如何做好辦公室行政管理工作

劉和忠

[摘 要] 辦公室行政管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，同時(shí)也是維護(hù)機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)行的保障。在進(jìn)行辦公室行政管理工作的過程，將現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理學(xué)理論知識(shí)體系充分應(yīng)用到機(jī)關(guān)行政管理工作中，以此為基礎(chǔ)建立完備的機(jī)關(guān)行政管理體系，可以有效提高員工綜合素質(zhì)，進(jìn)而有效提高機(jī)關(guān)的整體工作效率，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)資源利用最大化。

[關(guān)鍵詞] 辦公室；行政管理

中圖分類號(hào)： D523 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、辦公室行政管理工作所具有的主要特點(diǎn)

辦公室行政管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，也是維護(hù)機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)行的保障，所以辦公室行政管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展與穩(wěn)定有著關(guān)鍵性的作用。日常的機(jī)關(guān)行政管理工作是非常煩瑣與錯(cuò)綜復(fù)雜的，不僅要求在機(jī)關(guān)行政管理工作過程中要與機(jī)關(guān)的各部分相互溝通相互合作，充當(dāng)各部門之間合作與聯(lián)系的橋梁，而且要求從事行政管理工作的相關(guān)人員建立豐富且完備的行政管理體系。行政管理工作雖然在日常工作當(dāng)中顯得煩瑣與錯(cuò)綜復(fù)雜，似乎在機(jī)關(guān)工作當(dāng)中一直處于配角的身份，但其實(shí)行政管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)工作的影響是方方面面的，直接影響機(jī)關(guān)健康穩(wěn)定地發(fā)展。尤其是針對(duì)辦公室當(dāng)中的行政管理工作來說，其所具備的特點(diǎn)更加鮮明，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)長(zhǎng)久穩(wěn)定健康發(fā)展提供保障。在機(jī)關(guān)當(dāng)中，辦公室行政管理工作就如同四通八達(dá)的交通線路一樣將各部門緊密聯(lián)系在一起，使得機(jī)關(guān)上層領(lǐng)導(dǎo)與下層員工有著可以溝通交流的橋梁，使得各部門之間的工作配合可以有著快速的回應(yīng)，是機(jī)關(guān)內(nèi)部上上下下里里外外最重要的溝通與合作樞紐。同時(shí)，辦公室行政管理工作還負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)與外部機(jī)關(guān)或企業(yè)等機(jī)構(gòu)合作與交流的工作，以及為機(jī)關(guān)各部門提供良好的后勤保障工作。概括的來說，辦公室行政管理工作是一個(gè)集聯(lián)絡(luò)、對(duì)外交往、運(yùn)轉(zhuǎn)等多項(xiàng)職責(zé)于一體的機(jī)關(guān)重要組成部分。由于辦公室行政管理工作其獨(dú)特的性質(zhì)，對(duì)從事于辦公室行政管理工作的相關(guān)人員的綜合素質(zhì)以及能力提出了更高的要求，不僅要求辦公室行政管理工作相關(guān)人員具備豐富的專業(yè)知識(shí)以及完備的行政管理理論知識(shí)體系，還要具備良好的溝通能力以及優(yōu)秀的管理能力。辦公室行政管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)對(duì)外形象的展示十分重要，容不得出現(xiàn)一星半點(diǎn)的差錯(cuò)，否則就會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)對(duì)外形象造成損害，甚至嚴(yán)重的還會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)未來的發(fā)展造成深遠(yuǎn)影響。辦公室行政管理的工作性質(zhì)要求工作人員要具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）辦公室行政管理工作首先要具備的就是服務(wù)性

由于辦公室行政管理工作是溝通機(jī)關(guān)內(nèi)部的關(guān)鍵樞紐，同時(shí)也是對(duì)外交流與合作的關(guān)鍵部門，所以這就要求辦公室行政管理工作首先要具備的就是服務(wù)性。對(duì)于從事辦公室行政管理工作的相關(guān)人員來說，除了要負(fù)責(zé)日常工作當(dāng)中煩瑣、錯(cuò)綜復(fù)雜的行政管理任務(wù)外，還要和機(jī)關(guān)中的各個(gè)部門進(jìn)行交流與溝通，同時(shí)要確保各部門之間的合作做好協(xié)調(diào)工作。從某種意義上來說，辦公室行政管理工作就是為其他各部門服務(wù)的工作，從事辦公室行政管理工作的相關(guān)人員就是為全機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與員工服務(wù)的人員，所以從事物的根本屬性上來看，行政管理部門在其本質(zhì)上就是一個(gè)服務(wù)性質(zhì)的部門，所以服務(wù)性作為根本屬性自然要排在辦公室行政管理工作所具備特點(diǎn)的首位[1]。

辦公室行政管理工作要為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。在辦公室行政管理工作的職責(zé)范圍當(dāng)中，首要工作任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，在機(jī)關(guān)也主要是以領(lǐng)導(dǎo)的助手身份出現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)的工作能夠全面地鋪展開。這就要求從事辦公室行政管理工作的相關(guān)人員不要眼高手低，必須著眼于日常工作中的小事，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖與目的，在工作當(dāng)中全面提高自身的綜合素質(zhì)和能力。

辦公室行政管理工作要為各部門提供服務(wù)。從事辦公室行政管理工作的相關(guān)人員在機(jī)關(guān)當(dāng)中除了主要作為領(lǐng)導(dǎo)的助手出現(xiàn)外，還承擔(dān)著聯(lián)絡(luò)各部門進(jìn)行交流與溝通的關(guān)鍵樞紐責(zé)任。機(jī)關(guān)各部門之間的協(xié)調(diào)合作、穩(wěn)定發(fā)展離不開辦公室行政管理人員的統(tǒng)籌調(diào)度，機(jī)關(guān)的高效運(yùn)行離不開辦公室行政管理工作相關(guān)人員的維護(hù)。

（二）辦公室行政管理工作所具備的煩瑣性

在辦公室行政管理工作當(dāng)中所具備的另一明顯特點(diǎn)就是煩瑣性。在辦公室行政管理的日常工作中，機(jī)關(guān)大大小小的事情都少不了行政管理工作人員的參與。從事物的表面上來看，辦公室行政管理工作似乎都是在處理一些雞毛蒜皮的小事，但正是這些小事影響著機(jī)關(guān)運(yùn)行的方方面面，一個(gè)雞毛蒜皮的事情不大，但要是許許多多雞毛蒜皮的小事累積起來那就是足以決定機(jī)關(guān)面貌與效率的大事。以高速公路管理局高速公路路政總隊(duì)的辦公室行政管理人員來說，所實(shí)行的就是精細(xì)化管理。辦公室行政管理要對(duì)各部門明確分工，壓實(shí)各級(jí)部門的責(zé)任，確保機(jī)關(guān)整體可以全面有序地向前推進(jìn)，并且要對(duì)總隊(duì)及支隊(duì)進(jìn)行全程跟蹤，強(qiáng)化督導(dǎo)職責(zé)，保證精細(xì)化管理措施落實(shí)到位[2]。

二、如何做好辦公室行政管理工作的方式方法

在高速公路管理局高速公路路政總隊(duì)機(jī)關(guān)當(dāng)中，要想要做好辦公室行政管理工作的首要任務(wù)就是要科學(xué)化、系統(tǒng)化地運(yùn)用行政管理理論知識(shí)體系，靈活運(yùn)用管理學(xué)相關(guān)知識(shí)，爭(zhēng)取機(jī)關(guān)上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于行政管理的重視以及團(tuán)結(jié)各部門以保證日常工作的開展。

（一）不斷加強(qiáng)對(duì)于員工的思想作風(fēng)建設(shè)

行政管理作為機(jī)關(guān)的關(guān)鍵樞紐機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門穩(wěn)定運(yùn)行的重要職責(zé)。這就對(duì)從事辦公室行政管理的相關(guān)人員提出了更加嚴(yán)格的要求，要求行政管理人員不僅要具備機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的相關(guān)知識(shí)，而且要有比較強(qiáng)的交際能力以及危急時(shí)緊急處理相關(guān)事務(wù)的能力，必須要具備行政管理相關(guān)理論知識(shí)以及自身要具有良好的思想道德修養(yǎng)。所以，機(jī)關(guān)內(nèi)辦公室行政管理工作必須做也是要馬上做的就是搞好思想作風(fēng)建設(shè)，提高辦公室行政管理工作員工的思想道德修養(yǎng)。

理論是實(shí)踐的前提，要搞好辦公室行政管理工作的思想作風(fēng)建設(shè)就必須先提高機(jī)關(guān)內(nèi)全體員工的政策理論水平，要做到無論是向上對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告，還是向下對(duì)于員工的公文，或者其他工作內(nèi)容的處理工作，都要做到使行文格式內(nèi)容符合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所指定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，要做到行文不偏離中國(guó)共產(chǎn)黨的政治方向，要做行文到符合機(jī)關(guān)的規(guī)章制度、流程要求[3]。

辦公室行政管理工作并不是僅僅局限在辦公室之內(nèi)，更要深入到一線工作崗位，從實(shí)踐出發(fā)，并以此為基礎(chǔ)獲得最前沿的資料，并及時(shí)向機(jī)關(guān)上層領(lǐng)導(dǎo)作出相關(guān)情況的匯報(bào)。

（二）優(yōu)化辦公環(huán)境，全面提高工作效率

對(duì)于優(yōu)化辦公室行政管理工作的辦公環(huán)境，全面提高工作效率可以從兩方面進(jìn)行。一方面要加強(qiáng)對(duì)于辦公場(chǎng)所、宿舍的美化工作；一方面要大力提倡節(jié)儉，將“降本增效”融入機(jī)關(guān)文化當(dāng)中。以高速公路管理局高速公路路政總隊(duì)為例，在措施實(shí)行后，總隊(duì)機(jī)關(guān)辦公用電減少了百分之八，油耗降低了百分之十一，而在安裝了執(zhí)法終端、執(zhí)法記錄儀等設(shè)備后總隊(duì)及支隊(duì)的工作效率有了明顯提高。

（三）健全行政管理機(jī)制

良好的行政管理工作的開展離不開健全制度的保證。在實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理總隊(duì)、支隊(duì)、大隊(duì)的三級(jí)覆蓋后，機(jī)關(guān)全體員工的主觀能動(dòng)性被充分調(diào)動(dòng)起來，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)的高效運(yùn)行。在行政管理工作當(dāng)中，要立足于路政管理工作的現(xiàn)實(shí)實(shí)際，對(duì)于考核測(cè)評(píng)體系進(jìn)一步完善，做到公平公正公開，使其獲得全體機(jī)關(guān)員工的一致認(rèn)同。

三、結(jié)語

辦公室行政管理工作是機(jī)關(guān)的關(guān)鍵性樞紐，具有聯(lián)通機(jī)關(guān)上下內(nèi)外的重要職責(zé)，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，是機(jī)關(guān)各部門背后的協(xié)調(diào)工作者，是員工身邊的服務(wù)者。雖然機(jī)關(guān)日常工作總是一些雞毛蒜皮的小事，但對(duì)于機(jī)關(guān)來說同樣是必不可少的，缺乏行政管理往往會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)工作的一地雞毛。辦公室行政管理工作人員要不斷提高自身綜合素質(zhì)，以此為基礎(chǔ)來更好地為機(jī)關(guān)穩(wěn)定高效運(yùn)行提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]安燕萍.淺談高校院系辦公室如何做好行政管理工作[J].大學(xué)教育，2018（07）：139-140.

[2]王紅艷.淺談如何做好辦公室行政管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（11）：57-58.

[3]李莉.淺談如何做好房地產(chǎn)管理檔案工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：169.