檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建初探

趙穎

摘 要：檔案管理工作是對檔案信息進行管理并提供服務(wù)。在檔案管理工作中通過規(guī)范化、標準化的管理能夠有效地提升檔案管理的水平和質(zhì)量，更好的發(fā)揮檔案的憑證價值和參考價值，服務(wù)新時代經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的要求和目標。本文對檔案規(guī)范化管理體系的構(gòu)建進行初步的探討，并結(jié)合工作實踐提出建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案規(guī)范化;檔案管理體系

1 檔案管理工作

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。

檔案管理工作的內(nèi)容是檔案的本身，檔案工作的課題是檔案的查閱者、使用者，服務(wù)的根本是對檔案進行收集、整理、鑒別、收藏、開發(fā)利用。檔案管理水平與質(zhì)量與社會對于檔案文獻資料的憑證價值與參考價值應(yīng)呈現(xiàn)同向正比增長趨勢。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

檔案管理工作是對于本部門、本行業(yè)的文獻進行管理的工作，同時也是為檔案利用者提供服務(wù)的工作，更為重要的是檔案中的文獻內(nèi)容決定了檔案工作的政治性。檔案管理工作是在經(jīng)濟社會發(fā)展過程中對各類文獻的收集、整理以及使用的管理工作。同時，應(yīng)當看到檔案管理工作不是一項單獨的社會管理工作，是依托于經(jīng)濟社會發(fā)展，作為經(jīng)濟社會發(fā)展的重要組成部分。檔案信息資源所提供的文獻查閱、檔案編研、檔案信息資源開發(fā)利用等工作是檔案管理工作服務(wù)屬性的具體體現(xiàn)。

2 檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建

檔案管理工作內(nèi)容眾多、環(huán)節(jié)復(fù)雜，因此構(gòu)建規(guī)范化的管理體系和標準能夠有效地提升檔案管理的效率，保障檔案安全，更好的發(fā)揮檔案信息資源對于經(jīng)濟社會發(fā)展各個領(lǐng)域的決策支持作用。在檔案規(guī)范化管理體系的構(gòu)建上應(yīng)從檔案管理規(guī)劃、檔案管理的制度、檔案管理的崗位設(shè)定與職責明確、檔案管理的流程規(guī)范、檔案管理的標準化、檔案信息安全、檔案管理的監(jiān)督、檔案管理的評價等多個方面共同構(gòu)建檔案規(guī)范化管理體系。具體而言，一是檔案規(guī)范化管理的發(fā)展規(guī)劃制定與實施。檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)是有明確的指導(dǎo)思想、基本原則、發(fā)展方向、重點工作、保障措施等，通過檔案發(fā)展規(guī)劃能夠較好地明確工作目標、工作職責和工作任務(wù)。因此，在檔案規(guī)范化管理工作中首先應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)劃，在規(guī)劃的周期上可以是短期，也可以是中長期，通過規(guī)劃引導(dǎo)檔案規(guī)范化管理。二是的檔案規(guī)范化管理的制度健全與完善。檔案規(guī)范化管理的前提是有合法合規(guī)的制度保障，在制度健全與完善中應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行相應(yīng)制度的制定。三是檔案規(guī)范化管理的崗位設(shè)定與職責明確。檔案管理工作涉及檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案使用等環(huán)節(jié)，對于每個環(huán)節(jié)而言明確崗位職責能夠較好的實現(xiàn)規(guī)范化管理。四是檔案規(guī)范化管理的流程梳理與再造。檔案管理環(huán)節(jié)眾多決定了檔案管理工作流程必須通暢、合理，通過流程規(guī)范化管理能夠提升檔案管理的效率和穩(wěn)定性。因此，在檔案規(guī)范化管理過程中應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理流程進行梳理，對不合理的流程進行再造，形成能夠最大限度提升工作效率、保障工作質(zhì)量的檔案管理流程。五是檔案規(guī)范化管理的指標選取與標準化。當前，檔案管理工作不單是簡單的對于檔案保管，更為重要的是發(fā)揮檔案信息資源對于經(jīng)濟社會的決策支持作用。因此，在檔案規(guī)范化管理工作中應(yīng)對檔案管理的指標進行篩選，同時按照檔案管理的一般規(guī)律進行標準化制定，形成行業(yè)之間以及區(qū)域之間互通互聯(lián)、共建共享的檔案管理體系。六是檔案規(guī)范化管理的信息安全。檔案管理工作中涉及個人信息、組織信息等非公開檔案信息。因此，在檔案管理工作中應(yīng)嚴格按照國家法律法規(guī)保障檔案信息安全，通過制度、管理、監(jiān)督等多種手段保障檔案信息安全。七是檔案規(guī)范化管理的監(jiān)督。監(jiān)督是有效提升檔案管理效率和質(zhì)量的途徑。在檔案規(guī)范化管理的監(jiān)督工作中應(yīng)將自身監(jiān)督與外部監(jiān)督相結(jié)合，保證和提升檔案管理的水平和質(zhì)量。八是檔案規(guī)范化管理的評價與改進。檔案管理工作應(yīng)在一定時間節(jié)點或一定工作任務(wù)結(jié)束的時候進行動態(tài)評價，并將評價的結(jié)果及時反饋給工作人員，依據(jù)評價的意見進行規(guī)范化、管理實踐方面的改進，不斷提升檔案管理的質(zhì)量。

3 檔案規(guī)范化管理建議

檔案規(guī)范化管理的建立與實施是提升檔案管理工作水平和質(zhì)量的有效途徑，通過檔案管理規(guī)劃、檔案管理的制度、檔案管理的崗位設(shè)定與職責明確、檔案管理的流程規(guī)范、檔案管理的標準化、檔案信息安全、檔案管理的監(jiān)督、檔案管理的評價等共同構(gòu)建的規(guī)范化管理能夠較好地實現(xiàn)檔案管理服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的目標和要求。在檔案規(guī)范化管理工作中，結(jié)合工作實踐，提出以下三個方面的工作建議。一是加強政治理論及檔案管理理論的學(xué)習(xí)，以先進的理論促進檔案管理工作的實踐。隨著新時代經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的總體目標和要求，對經(jīng)濟社會發(fā)展的各行各業(yè)都提出了新的要求，政治理論學(xué)習(xí)能夠引導(dǎo)各項工作高質(zhì)量地開展。因此，進行檔案規(guī)范化管理的首要任務(wù)是不斷加強政治理論學(xué)習(xí)，提高政治站位，以新時代中國特色社會主義理論來指導(dǎo)檔案管理與服務(wù)工作。同時，隨著檔案管理工作的高質(zhì)量開展，在檔案管理理論的研究上也不斷深入，因此作為檔案管理工作者也應(yīng)不斷加強檔案管理新理論、新理念的學(xué)習(xí)，以檔案管理創(chuàng)新理論提升具體工作的水平和質(zhì)量。二是不斷提升專業(yè)技術(shù)能力和綜合素養(yǎng)。檔案管理工作對工作人員的專業(yè)技術(shù)能力要求較高，同時由于檔案涉及人事、組織、管理等多方面內(nèi)容，對檔案信息安全也有著較高的要求，這就要求檔案管理工作人員必須具備較強的法律意識和信息安全意識。因此，在檔案管理實踐工作中應(yīng)不斷通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)提升專業(yè)技術(shù)能力和綜合素養(yǎng)。三是善于學(xué)習(xí)和應(yīng)用不斷發(fā)展的信息技術(shù)所帶來的新科技、新成果。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了更多的輔助技術(shù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢，能夠提升檔案管理的效率、安全和質(zhì)量。因此，應(yīng)不斷學(xué)習(xí)并善于將信息技術(shù)與檔案管理工作實踐進行深度融合，提升檔案管理服務(wù)工作的水平和質(zhì)量。

參考文獻

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