檔案檢索工具功能的局限性及改進(jìn)方法探析

韓麗麗

摘 要：隨著社會(huì)主義事業(yè)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增長(zhǎng)，其內(nèi)容和形式也發(fā)生著變化。在不同的時(shí)間和空間，人們利用檔案的目的和要求各異，只靠一、二種檢索工具還難以滿足利用者，從不同角度來(lái)利用檔案的需要。為此，文章主要就檔案檢索工具功能的局限性及改進(jìn)方法進(jìn)行了分析，以供廣大同仁研究探討。

關(guān)鍵詞：檔案檢索工具;功能;局限性;改進(jìn)方法

檔案檢索工具是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和查找利用的一種工具。它既存貯著館藏檔案的內(nèi)容和成分，又具有提供檔案線索和報(bào)道檔案信息的功能。這種檢索工具，它能幫助我們迅速、準(zhǔn)確地查找到所需的檔案，是我們提供檔案利用的必要工具。

1 檔案檢索工具的主要類(lèi)型

1.1 案卷目錄

案卷目錄是檔案館最基本、數(shù)量最多的檢索工具。它是以館藏檔案全宗為單位，并經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，逐卷登記造冊(cè)備查的一種目錄工具。

現(xiàn)階段，各級(jí)各類(lèi)檔案館仍依靠它對(duì)檔案管理和檢索。但是，需要注意開(kāi)放檔案與未開(kāi)放檔案目錄的管理與使用，以免造成未開(kāi)放檔案使用失泄密，危急國(guó)家安全與利益。筆者以為，案卷目錄使用原則是：新中國(guó)成立后檔案按解密劃控規(guī)定，凡不屬于控制使用范圍內(nèi)的檔案均列為開(kāi)放范圍，可以開(kāi)放使用;凡列入控制使用范圍的檔案均不得向利用者開(kāi)放使用。新中國(guó)成立前檔案除革命歷史檔案外均可向社會(huì)開(kāi)放。簡(jiǎn)言之，除控制使用范圍檔案和革命歷史檔案以外的檔案，均可向利用者開(kāi)放案卷目錄查找檔案，以最大化發(fā)揮檔案的作用。

1.2 卡片式檢索工具

卡片式檢索工具發(fā)展到今天，仍發(fā)揮著自己應(yīng)有的檢索作用，是檔案發(fā)揮作用的重要檢索工具之一。卡片式檢索工具種類(lèi)繁多，按其詳細(xì)程度可分為案卷級(jí)和文件級(jí)（包括人物卡片）兩種。案卷級(jí)卡片檢索內(nèi)容因同于案卷目錄，一般情況下不予編制，往往用于較特殊載體檔案的檢索。文件級(jí)卡片在著錄中是以一份文件為著錄對(duì)象進(jìn)行著錄，信息檢索準(zhǔn)確程度高，得以普遍使用。同時(shí)，它還具有數(shù)字化檢索體系建設(shè)基礎(chǔ)之功能。這種功能表現(xiàn)在：卡片上各種檢索信息內(nèi)容都可轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案館建設(shè)所要采集的信息，從而提高數(shù)字化檔案館建設(shè)的速度。

1.3 專(zhuān)題目錄和各種索引

這種檢索工具具有社會(huì)歷史發(fā)展階段的痕跡，適宜范圍很廣，靈活性強(qiáng)，是為適應(yīng)當(dāng)時(shí)黨和國(guó)家及社會(huì)需要而編寫(xiě)的一些開(kāi)放的專(zhuān)題目錄索引。例如，20世紀(jì)80年代為適應(yīng)當(dāng)時(shí)全國(guó)編史修志高潮，各地檔案館大多編制了適應(yīng)本地區(qū)編史修志需要的專(zhuān)題目錄索引，使檔案的作用得以發(fā)揮，取得了顯著的社會(huì)效益，檔案工作得到了全社會(huì)的重視和支持。現(xiàn)階段為適應(yīng)關(guān)注民生、服務(wù)民生工作的需要，不少檔案館編寫(xiě)了有關(guān)民生方面的專(zhuān)題目錄索引，向各級(jí)黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)各界提供檔案信息服務(wù)。

1.4 其他檢索工具

1）全宗介紹。是以文章敘述的形式介紹和提示檔案館所保存的某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種檢索工具。它是編輯檔案館指南的基礎(chǔ)。2）檔案館指南。它是全面概述和提示檔案館館藏檔案全宗數(shù)量及各全宗檔案種類(lèi)與內(nèi)容的一種檢索工具。此外，還有館藏全宗名冊(cè)、案卷目錄登記簿、全宗組織結(jié)構(gòu)索引等檢索工具。

1.5 計(jì)算機(jī)檢索工具

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)以無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)滲透到了各行各業(yè)。如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)具有的數(shù)據(jù)信息處理功能應(yīng)用到檔案提供利用工作中，將大幅度提高檔案館提供利用工作的效率和質(zhì)量，取得顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。實(shí)踐證明，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)檢索檔案，可以大幅度縮短查找檔案的時(shí)間，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，較短時(shí)間內(nèi)查找齊全與利用目的相關(guān)的檔案材料。由于檢索速度快，搜尋內(nèi)容準(zhǔn)，利用效果必然就好。

2 檔案檢索工具功能的局限性

1）可檢索利用范圍狹窄，直接影響檔案作用發(fā)揮。實(shí)踐證明了一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，那就是檔案的有效利用率正逐年下降，檔案的作用得不到有效地發(fā)揮出來(lái)，一定程度上制約了檔案工作的開(kāi)展。糾其原因，無(wú)外乎歷史原因和現(xiàn)時(shí)原因。盡管如此，我們也要堅(jiān)定地走下去，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案檢索計(jì)算機(jī)化。

2）社會(huì)對(duì)檔案檢索工具的認(rèn)識(shí)程度差。據(jù)調(diào)查，人們對(duì)查找檔案內(nèi)容途徑幾乎一無(wú)所知，就更談不上對(duì)各種檢索工具的功能、用途的認(rèn)知和使用。

3）檔案服務(wù)方式落后。目前，檔案的服務(wù)方式只能依托現(xiàn)有的檢索工具，還局限在“你來(lái)我查，你問(wèn)我答”的被動(dòng)服務(wù)方式，缺乏現(xiàn)代化快速查找提供利用的氛圍。

3 檔案檢索工具功能的改進(jìn)方法

3.1 檔案檢索工具工作理論要發(fā)展，對(duì)其認(rèn)識(shí)要進(jìn)一步提高

檔案檢索工具是記錄、報(bào)道、查找檔案材料的手段，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的工具，是揭示館（室）藏的重要手段，檔案館（室）的各項(xiàng)工作就是正確處理“藏”與“用”的關(guān)系，收藏的終極目的是供人們使用。檔案館（室）通過(guò)收集工作，把檔案集中保存起來(lái)，但檔案不能自動(dòng)發(fā)揮作用造福于人類(lèi)。自古以來(lái)，由于檔案工作的政治屬性和一定的保密要求，檔案館（室）被視為禁區(qū)，究竟保存著什么樣的檔案材料，外界無(wú)法知道，更談不上去利用。在社會(huì)主義國(guó)家，檔案是人民共有的文化財(cái)富。機(jī)關(guān)檔案室保存的檔案供機(jī)關(guān)用;檔案館保存的檔案，可向社會(huì)開(kāi)放供人民大眾用。為了讓各行各業(yè)的工作人員和人民群眾了解檔案館（室），存些什么檔案，價(jià)值如何，有無(wú)自己所需要的檔案材料，并能把所需檔案從茫茫的檔案海洋中迅速準(zhǔn)確地查找出來(lái)，這就需要借助檢索工具幫助利用者打開(kāi)檔案館（室）（庫(kù)）的大門(mén)，溝通檔案材料與利用者和檔案人員之間的聯(lián)系。檢索工具對(duì)已入藏的檔案信息進(jìn)行加工和形態(tài)上的轉(zhuǎn)換將館藏縮影展現(xiàn)在人們的面前，只要掌握了使用方法，就能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最少的精力，從數(shù)量浩瀚的檔案中，順利地提取和輸出所需要的檔案信息，因此，強(qiáng)化檔案檢索工具，加大其工作力度，確是檢索工具工作的當(dāng)務(wù)之急。

3.2 檔案檢索工具工作的思路要開(kāi)拓，檢索工具工作的力度要加大

首先，檢索工作要從單一型的低層次開(kāi)發(fā)，逐步向多元化的高水平發(fā)展，要改善檢索工具工作的條件，敢于運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)手段，及時(shí)、有效地實(shí)施開(kāi)發(fā)，縮短加工時(shí)間與傳遞時(shí)差，提高利用的時(shí)效，同時(shí)，還要充分運(yùn)用現(xiàn)代通訊技術(shù)，加強(qiáng)館（室）之間檔案檢索工具的交流，擴(kuò)大館際間實(shí)現(xiàn)情報(bào)交流，資源共享，又能幫助各館工作人員擴(kuò)大視野，掌握和了解各館之間館藏和開(kāi)放檔案情況，有利于檔案工作人員做好咨詢服務(wù)工作，當(dāng)好利用者的參謀， 檔案館之間由于信息渠道暢通，可以通過(guò)提供重份檔案，相互復(fù)制等方式互通有無(wú)，對(duì)于豐富館藏，提高服務(wù)質(zhì)量，均有積極意義。

其次，檢索迅速準(zhǔn)確。檔案檢索效率和質(zhì)量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有較高的查全率。所謂迅速，是指導(dǎo)面對(duì)堆積如山的檔案材料，無(wú)論利用者以何種方式或角度索要都能及時(shí)查出，這就要求檢索工具種類(lèi)適當(dāng)，職能劃分正確，組織合理，排列有序、結(jié)構(gòu)性能好，方便查找，所謂準(zhǔn)確，是指凡利用者要求提供的檔案材料，一查就能查到，并能及時(shí)提供出來(lái)，如果沒(méi)有也能肯定答復(fù)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，把漏檢與誤檢降低至最低限度，這在很大程度上取決于檢索工具對(duì)檔案內(nèi)容和外形特征的著錄與標(biāo)引的質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案檢索工具工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、研究性很強(qiáng)的工作，該工作對(duì)于現(xiàn)代檔案事業(yè)的進(jìn)程和發(fā)展都具有至關(guān)重要的作用。

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