關于檔案規(guī)范化管理的幾點思考

韓麗娟

摘 要：檔案是一種記錄性的工作，其通過將人類的行為活動以文字、照片、視頻等方式記錄下來，可以供人們在之后查閱，對于家庭、企業(yè)、社會都具有重大意義?？茖W合理的檔案管理能夠幫助人們或企業(yè)發(fā)現自身發(fā)展過程中的缺陷，進而為之后的改善提供較為可靠的依據。而在我國逐漸邁入信息化社會后，規(guī)范化管理漸漸引起人們重視，檔案的規(guī)范化管理也屬于規(guī)范化管理的一種，也是比較重要的組成部分。隨著社會的不斷發(fā)展，各種現代化技術在不同領域內廣泛應用，檔案管理領域也不例外，但同時檔案管理的某些層面和應用上還存在許多問題，本文基于此探討檔案規(guī)范化管理的關鍵性及優(yōu)化對策。

關鍵詞：檔案管理;規(guī)范化管理;措施

事業(yè)單位的檔案資料包括單位的人員記錄及單位的發(fā)展歷程等寶貴的資料，做好檔案管理工作，能夠促進事業(yè)單位的健康蓬勃發(fā)展。當前事業(yè)單位的檔案管理工作還存在著諸多的問題，所以需要工作人員提高檔案管理意識，找到正確的方式，提高檔案管理工作質量。檔案管理工作應當遵循科學的管理標準進行規(guī)范化管理，構建相應的檔案文件資料的借閱程序，保證檔案工作的有序開展。在日常檔案管理過程中，工作人員應該做好各項工作記錄，不斷豐富事業(yè)單位檔案信息資料。

1 檔案規(guī)范化管理的作用

1.1 豐富現代管理方式

信息數字化是不斷發(fā)展的社會所需，也是信息技術發(fā)展的有效應用，而在這一應用過程中，數字化的應用使得辦公室可以引進諸多的現代化技術型設備，并應用這些設備進行輔助操作，使檔案規(guī)范化管理工作能夠順暢地實施下去。檔案管理具有相當系統(tǒng)化的特點，其要求檔案管理人員必須要進行系統(tǒng)化的工作，最重要的部分就是有效采集整理檔案資料，不僅要保證檔案資料的完整性，也要確保檔案資料的真實性，繼而使其能夠在日常應用時充分發(fā)揮其正常作用。也因此，規(guī)范化的檔案管理可以豐富著現代的管理方式，繼而提高人們的工作效率。

1.2 提升工作人員的綜合素質

檔案的規(guī)范化管理也能夠提升工作人員的綜合素質，主要包括從工作人員的培訓工作和工作人員的職責方面提升。工作人員的培訓工作方面，因為要進行檔案規(guī)范化工作，就必須要對檔案管理工作人員進行一定程度的培訓，要先從理論方面入手，熟知檔案規(guī)范化管理的相關概念和一系列操作流程，讓相關檔案管理工作人員能夠在接受培訓的過程中同步掌握到現代化的管理相關知識，提高自身知識水平和專業(yè)能力。而在工作人員的職責方面，在相關的檔案管理人員已經熟知檔案規(guī)范化理念的情況下，以往落后的檔案管理方式會慢慢替換與當下時代特征更貼合的檔案規(guī)范化管理模式，相關檔案管理人員的職責也會更加明確，繼而發(fā)現自己的工作特質，并逐一針對性的提升個體的工作能力和綜合

2 檔案管理的現狀及所存在的問題

從目前檔案管理的現狀看，大部分機關都采用了信息化的方式來進行。但對于一些文件，機關會采用雙重保存的方式來防止丟失，這種方式無疑加重了人力、財力、物力的投資。還有的單位忽視文件的管理，存在重建設、輕管理的現象，這也導致管理人員的松懈。在檔案檢查工作中也不夠認真規(guī)范，只是例行公事的排查一遍做做樣子。在機關中一些文檔案管理人員的素質也是有待提高的，很多由于缺人手或是節(jié)省人力，會出現一人身兼多職的現象。這樣他們沒有足夠的時間和精力專心的投入文檔的管理，也無法系統(tǒng)、持續(xù)、穩(wěn)定的進行工作的開展，這導致了工作人員的不專業(yè)性，對待問題也是含含糊糊。另外，很多機關只追求文件的安全保密性而忽視了文檔的分類，致使在后期管理中出現混亂、難以查詢與利用的問題。

3 加強機關檔案規(guī)范化的措

3.1 增強檔案管理意識的宣傳力度

實施檔案規(guī)范化管理最重要的工作部分就是要增強檔案管理意識的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業(yè)都要先確認檔案管理部門的正確的檔案管理意識，在平常的檔案管理工作中，直接將規(guī)范化的相關內容添加進去，先由單位、組織或企業(yè)的領導和管理層對現代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認識到規(guī)范化對檔案管理的關鍵性。在此之后，由各單位、組織或企業(yè)的領導和管理層將檔案規(guī)范化管理模式與自己的工作特質相結合，不僅會起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業(yè)的后續(xù)檔案規(guī)范化管理模式提供良好的發(fā)展環(huán)境。而在宣傳檔案管理意識的同時，可以通過整合單位、組織或企業(yè)的檔案信息，并結合實際的檔案管理工作現狀和特征，進行更有效的宣傳。這也表明，先從領導和管理層人員規(guī)范檔案管理的意識，也能夠為整個單位、組織或企業(yè)的檔案規(guī)范化管理奠定良好的基礎。

3.2 強化制度建設，推進科學管理

根據檔案法及檔案管理條例等相關法律法規(guī)，大力完善檔案管理的各項規(guī)章制度，使檔案管理工作每個環(huán)節(jié)都要有章可循，都有制度的約束及明確的要求，杜絕不完整、不規(guī)范以及虛假材料歸檔，務必要做到權責清晰，收集有范圍，鑒定有標準，案卷有統(tǒng)計，查檔有目錄，借閱有手續(xù)，銷毀有登記。同時，要盡量分類收集整理各種有價值的信息、圖像、文字資源，并及時進行整理歸檔、登記等，充實完善檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關材料的查漏補缺工作，加強日常規(guī)范檔案查閱、復印以及借閱程序。同時在檔案管理工作中，需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。

3.3 加強檔案工作管理工作人員的知識素養(yǎng)建設

為了適應事業(yè)單位檔案管理的需要，健全和規(guī)范檔案管理工作，單位應配備專職檔案人員，并定期開展員工培訓，對各類檔案的收集、整理、編目、編號等各項工作進行詳細地說明和講解，使檔案管理人員對檔案有初步整理知識，在平常工作中按照歸檔要求保管相關材料，初步整理完畢后，再集中統(tǒng)一移交到綜合檔案室。同時積極推進員工考核制度，制定科學合理的獎懲機制，幫助工作人員樹立正確的管理觀念，不斷提高工作人員的專業(yè)意識，從而促進事業(yè)單位檔案管理工作健康有序的發(fā)展。

3.4 推動檔案信息化

如今，傳統(tǒng)的紙質文檔的保存顯然已經不能滿足當今的需求。因此，推進檔案信息化成了檔案管理工作的一項重要內容。在未來的取消紙質文檔的保存。通過建立數據庫，對信息進行分析和整合，并建立一個共享的平臺，方便對各個地區(qū)資料的查詢。這樣就在很大程度上節(jié)省了時間。檔案的信息化要著重注意信息的完整性以及防丟失性。如今檔案信息化仍然處于一個發(fā)展的階段，我們應該積極的學習更加先進的技術，借鑒別人的經驗，使檔案信息化逐步在走向成熟。

4 結語

綜上，對于各種單位或企業(yè)、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發(fā)展方向、核心競爭力提高、未來規(guī)劃等多方面，這也代表著，規(guī)范化檔案管理工作的關鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，充分利用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度，并通過加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，創(chuàng)新檔案管理工作的服務意識和行為，持續(xù)提高檔案管理服務意識，促進檔案管理工作的規(guī)范化。

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