新時(shí)期檔案利用及服務(wù)工作

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摘 要：檔案管理是為檔案利用而服務(wù)的，新時(shí)期的檔案工作人員，除了要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力外，還必須熟練運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)和各類辦公軟件，在提升檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案資源的整合，深度挖掘檔案潛在價(jià)值，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案借閱與知識(shí)服務(wù)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段還有一些檔案管理人員尚未轉(zhuǎn)變思維觀念，重視管理而輕視利用，雖然完成了本職工作，但是檔案的價(jià)值沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，檔案事業(yè)也難以取得長(zhǎng)足的發(fā)展。在這一背景下，探究檔案利用及服務(wù)工作的優(yōu)化策略，成為檔案管理人員的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù)意識(shí);人性化;長(zhǎng)效投入機(jī)制

新時(shí)期檔案管理工作呈現(xiàn)出許多新特點(diǎn)，例如管理模式上從依賴于人工向使用信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，在管理目標(biāo)上從保證檔案完整性向挖掘檔案價(jià)值轉(zhuǎn)變。為了適應(yīng)這些新變化、新特點(diǎn)，首先要求檔案管理部門(mén)要增加資金投入、支持技術(shù)創(chuàng)新，建立現(xiàn)代化的信息管理平臺(tái)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù);其次還要建立一支復(fù)合型的檔案管理人才，確保檔案管理、利用等工作開(kāi)展，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，樹(shù)立檔案管理部門(mén)的良好形象，推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 新時(shí)期檔案管理現(xiàn)狀

1.1 重保存輕利用的理念仍然存在

檔案本身具有一定的留存價(jià)值，特別是很多年代較為久遠(yuǎn)、價(jià)值比較珍貴的紙質(zhì)檔案，如果保存不當(dāng)，出現(xiàn)破損甚至丟失，將會(huì)失去利用價(jià)值。因此，做好檔案保存管理十分重要。但是必須要明確，檔案保存只是基礎(chǔ)，最為核心的仍然是進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)和利用。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段還有許多檔案管理人員，沒(méi)有分清楚工作的主次順序，將主要的工作精力，還是放在了檔案收錄、保存和借閱等方面，利用率不高，利用價(jià)值未得到充分體現(xiàn)。

1.2 主動(dòng)服務(wù)意識(shí)比較淡薄

檔案工作具有雙重屬性，根據(jù)工作對(duì)象的不同，分別具有不同的屬性。如果檔案工作的對(duì)象是各類資料、文件，則體現(xiàn)出管理屬性;如果對(duì)象是檔案的使用者，則體現(xiàn)出服務(wù)屬性。這兩種屬性是相輔相成的，但是在實(shí)際的工作中，很多檔案工作人員，只做到了被動(dòng)的完成檔案資料管理工作，而不能主動(dòng)的向使用者提供相應(yīng)的服務(wù)。對(duì)使用者的檔案借閱需求不了解、檔案使用偏好不清楚，服務(wù)工作不到位，最終也會(huì)造成用戶的流失，也就失去了檔案工作應(yīng)有的價(jià)值。

1.3 檔案管理的手段比較落后

新時(shí)期的檔案工作，要從人力管理向智力管理方向轉(zhuǎn)變。例如，現(xiàn)階段很多圖書(shū)館，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智能化、自動(dòng)化的圖書(shū)管理，自助服務(wù)終端為讀者提供了人性化、便捷化的服務(wù)。企業(yè)的檔案管理部門(mén)也要借鑒圖書(shū)館的這種模式，走信息化、智能化的發(fā)展路線。但是目前來(lái)看，由于檔案工作中的信息基礎(chǔ)設(shè)施比較落后，檔案工作人員對(duì)信息技術(shù)的操作不熟練，多數(shù)情況下還是使用傳統(tǒng)的工作模式、管理手段，無(wú)論是檔案的利用還是服務(wù)，未能做到與時(shí)俱進(jìn)。

2 新時(shí)期檔案利用及服務(wù)工作的要求

2.1 以用戶為中心，體現(xiàn)人性化

關(guān)注用戶的檔案使用需求，堅(jiān)持以用戶為中心，提供更好的檔案服務(wù)，是新時(shí)期每一位檔案管理人員都必須要遵循的工作職責(zé)。對(duì)于檔案使用者來(lái)說(shuō)，用戶體驗(yàn)十分重要。優(yōu)化用戶體驗(yàn)的目的在于，讓檔案服務(wù)有價(jià)值、易用、友好，有視覺(jué)吸引力，進(jìn)而形成獨(dú)有的檔案服務(wù)品牌，建立檔案服務(wù)“客觀、權(quán)威、友好”的形象。對(duì)此，我們可以從信息內(nèi)容形式、服務(wù)平臺(tái)視覺(jué)設(shè)計(jì)以及服務(wù)環(huán)境方面進(jìn)行

改善。

2.2 以信息技術(shù)為支撐，創(chuàng)新管理模式

檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)顯著特點(diǎn)，就是信息技術(shù)與檔案管理的融合層次進(jìn)一步加深，利用信息管理平臺(tái)代替人工進(jìn)行檔案查詢、利用，成為一種必然趨勢(shì)。檔案管理部門(mén)也要依托信息技術(shù)，建立自己的官方網(wǎng)站、微博，有條件的還可以開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案館、掌上APP等。以提供網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)的網(wǎng)站為例，網(wǎng)站的視覺(jué)效果、信息類目劃分、版塊分布位置等都直接影響用戶觀感，因此，可以定期或應(yīng)時(shí)節(jié)更改網(wǎng)頁(yè)界面和主題，使用與檔案有關(guān)的特色圖標(biāo)，提高頁(yè)面轉(zhuǎn)換流暢感等。檔案信息繁多，類目劃分也應(yīng)用心設(shè)計(jì)，可據(jù)不同的用戶類別設(shè)計(jì)不同的門(mén)戶版式，如通用版、媒體版、學(xué)生版等。

2.3 以資源整合為核心，挖掘檔案價(jià)值

檔案的種類較多，而不同的檔案其利用方式、潛在價(jià)值等方面均存在很大的差異。另外，隨著用戶對(duì)檔案使用需求的多元化，許多部門(mén)存儲(chǔ)的檔案數(shù)量少，無(wú)法滿足使用需求。為了解決這一問(wèn)題，新時(shí)期的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)重視不同檔案資源的整合利用，在充分挖掘檔案可用價(jià)值的過(guò)程中，更好的滿足使用者的需求。例如，依托互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，同一行業(yè)的不同公司之間，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)打破相互之間的地域壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分共享。

3 新時(shí)期檔案利用及服務(wù)工作的優(yōu)化策略

3.1 堅(jiān)持檔案保存與利用的統(tǒng)籌兼顧

檔案管理與利用之間有著密切的邏輯關(guān)系，通過(guò)檔案管理保證各類檔案資料的完整性，才能為檔案的開(kāi)發(fā)和利用提供必要的素材，從這一點(diǎn)來(lái)看檔案管理和保存，是檔案開(kāi)發(fā)與利用的前提基礎(chǔ)。部分紙質(zhì)檔案由于時(shí)間較長(zhǎng)，加上利用次數(shù)較少，長(zhǎng)期存放在檔案儲(chǔ)存室的角落里，出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的損壞，利用價(jià)值也會(huì)降低。為此，檔案管理部門(mén)首先要加強(qiáng)檔案完整性與安全性的管理。在這一前提下，嘗試?yán)眯畔⒓夹g(shù)等手段，進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

3.2 重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

新時(shí)期下用戶對(duì)檔案利用效率及服務(wù)水平都提出了更為嚴(yán)格的要求，這樣促使檔案管理部門(mén)，必須要重點(diǎn)做好檔案工作人員的培訓(xùn)，并使其具備復(fù)合能力。人才隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)重點(diǎn)體現(xiàn)兩個(gè)方面：其一是業(yè)務(wù)技能方面。目前很多檔案管理部門(mén)，通過(guò)開(kāi)設(shè)門(mén)戶網(wǎng)站、推出掌上APP或是開(kāi)設(shè)微信公眾號(hào)等形式，致力于為用戶提供更加便捷和特色的檔案服務(wù)。檔案工作人員也要加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)，在門(mén)戶網(wǎng)站建設(shè)與維護(hù)，微信公眾號(hào)編輯與開(kāi)發(fā)等方面，提供必要的智力支持。其二是職業(yè)素養(yǎng)方面，要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等，養(yǎng)成精益求精、嚴(yán)肅認(rèn)真的檔案管理態(tài)度。

3.3 建立長(zhǎng)效投入機(jī)制提升檔案管理水平

新時(shí)期各行各業(yè)的工作都離不開(kāi)信息技術(shù)的支持，檔案利用及服務(wù)工作也不例外。通過(guò)引進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描等方式，以電子文檔的格式存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)、云服務(wù)器中。在利用檔案時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以在不到1s的時(shí)間內(nèi)獲取匹配的結(jié)果，這樣就節(jié)省了人工尋找、檢索檔案的時(shí)間?？梢哉f(shuō)，在檔案管理部門(mén)內(nèi)建立信息管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為必然趨勢(shì)和迫切要求。通過(guò)建立長(zhǎng)效投入機(jī)制，既要在前期拿出專項(xiàng)資金，用于完善基礎(chǔ)設(shè)施、引進(jìn)信息管理系統(tǒng)，又要在后期持續(xù)的提供資金保障，不斷進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)，建立成熟的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案利用服務(wù)是檔案管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)檔案工作的目的和最終歸宿。我們所處的是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，社會(huì)每天產(chǎn)生海量的信息，大量有利用價(jià)值的檔案信息等待著被發(fā)現(xiàn)和利用。檔案管理人員需要熟練掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，運(yùn)用信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合，提高檔案資料利用價(jià)值。同時(shí)又要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，履行服務(wù)職能，根據(jù)用戶的檔案使用訴求，為其提供相應(yīng)的服務(wù)，讓檔案的利用價(jià)值得到發(fā)揮。

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