簡析如何做好新形勢下的交通工程建設(shè)檔案管理

高艷梅

摘 要：交通工程建設(shè)檔案管理是整個交通工程的重要組成部分，其對工程的運行、維護以及管理都有著非常重要的意義。良好的檔案管理工作可以為工程建設(shè)提供一定指導，更是工程建設(shè)科學研究的重要資料。近年來，隨著交通工程建設(shè)檔案信息不斷加大，對檔案管理工作提出了更高的要求。工程項目管理人員一定要加強相關(guān)方面內(nèi)的重視，保障檔案管理工作質(zhì)量，從而促使整個工程項目質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：新形勢;交通工程建設(shè);檔案管理

1 新形勢下交通工程建設(shè)檔案管理的重要性

整個交通工程項目建設(shè)前、建設(shè)過程以及成果都需要檔案進行記錄，所以做好項目工程的檔案管理工作有著非常重要的作用。工程研究都需要依靠檔案信息進行，并且這些信息資料也將成為工程后期維護以及運行的重要依據(jù)。一旦交通工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，則可以依據(jù)檔案資料明確責任。同時能及時查清問題所在，通過有效的措施降低經(jīng)濟損失。交通工程準備階段、審批階段、施工階段以及竣工階段的資料信息都屬于交通工程建設(shè)檔案內(nèi)容，因此可以說交通工程的所有資料信息都包含在檔案內(nèi)容中，其對于整個工程項目的重要性不言而喻。但是在交通工程建設(shè)檔案管理中還存在不同形式的問題，如果管理不慎導致資料丟失，會造成很多不必要的麻煩，項目工程質(zhì)量也會因此受到懷疑。因此，新形勢下一定要做好交通工程建設(shè)檔案管理工作，從而全面提升整個項目工程質(zhì)量。

2 交通工程建設(shè)檔案管理工作中存在的問題

2.1 工程負責人員缺乏對檔案管理工作的重視

很多交通工程負責人員對檔案管理工作并沒有形成正確的認知，認為檔案管理工作對整個工程進度以及質(zhì)量影響較小，所以并未予以檔案管理工作應(yīng)有的重視，導致檔案管理人員并未正確對待工作。在缺乏有效監(jiān)督的情況下，檔案管理質(zhì)量很難得到保障。在新形勢下，交通工程建設(shè)檔案信息量不斷加大，如果只靠人工管理，很容易出現(xiàn)信息丟失、遺漏情況。因此需要將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，這樣才能提升檔案管理效率，保障檔案信息成為工程項目后期運行的可靠資料。但是由于工程負責人員未給予足夠的重視，導致檔案管理設(shè)備落后，或者是未能定期檢查設(shè)備功能，導致無法處理大量信息，影響到檔案資料的可靠性。

2.2 缺乏完善的制度保障

想要提升工作質(zhì)量，就一定需要完善的規(guī)章制度做保障。在缺乏制度約束時，往往會造成工作人員不負責任的情況，最終導致工作質(zhì)量不高。但是在實際的交通工程項目建設(shè)過程中，檔案管理是最容易被忽視的一個環(huán)節(jié)。由于該項工作內(nèi)容與整個項目工程缺乏直接的聯(lián)系，往往是以資料參考的形式提供給工程項目幫助，所以檔案管理工作在一定程度上會受到忽視。這也就導致檔案管理制度不完善，缺乏硬性的制度約束，可能導致工作人員敷衍工作，無法高質(zhì)量地做好檔案管理。就算在檔案管理工作中出現(xiàn)問題，但是對項目工程的影響較小，所以往往會被人們所忽視。但是一旦工程后期出現(xiàn)問題，就會發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的重要性。但是由于缺乏制度保障，在前期沒有進行高質(zhì)量的檔案管理工作，工程后期出現(xiàn)問題后也就沒有可以信賴的信息資料可以參考。

2.3 檔案管理人員缺乏專業(yè)的綜合素養(yǎng)

很多交通工程建設(shè)檔案管理，往往會臨時從其他部門抽調(diào)人員進行檔案管理。這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，在收集、整理信息時很容易出現(xiàn)信息丟失情況。并且在歸檔時缺乏規(guī)范性，在后期資料查找時會耗費大量精力。抽調(diào)人員除了完成檔案管理工作外，還可能要進行本職工作，這會分散他們的注意力，進一步降低工作質(zhì)量。并且部分人員責任意識不強，認為這不是自己的本職工作，所以在進行檔案管理時敷衍了事，很容易產(chǎn)生工作失誤。此外，部分從事檔案管理工作的人員缺乏專業(yè)的計算機技能，在使用電腦進行信息錄入時很容易出現(xiàn)錯誤。這些人員雖然具備了檔案管理的知識，但是沒有與時俱進，無法正確地采用信息技術(shù)進行檔案管理，影響到檔案管理的質(zhì)量和效率。

3 新形勢下做好交通工程建設(shè)檔案管理的方法

3.1 提升工程項目負責人對檔案管理工作的重視

要做好交通工程檔案管理工作，提升檔案管理水平，首先應(yīng)當提升項目工程負責人的重視程度，通過有效的措施為檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。當領(lǐng)導人員提升檔案管理工作的重視程度后，檔案管理人員也會樹立端正的態(tài)度，投入到檔案管理工作中。面對日益繁多的資料信息，項目負責人還應(yīng)當加大投資，將信息技術(shù)與檔案管理融合在一起，采取現(xiàn)代化的檔案管理模式，以提升管理工作的質(zhì)量和水平?，F(xiàn)如今，信息技術(shù)在各行各業(yè)中的良好表現(xiàn)反映出其在信息處理方面的優(yōu)勢，通過將檔案資料信息數(shù)字化可以降低文件資料丟失率，在節(jié)省管理人力的同時還能提升管理效率。所以工程項目負責人一定要購置先進的技術(shù)設(shè)備，并定期檢查設(shè)備功能是否正常，從而提升檔案管理效率。

3.2 建立完善的制度體系

完善的制度體系可以有效提升交通工程建設(shè)檔案管理質(zhì)量，在制度約束下，檔案管理人員會不斷規(guī)范自身的行為，從而做好檔案管理工作。同時完善的規(guī)章制度還能促使檔案管理人員工作責任心的不斷提升，將檔案管理結(jié)果與工作績效相關(guān)聯(lián)，確保檔案管理人員可以高質(zhì)量地完成工作。如果檔案管理人員工作質(zhì)量較高，可以給予適當?shù)莫劷?，通過薪水激勵所有人員更好地完成自身工作。如果發(fā)現(xiàn)信息遺漏、丟失，進行一定的懲罰，合理利用正、負強化促使檔案管理工作質(zhì)量提升。此外，項目工程還可以成立專門的督查小組，定期對檔案管理工作內(nèi)容進行檢查，了解檔案管理人員的工作進程，保障檔案管理人員在督查小組的監(jiān)督下更好地完成工作。

3.3 提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

高素質(zhì)的檔案管理隊伍可以產(chǎn)生高水平的交通工程建設(shè)檔案管理效果，所以項目工程應(yīng)當提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，給予檔案管理人員更多的培訓機會，讓檔案管理人員可以對先進的理論技術(shù)和實踐操作技能進行學習。一定要避免臨時抽調(diào)人員進行檔案管理的情況，讓具有專業(yè)素養(yǎng)的人員進行檔案管理工作。此外，還應(yīng)當面向社會招聘綜合素養(yǎng)較高的檔案管理人員，這些人員具備現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，可以高質(zhì)量地完成自身工作。同時可以對周圍人員產(chǎn)生影響，幫助他們提升檔案管理水平，從而建設(shè)一支高水平的檔案管理隊伍，促使交通工程建設(shè)檔案管理質(zhì)量不斷提升。

4 討論

新形勢下，交通工程建設(shè)檔案管理工作的重要性愈發(fā)重要。但是在實際工作中，由于項目工程負責人的不重視，沒有制定規(guī)范化的制度以及檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)欠缺導致交通工程建設(shè)檔案管理效果較差，無法成為項目工程研究的重要資料。因此項目工程負責人應(yīng)當提高重視程度，通過充足的資金投入實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。同時制定完善的制度體系，保障檔案管理人員在制度的約束下高水平的完成自己的工作。此外，還應(yīng)當建設(shè)一支高水平的檔案管理隊伍，保障檔案管理工作深入開展。從而使得檔案信息成工程后期維護、運行的重要依據(jù)，促進交通工程建設(shè)行業(yè)更好的發(fā)展。

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