淺析國(guó)企合同管理信息化建設(shè)問題

魏麟

國(guó)企大量的業(yè)務(wù)決定了其會(huì)簽訂很多合同，這些合同在查詢、分析過程中存在很大難度。而當(dāng)前大部分國(guó)企對(duì)于合同管理系統(tǒng)的需求并未進(jìn)行深入論證，尚未構(gòu)建起相應(yīng)的信息系統(tǒng)，由此也就制約著國(guó)企的運(yùn)作質(zhì)量和效率，阻礙其長(zhǎng)期發(fā)展。本文首先闡述了國(guó)企合同管理信息化的必要性，結(jié)合該類企業(yè)的具體特征，總結(jié)了其信息化建設(shè)的方案，希望能夠?yàn)閲?guó)企合同管理信息化建設(shè)提供參考依據(jù)。

近年來，計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)取得巨大進(jìn)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)成國(guó)企提高管理質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)自身超越的重要因素。國(guó)企由于具有特殊的性質(zhì)，其一是擔(dān)負(fù)為國(guó)家開展科研攻關(guān)的重任，把握科技發(fā)展的導(dǎo)向;其二還承擔(dān)著一定的社會(huì)責(zé)任，開展一系列民生相關(guān)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。伴隨國(guó)企規(guī)模日益擴(kuò)大，會(huì)形很多合同，合同管理成為國(guó)企的重要工作之一，新形勢(shì)下，國(guó)企亟需在合同管理中引入信息化技術(shù)手段，以進(jìn)一步提高合同管理的效率。

一、國(guó)企構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)的必要性

企業(yè)信息化建設(shè)即指企業(yè)引入計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，來開發(fā)和實(shí)現(xiàn)自身所需的信息系統(tǒng)，提高自身的經(jīng)營(yíng)效率，減小面臨的風(fēng)險(xiǎn)以及成本，改善管理水平，為提高收益、推動(dòng)自身長(zhǎng)期健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

國(guó)企在經(jīng)營(yíng)運(yùn)作過程中形成了許多合同，包括采購(gòu)、研制、營(yíng)銷等方面的合同，其貫穿于國(guó)企生產(chǎn)以及研發(fā)的很多方面，以往的人工方法比較落后，工作效率不高，同時(shí)易于發(fā)生合同丟失現(xiàn)象，無法滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。所以，今后應(yīng)采用先進(jìn)的信息化方法，圍繞采購(gòu)、營(yíng)銷以及科研，同時(shí)兼顧內(nèi)控要求，建立起與企業(yè)其它有關(guān)系統(tǒng)相結(jié)合的合同管理系統(tǒng)，利用該平臺(tái)來搜集、整理、保存及管理自身的合同信息。本文根據(jù)國(guó)企的實(shí)際特點(diǎn)，初步研究了構(gòu)建國(guó)企合同管理信息系統(tǒng)的思路。

二、合同管理信息系統(tǒng)功能構(gòu)想

通過構(gòu)建國(guó)有企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)收付款合同全壽命周期管理的電子化、流程化，并初步具備合同管理工作的在線流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)、分析功能，以達(dá)到內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門信息共享，提升管理水平和管理效率。

（一）系統(tǒng)包括的主要業(yè)務(wù)

1.國(guó)企所有收款合同，主要涉及到以下幾方面內(nèi)容：提供科研、預(yù)研、裝備產(chǎn)品及服務(wù)等。

2.國(guó)企所有付款合同，主要涉及到以下幾方面內(nèi)容：加工服務(wù)外協(xié)外包、科研生產(chǎn)物資采購(gòu)等。

（二）功能設(shè)計(jì)

1.收款合同管理功能主要包含以下幾方面：從合同評(píng)審/登記出發(fā)，囊括合同登記、合同臺(tái)賬、變更、執(zhí)行、歸檔、客戶管理等相關(guān)功能。

2.付款合同管理功能主要包含以下幾方面：從合同簽訂出發(fā)，囊括合同范本管理、審簽、臺(tái)賬、變更、驗(yàn)收付款等相關(guān)功能。

利用構(gòu)建該平臺(tái)，能夠在很大程度上提高付款合同管理的規(guī)范化水平，可以對(duì)付款合同全程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督、管理;另一方面，還能夠及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)其必要信息資料進(jìn)行采集，從信息資料的層面為項(xiàng)目計(jì)劃、立項(xiàng)、研發(fā)生產(chǎn)等業(yè)務(wù)過程提供強(qiáng)有力的支撐。

（三）操作人員授權(quán)

按照國(guó)企的特殊性質(zhì)，結(jié)合其內(nèi)控要求，在信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中，還要根據(jù)操作者的職責(zé)授予相應(yīng)的權(quán)限，即做好授權(quán)管理工作，為該系統(tǒng)順利發(fā)揮作用做好鋪墊，確保數(shù)據(jù)資料的安全性，切實(shí)發(fā)揮其效益。

三、業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)合同資金的流向進(jìn)行劃分，國(guó)企的所有經(jīng)濟(jì)合同主要包括以下兩種類型：收、付款合同，接下來本文主要按照上述兩種類型的業(yè)務(wù)需求，詳細(xì)分析兩者的模塊設(shè)計(jì)。

（一）收款合同管理業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)

收款合同管理包括客戶、基礎(chǔ)信息、歸檔等過程的在線監(jiān)控，同時(shí)還包括為滿足國(guó)企需要所進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)分析。詳細(xì)功能如下：

1.基礎(chǔ)信息管理。該模塊功能：合同類型、性質(zhì)警告等相關(guān)信息的維護(hù)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理合同通用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提高管理工作的規(guī)范化程度。

2.客戶信息管理。這一模塊功能：客戶信息、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)數(shù)據(jù)資料的維護(hù)，確保國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)掌握顧客的資信情況，為有效預(yù)防合作伙伴的履約風(fēng)險(xiǎn)提供保障。

3.合同范本管理。該模塊功能：合同范本導(dǎo)入導(dǎo)出、新建、分類管理等相關(guān)功能，以更加有效、規(guī)范的管理合同范本，其中擁有統(tǒng)一的模板庫(kù)，不僅如此，在各種合同下還能夠與若干個(gè)范本相關(guān)聯(lián)。

4.合同起草管理。其主要包括以下幾方面功能：合同基本信息的自動(dòng)提取、合同補(bǔ)錄等相關(guān)功能，為進(jìn)一步改善該項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率奠定了基礎(chǔ)。

5.合同評(píng)審管理。具體來說，合同評(píng)審支持以下兩種模式：在線評(píng)審信息和線下評(píng)審結(jié)果信息登記。

按照合同管理要求開發(fā)出若干個(gè)線上評(píng)審流程，操作人員能夠按照合同內(nèi)容找到與之相匹配的流程，在此基礎(chǔ)上，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)審批節(jié)點(diǎn)的在線跟蹤，以便他們及時(shí)掌握審批的進(jìn)程。審批人扮演的角色是審查合同信息、技術(shù)內(nèi)容等方面形成自己的意見;倘若審核不通過，此時(shí)就會(huì)自動(dòng)退回承辦人，再次進(jìn)行操作。

6.合同簽訂管理。系統(tǒng)按照審批通過的合同，根據(jù)企業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)授予相應(yīng)的編號(hào)，并且還具有外來合同編號(hào)手工錄入功能。將那些賦予編號(hào)的合同，將其文本導(dǎo)出（具備相應(yīng)的防偽標(biāo)志），然后將紙質(zhì)版材料打印出來，接著需要進(jìn)行蓋章簽字等流程，最后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)掃描合同簽署頁并上傳。

7.合同履行管理。對(duì)合同履行相關(guān)的每一個(gè)事項(xiàng)產(chǎn)生的信息進(jìn)行登記管理，該模塊還能夠保留那些變更作廢的合同，能夠查詢相關(guān)歷史記錄。除此之外，還能夠與國(guó)有企業(yè)的財(cái)物系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)開發(fā)票以及合同到款等相關(guān)信息資料的充分共享，為更好地執(zhí)行國(guó)企的回款計(jì)劃提供方便。與此同時(shí)該模塊還擁有線下數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能。

8.合同歸檔管理。承辦人負(fù)責(zé)甄別國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)以及科研、營(yíng)銷等各個(gè)環(huán)節(jié)的合同，通過手動(dòng)的方式對(duì)它們進(jìn)行歸檔，然后認(rèn)真完成歸檔信息的填寫工作，把相關(guān)資料錄入到檔案管理系統(tǒng)中，為將來國(guó)企對(duì)合同的全程查詢提供有力條件。

9.合同查詢、統(tǒng)計(jì)分析。按照管理需要，國(guó)有企業(yè)有關(guān)管理者以及職工能夠在自己的權(quán)限之內(nèi)查詢合同，瀏覽甚至復(fù)印其文本，了解合同內(nèi)容。另一方面，也能夠通過各種查詢功能，對(duì)國(guó)有企業(yè)全部合同狀態(tài)信息進(jìn)行查詢，對(duì)其具體落實(shí)狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控。通過各項(xiàng)功能來統(tǒng)計(jì)分析合同數(shù)量與金額，整理之后，研究其趨勢(shì);不僅如此，該模塊還具有導(dǎo)出、打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果等功能。

（二）付款合同管理業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)

該模塊包含以下幾個(gè)子模塊：供應(yīng)商信息管理、基礎(chǔ)信息管理、合同范本、起草、審批、簽訂管理等。為防止系統(tǒng)的重復(fù)建設(shè)造成不必要的浪費(fèi)，第一個(gè)子模塊能夠與國(guó)有企業(yè)的物流管理系統(tǒng)信息共享。其它子模塊與上文中闡述的收款合同管理大致相同，在此不再進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

四、集成思路

為進(jìn)一步提升該系統(tǒng)的效益，最大限度地發(fā)揮出它的作用，國(guó)有企業(yè)在構(gòu)建該信息系統(tǒng)過程中，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)嘏c其它系統(tǒng)信息共享，進(jìn)一步提高學(xué)習(xí)系統(tǒng)的集成度，互聯(lián)互通。集成的思路包括以下幾方面：與單位門戶系統(tǒng)集成，共享其中人員信息、組織機(jī)構(gòu)情況，實(shí)現(xiàn)賬戶統(tǒng)一管理、單點(diǎn)登錄管理。與主數(shù)據(jù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目管理信息的有效共享。與物流系統(tǒng)集成，共享采購(gòu)訂單等數(shù)據(jù)資料。與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，共享合同收付款結(jié)果信息，作為合同履行數(shù)據(jù)等等。另外，還應(yīng)兼顧國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，應(yīng)具有與其它業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口功能。

五、結(jié)語

國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作過程中會(huì)形成大量的合同，合同管理質(zhì)量的優(yōu)劣在很大程度上決定著國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展，因此，國(guó)企在今后應(yīng)當(dāng)充分利用好信息技術(shù)，構(gòu)建科學(xué)合理的合同管理信息系統(tǒng)，以確保提高管理效率。（作者單位：西山煤電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司設(shè)備租賃分公司）