新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

李燕 李俊芳 李璐

摘 要：在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，其在一定程度上會(huì)直接決定事業(yè)單位的前行方向。檔案管理工作具有一定的綜合性特征，其包括事業(yè)單位綜合信息的收集、整合與歸納分析等內(nèi)容，因此，創(chuàng)新理念要合理應(yīng)用到檔案管理中，以提高檔案管理的工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展水平也在不斷提高，同時(shí)大數(shù)據(jù)也在快速發(fā)展。但想要保證大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)可持續(xù)發(fā)展的重視程度，還需要將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，通過(guò)這樣的方式，不僅能夠提高檔案管理工作的水平，還能夠加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量，這就需要提高對(duì)其的重視程度，并對(duì)其進(jìn)行分析和研究，確保大數(shù)據(jù)信息技術(shù)能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值，從而保障能夠?yàn)闄n案管理工作的開(kāi)展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 認(rèn)識(shí)不足

很多單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案在辦重要證件或者重大事件時(shí)才需要，因此不注重日常的檔案管理工作，致使檔案管理中存在許多問(wèn)題，比如有的單位沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理部門，這就導(dǎo)致檔案管理工作不夠細(xì)致，不能落到實(shí)處;有的單位沒(méi)有按照要求制訂相應(yīng)的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，不利于檔案的存放和利用;有的單位不重視檔案管理工作的開(kāi)展，致使很多人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，不能更好地對(duì)檔案進(jìn)行利用等等。

1.2 檔案管理模式信息化水平落后

目前，事業(yè)單位的檔案管理工作存在信息化水平較低、檔案管理模式落后的問(wèn)題。雖然事業(yè)單位也已經(jīng)將現(xiàn)代化的信息技術(shù)融入檔案管理工作，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)展，但在實(shí)際的檔案管理工作中，信息技術(shù)真實(shí)應(yīng)用范圍仍然非常有限。同時(shí)，事業(yè)單位也缺乏數(shù)字化的檔案管理相關(guān)配置，很多事業(yè)單位都存在設(shè)備配置落后，信息化工作效率較低的現(xiàn)象，在硬件方面都沒(méi)有達(dá)到日常的檔案管理工作要求。也有一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的事業(yè)單位甚至都沒(méi)有專門的檔案室或是監(jiān)視設(shè)備，最基本的數(shù)字化硬件設(shè)施都未健全，在檔案管理模式自然還是應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式，沒(méi)有現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用，不僅會(huì)使事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量得不到提升，也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生安全性和完整性的威脅。除此之外，缺乏現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段也會(huì)影響到檔案信息的收集和保存，繼而影響到檔案管理工作的執(zhí)行，檔案信息的完整性和真實(shí)性無(wú)法保障。

1.3 缺乏專業(yè)化人才

我國(guó)當(dāng)前大部分單位在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，還是會(huì)采取傳統(tǒng)管理工作的方式，這樣就會(huì)導(dǎo)致不能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，并且還缺乏專業(yè)化的處理人員，其自身的專業(yè)化水平與綜合素質(zhì)也不能夠滿足相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，從而阻礙檔案管理工作的快速發(fā)展。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

2.1 檔案管理理念創(chuàng)新

信息時(shí)代的到來(lái)給各行各業(yè)都帶來(lái)了很大的影響，因?yàn)樾畔⒌臄?shù)量在不斷增加，人們對(duì)檔案資料的需求也越來(lái)越大，所以檔案管理受到了人們的高度重視。由于檔案資料的種類非常多，因此我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，才能從眾多的檔案資源中快速地找到需要的檔案，只有運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念才可以跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。首先我們應(yīng)該做的是，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作有更加全面的了解，并且認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。根據(jù)高校的現(xiàn)實(shí)狀況來(lái)制定更加合理的工作方法，讓檔案管理工作可以落實(shí)到實(shí)處。其次要做的是，摒棄傳統(tǒng)的工作理念，將“大數(shù)據(jù)思維”充分滲透到檔案管理工作當(dāng)中，讓檔案工作的服務(wù)特性更加明顯地展現(xiàn)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理和服務(wù)方式的有效創(chuàng)新?，F(xiàn)代化社會(huì)背景下，大數(shù)據(jù)已應(yīng)用到我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯姆椒矫婷妫梢哉f(shuō)人們?nèi)粘９ぷ骱蛯W(xué)習(xí)乃至生活等都對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)有著較強(qiáng)的依賴性。因此，高校檔案管理應(yīng)注重對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分應(yīng)用，并以用戶需求為立足點(diǎn)推動(dòng)信息檔案數(shù)據(jù)多維度的整合，推動(dòng)管理運(yùn)行創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)。

2.2 管理機(jī)制創(chuàng)新

首先應(yīng)該創(chuàng)新人才機(jī)制，人才是檔案管理的重要資源，也是檔案管理工作的主體，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作又有了新的要求，其中檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)也是創(chuàng)新檔案理念的關(guān)鍵。人才機(jī)制的創(chuàng)新需要管理部門根據(jù)實(shí)際工作的發(fā)展，不斷地對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行培養(yǎng)，讓人才培養(yǎng)機(jī)制更加的完善，才能全面的提升人才的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。其次，競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的創(chuàng)新。將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制運(yùn)用到檔案管理中，讓檔案管理部門在用人管理上有更新突破，在檔案管理部門開(kāi)展一些效率競(jìng)爭(zhēng)、時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)、服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)等，來(lái)讓部門的氣氛更加的活躍，有生機(jī)，讓檔案管理人員的工作更加有積極性和主動(dòng)性，從而讓檔案管理人員的工作效率有進(jìn)一步的提升。同時(shí)，讓檔案管理人員可以更加努力的提升自己綜合素質(zhì)，有積極進(jìn)取的正確心態(tài)，最終才能被時(shí)代和社會(huì)所需要。最后的一點(diǎn)是，創(chuàng)新懲罰和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。設(shè)置檔案管理人員的考核機(jī)制，從而對(duì)檔案人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，對(duì)那些在工作中表現(xiàn)較好的或者有卓越成果的工作人員進(jìn)行及時(shí)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)那些工作狀態(tài)不佳的或者沒(méi)有責(zé)任感的工作人員進(jìn)行懲罰和督促，讓檔案管理部門的工作氛圍可以達(dá)到最佳的狀態(tài)，讓檔案管理工作可以順利并且高效率的開(kāi)展，讓檔案管理的水平有更加全面的提升。

2.3 管理方式創(chuàng)新

事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，其檔案管理工作相對(duì)繁復(fù)，所需管理人員也較多，然而其檔案大多缺乏深度利用。造成這一現(xiàn)象的主要原因，在于檔案管理的資源系統(tǒng)仍然較為落后，用戶的需求無(wú)法從根本上滿足。因此，在管理過(guò)程中要進(jìn)一步劃分，以滿足精確化服務(wù)需求。但是傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案大多是紙質(zhì)的，不可避免地存在機(jī)制落后等問(wèn)題，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式也趨向多元化發(fā)展，如視頻、音頻以及圖像都能夠成為檔案形式。檔案信息存放的科技化使手工操作逐漸減少，立卷和檢索更加方便科學(xué)，也使保管和統(tǒng)計(jì)工作節(jié)省了更多的時(shí)間，檔案存放與物質(zhì)載體的分散更讓檔案管理工作上了一個(gè)臺(tái)階。對(duì)檔案信息的進(jìn)一步檢索和傳輸要通過(guò)更加獨(dú)立的科技儲(chǔ)存形式來(lái)實(shí)現(xiàn)，就要對(duì)檔案管理信息做到更深層次的利用。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

做檔案管理工作，人才是重中之重。首先應(yīng)當(dāng)注意從內(nèi)部進(jìn)行潛力的挖掘，也就是對(duì)當(dāng)前正在從事檔案管理的人員進(jìn)行全面強(qiáng)化培訓(xùn)，或者可以從社會(huì)進(jìn)行合同制招聘的方式，讓更多具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)入到具體的工作中。同時(shí)，還必須進(jìn)行全面的檔案管理工作培訓(xùn)，在具體培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分利用當(dāng)前已經(jīng)非常成熟的“校企合作”的方式，在具體操作時(shí)，結(jié)合自身單位的特點(diǎn)，與開(kāi)設(shè)檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)校的長(zhǎng)期穩(wěn)定合作機(jī)制，確保檔案管理人員的總體水平能夠得到系統(tǒng)性、可持續(xù)性的提升。此外，還應(yīng)當(dāng)從培訓(xùn)的層面入手，通過(guò)全面培訓(xùn)來(lái)提升人員整體素養(yǎng)。

3 結(jié)語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的全新時(shí)期，加強(qiáng)檔案管理能夠有效地提升事業(yè)單位工作的真實(shí)性和有效性，因此，事業(yè)單位首先要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，再結(jié)合信息化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化的檔案管理工作，并加強(qiáng)高素質(zhì)的檔案管理人才的培訓(xùn)，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式，不斷推動(dòng)事業(yè)單位的改革和發(fā)展。

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