動態(tài)匯總數(shù)據(jù)混亂的多工作表

王志軍

最近在工作中遇到一個比較尷尬的問題，如圖1所示，這里的樣例數(shù)據(jù)是某品牌的商品在不同區(qū)域的銷售記錄，但數(shù)據(jù)很不規(guī)范，各個工作表中各列的分布順序并不相同，甚至某些列的數(shù)據(jù)與其他工作表完全不同，該如何完成匯總操作呢？由于實際的源數(shù)據(jù)非常大，而且時常會進行更新，手工匯總并不合適。

這里以Excel 2019版本為例，介紹動態(tài)合并的操作步驟：

第1步：新建匯總表

新建一個工作表，重命名為“匯總表”，當然也可以取其他的名稱。

第2步：加載數(shù)據(jù)

選擇任意一個數(shù)據(jù)單元格，切換到“數(shù)據(jù)”選項卡，在“獲取和轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)”功能組中依次選擇“獲取數(shù)據(jù)→來自文件→從工作簿”，建立連接之后會打開“導(dǎo)航器”窗口，單擊左側(cè)的工作簿名稱，然后點擊右下角的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)”按鈕，將數(shù)據(jù)加載到數(shù)據(jù)查詢編輯器，此時可以看到如圖2所示的編輯器界面。

需要提醒的是，原來的樣例工作簿只有3個數(shù)據(jù)表和1個新創(chuàng)建的匯總表，但這里會增加幾個名稱怪異的工作表名稱，這是由于在Excel執(zhí)行了篩選、插入超級表或設(shè)置打印區(qū)域的原因。

第3步：篩選多余工作表

單擊“Kind”字段的篩選按鈕，在篩選菜單中選擇“Sheet”的類型。單擊“Name”字段，取消“匯總表”，否則合并之后會導(dǎo)致數(shù)據(jù)成倍增加，增加的主要是重復(fù)的記錄，效果如圖3所示。

第4步：修改字段屬性

從圖1可以發(fā)現(xiàn)，各個工作表中的字段分布順序并不相同，個別工作表中的字段是其他工作表中沒有的，因此必須在合并之前進行預(yù)處理。

在右側(cè)窗格的“查詢窗格”區(qū)域單擊“源”，光標跳轉(zhuǎn)到編輯欄，將公式中的“null ”更改為“true”，這樣可以保證系統(tǒng)自動識別出字段名稱并進行自動歸類。

第5步：展示有效數(shù)據(jù)

仍然在查詢窗格選中步驟名稱“篩選的行”，按住Ctrl鍵不放，依次單擊“Name”和“Date”兩個字段的標題選中這兩列，右鍵選擇“刪除其他列”。單擊“Date”字段的展開按鈕，將數(shù)據(jù)展開，現(xiàn)在可以看到圖4所示的展開效果。

完成上述步驟之后，單擊“銷售日期”字段的標題，將數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“日期”，最后依次選擇“關(guān)閉并上載→關(guān)閉并上載至”，將數(shù)據(jù)上載到“匯總表”工作表的指定單元格，各工作表中只要是標題相同的列，就會自動歸類到同一列中，各工作表中標題不同的列，也會自動依次排列，效果如圖5所示。

值得特別指出的是，通過上述步驟，即使源數(shù)據(jù)有更新或變化，只要在匯總表的任意單元格單擊鼠標右鍵進行刷新就可以了。