

[4]李繼萍.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析探討[J].計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2014 （19）：163.