關(guān)于對(duì)檔案管理工作的相關(guān)思考及對(duì)策

苑淑慧

摘 要：現(xiàn)如今，我國(guó)多數(shù)事業(yè)單位都開(kāi)始重視檔案管理工作。檔案管理，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是對(duì)本單位的一切檔案進(jìn)行管理，而檔案管理工作效率的高低直接關(guān)乎到單位的今后發(fā)展和管理水平，所以事業(yè)單位在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中必須要對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視?；诖?，本文以檔案管理工作為研究對(duì)象，主要介紹了做好檔案管理工作的重要意義，而且提出了改善檔案管理工作的有效措施，希望可以為有需要的人提供參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;對(duì)策

在信息時(shí)代，我國(guó)檔案管理工作面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的辦公要求，對(duì)降低勞動(dòng)強(qiáng)度是非常不利的。因此，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作創(chuàng)新改革的重要性，不能仍舊采用傳統(tǒng)的管理方式，這樣很難提升檔案管理工作效率。

1 做好檔案管理工作的重要意義

當(dāng)前，許多管理人員都沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作，忽視檔案管理工作的開(kāi)展。其實(shí)，要想確保我國(guó)現(xiàn)代管理事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，檔案管理工作起著關(guān)鍵的作用。檔案管理事業(yè)的作用是至關(guān)重要的，其可以使事業(yè)單位的發(fā)展情況得到充分的反映，有利于單位高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)歷史，而且對(duì)今后的發(fā)展做出更加深入的指示。并且檔案中涉及許多憑證信息以及原始數(shù)據(jù)，有關(guān)單位員工的基本信息也包括在內(nèi)，這就導(dǎo)致其可以為人們解答問(wèn)題以及驗(yàn)證問(wèn)題提供相應(yīng)的歷史憑據(jù)。在平時(shí)工作中當(dāng)人們面臨必須要處理的問(wèn)題時(shí)，首先必須要發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的根本以及解決問(wèn)題的依據(jù)，檔案可以為處理問(wèn)題以及研究問(wèn)題提供重要的依據(jù)，這樣可以將檔案的憑證作用充分體現(xiàn)出來(lái)。并且檔案也可以作為信息參考，能夠?yàn)槿藗儼l(fā)展每項(xiàng)事業(yè)提供重要的信息資源，也能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供很多有價(jià)值的信息，還可以顯著的提升服務(wù)水平[1]。因此，充分運(yùn)用檔案信息，使其自身的參考作用得到有效的發(fā)揮，在很大程度上可以保證為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的效益。檔案工作涉及多個(gè)方面，與個(gè)人以及部門(mén)都有著密切的聯(lián)系，也是關(guān)鍵的信息資源，對(duì)于每個(gè)單位而言，想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，做好檔案管理工作都是非常重要的。

現(xiàn)如今，隨著現(xiàn)代管理模式逐漸轉(zhuǎn)變到標(biāo)準(zhǔn)化和合理化，強(qiáng)化檔案管理是加強(qiáng)管理的常見(jiàn)方法。同時(shí)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，通過(guò)注重檔案管理工作以及實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化管理，積極創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理理念，及時(shí)改變工作方式，深入探索以及研究采用全新的檔案管理方式，這樣能夠大大的提高工作效率，對(duì)有關(guān)部門(mén)以及各個(gè)單位都有著極其重要的作用。通過(guò)考量檔案管理工作的情況是否標(biāo)準(zhǔn)化，不難發(fā)現(xiàn)，該單位的業(yè)績(jī)與管理效率，可以做好檔案管理工作，能夠讓單位高層管理者結(jié)合檔案工作，對(duì)單位面臨的問(wèn)題和今后的發(fā)展前景進(jìn)行分析，進(jìn)而對(duì)工作策略做出適當(dāng)?shù)膬?yōu)化調(diào)整。整體來(lái)講，注重檔案管理可以提高各項(xiàng)工作質(zhì)量和工作效率，推動(dòng)事業(yè)單位順利發(fā)展。因此，所有事業(yè)單位都必須要注重檔案管理工作，這也是促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的有力支撐。

2 改善檔案管理工作的有效措施

2.1 科學(xué)制定定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)的管理機(jī)制，強(qiáng)化管理人員的思想教育

從思想方面注重檔案管理工作的開(kāi)展，這是推動(dòng)檔案管理工作改革的首要步驟，也是最關(guān)鍵的，只有管理人員注重此項(xiàng)工作的開(kāi)展，才可以加強(qiáng)單位的整體檔案管理意識(shí)。換言之，首先需要使人們開(kāi)始注重檔案管理工作。這就要求單位高層管理人員先正確認(rèn)識(shí)檔案資料的屬性以及智能，充分了解到對(duì)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)而言檔案管理工作起的重要作用，還有對(duì)推動(dòng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成的影響，只要高層管理先引起足夠的重視，才可以使具體主管人員改變自身的看法，改進(jìn)檔案管理工作的、關(guān)鍵在于高層管理人員的思想。在思想上正確的認(rèn)識(shí)，可以提高工作效率[2]。因此，作為事業(yè)單位的高層管理人員，必須要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，將檔案管理工作的重要意義告知職工，進(jìn)而使具體主管可以更加全面地認(rèn)識(shí)檔案管理。同時(shí)，必須要加強(qiáng)檔案建設(shè)工作，將檔案管理工作當(dāng)做主要發(fā)展對(duì)象，正確引導(dǎo)其他部門(mén)可以相互積極配合，力求做好檔案建設(shè)工作，也要配合搜集檔案資料。此外，應(yīng)當(dāng)提倡優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理方式，借鑒其他事業(yè)單位有關(guān)檔案管理的成功工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)有效的管理模式和管理方式，引導(dǎo)職工針對(duì)改進(jìn)檔案管理工作提出自己的看法。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化

在新時(shí)期，必須要讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，對(duì)公文資料以及檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，規(guī)范化的檔案管理勢(shì)必可以提升檔案的有效利用率以及單位的工作水平[3]。在初期搜集以及整理檔案過(guò)程中，需要嚴(yán)格篩選且科學(xué)處理檔案資料，進(jìn)而確保檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，為提高檔案管理效率奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。衡量事業(yè)單位的制度體系是否系統(tǒng)完善，其主要體現(xiàn)是檔案管理工作的制度化，通過(guò)實(shí)現(xiàn)制度化的檔案管理工作，有利于對(duì)檔案管理工作進(jìn)行明顯的改善。

2.3 采用先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)當(dāng)代的創(chuàng)新管理模式

近年來(lái)，在改革深入發(fā)展、科技日益進(jìn)步的背景下，很多事業(yè)單位的檔案管理時(shí)也都存在很多難題，傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理手段已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化的管理需求。繁瑣復(fù)雜的檔案資料，導(dǎo)致檔案管理工作難度不斷加大，檔案數(shù)量相當(dāng)大，造成檔案資料查閱以及搜集難度都越來(lái)越大[4]。因此，要想做好檔案管理工作，必須要及時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，積極改變現(xiàn)有得想法，努力挖掘且運(yùn)用新的管理方式和管理理念。并且必須要運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算技術(shù)，將檔案資料及時(shí)上傳到網(wǎng)站上，制定電子檔案，重視檔案資源共享以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對(duì)網(wǎng)上檔案查閱系統(tǒng)做出進(jìn)一步的完善，讓檔案管理工作可以朝著自動(dòng)化的方向發(fā)展。為了防止損壞電子檔案，必須要在剛剛建立檔案時(shí)完成備份，而且需要合理制定查閱檔案信息的制度，確保檔案的保密性以及安全性。此外，為了可以真正做好檔案滾利工作，需要結(jié)合新形勢(shì)進(jìn)行適當(dāng)?shù)母淖?，結(jié)合事業(yè)單位自身的發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，科學(xué)把握要點(diǎn)，重視創(chuàng)新，從拓展思想漸漸轉(zhuǎn)化到開(kāi)放型。

2.4 合理運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，提高管理水平

隨著信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展，已經(jīng)成為提升檔案管理人員的主要工作方式，需要合理運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，提升在檔案管理工作中現(xiàn)代科技手段占據(jù)的比例，讓現(xiàn)代科技手段可以為檔案管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[5]。比如：就檔案管理工作來(lái)講，綜合運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將原來(lái)過(guò)渡依賴手動(dòng)檢索檔案名錄的方法，向依賴計(jì)算機(jī)管理程序檢索轉(zhuǎn)變，這樣不僅可以縮減查閱實(shí)踐，提升查閱效率。而且可以減少人為因素對(duì)文件歸檔工作造成的不利影響，降低手工操作，這樣可以獲得更加理想的效果。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的不斷改革，這就使得事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作仍舊存在諸多問(wèn)題，需要制定相應(yīng)的措施有效解決這些問(wèn)題，這樣可以提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)、保證檔案管理工作落實(shí)到位，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，提升整體管理水平。

參考文獻(xiàn)

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