檔案智能管理的特點(diǎn)與智能服務(wù)模式分析

胡現(xiàn)豐

摘 要：檔案智能管理特點(diǎn)顯現(xiàn)，智能服務(wù)模式新型、高效。本文通過(guò)分析檔案智能管理的特點(diǎn)，探究智能服務(wù)模式的發(fā)展與運(yùn)用，以期構(gòu)建多元、完善的檔案智能服務(wù)，體系，促進(jìn)檔案智能管理發(fā)展，實(shí)現(xiàn)智能服務(wù)模式的廣泛運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：檔案智能管理;特點(diǎn);智能服務(wù)模式;分析

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，智能管理與智能服務(wù)登上歷史舞臺(tái)，備受社會(huì)關(guān)注。目前，檔案智能管理應(yīng)運(yùn)而生，智能服務(wù)模式被不斷推廣，關(guān)于檔案智能管理與智能服務(wù)模式的探究與分析不斷涌現(xiàn)。本文通過(guò)分析檔案智能管理的特點(diǎn)，探究智能服務(wù)模式的發(fā)展方向與有效利用，進(jìn)一步體現(xiàn)檔案智能管理與智能服務(wù)的意義與價(jià)值。

一、檔案智能管理的特點(diǎn)

檔案智能管理指的是在借助數(shù)字化信息技術(shù)手段的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案的智能分析、管理與服務(wù)。檔案智能管理，離不開檔案智能分析系統(tǒng)、管理系統(tǒng)與服務(wù)系統(tǒng)三大系統(tǒng)。通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，檔案智能管理具備智能化、實(shí)時(shí)化、保密化的特點(diǎn)。

1.檔案智能管理的智能化特點(diǎn)

檔案智能管理依托數(shù)字化技術(shù)手段，具有智能化特點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)數(shù)字化信息處理與資源建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)與社會(huì)技術(shù)運(yùn)用的無(wú)縫銜接。無(wú)論是何種類型，或是何種用戶需求，檔案智能管理都能夠滿足不同需要，適應(yīng)大眾習(xí)慣，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，打造智能化檔案管理。

2.檔案智能管理的實(shí)時(shí)化特點(diǎn)

檔案智能管理的另一特征是實(shí)時(shí)化，即檔案智能管理能夠滿足在檔案數(shù)據(jù)各環(huán)節(jié)運(yùn)作時(shí)，可以通過(guò)迅速傳輸檔案數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)庫(kù)中迅速找出檔案信息，并實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的更新與整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容實(shí)時(shí)篩選與匹配。

3.檔案智能管理的保密化特點(diǎn)

由于檔案管理特殊，具有一定的涉密性質(zhì)，因此檔案職能管理具備保密化特點(diǎn)。在進(jìn)行檔案智能管理時(shí)，不僅嚴(yán)格遵照管理流程，還要嚴(yán)格依照管理程序開展檔案管理工作，檔案智能管理要做到內(nèi)容安全性與保密性。檔案智能管理具備保密性特點(diǎn)，也是檔案智能管理設(shè)立的初衷與要求，是滿足檔案管理涉密性質(zhì)的需要。

二、完善檔案智能服務(wù)模式體系

在數(shù)字化時(shí)代發(fā)展背景下，各種信息處理技術(shù)手段為廣泛運(yùn)用。在智能管理與服務(wù)模式下，多元豐富的數(shù)據(jù)信息能夠被深入挖掘并精準(zhǔn)分析，數(shù)字化時(shí)代下的檔案智能管理與服務(wù)更加科學(xué)與高效，追求檔案智能管理與服務(wù)，已成為當(dāng)下檔案信息服務(wù)工作的重要指導(dǎo)思想與發(fā)展理念。具體而言，完善檔案智能服務(wù)模式體系，可以從以下三方面著手。

1.智能服務(wù)模式應(yīng)以人性化服務(wù)為本

以人為本是社會(huì)發(fā)展的重要理念與思想，在數(shù)字化時(shí)代發(fā)展背景下，智能服務(wù)管理與模式更應(yīng)追求以人為本，注重人性化服務(wù)。首先，應(yīng)樹立人性化服務(wù)理念。在打造并運(yùn)用智能服務(wù)模式時(shí)，要牢牢把握以人為本的服務(wù)思想，及時(shí)轉(zhuǎn)換角色，做到由智能管理者向智能服務(wù)者的角色轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持用戶第一，注重客戶體驗(yàn)，將尊重、便捷用戶的服務(wù)工作落實(shí)到實(shí)處。其次，應(yīng)提高智能服務(wù)模式的人性化水平。智能服務(wù)模式具備科學(xué)性特點(diǎn)，而在檔案管理中，除體現(xiàn)科學(xué)性外，還應(yīng)注重服務(wù)內(nèi)容的實(shí)用性與人性化。通過(guò)在智能服務(wù)模式下借助大量的數(shù)字化信息技術(shù)手段，提高工作人員工作效率，減輕工作人員工作壓力，提升智能服務(wù)整體水平。再次，應(yīng)注重智能服務(wù)模式的探索與創(chuàng)新。智能管理與服務(wù)的本質(zhì)在于滿足數(shù)字化時(shí)代背景下公眾對(duì)智能化的需要，因此，智能管理與服務(wù)模式應(yīng)積極探索與不斷創(chuàng)新，不斷提高管理與服務(wù)質(zhì)量，向用戶提供真實(shí)客觀、準(zhǔn)確及時(shí)的檔案信息，滿足用戶的信息需求。

2.智能服務(wù)模式應(yīng)以先進(jìn)技術(shù)為依托

數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案智能管理與服務(wù)應(yīng)依托先進(jìn)技術(shù)，充分利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段，提高檔案智能管理與服務(wù)水平，提升檔案管理與服務(wù)成效。首先，要敢于引入先進(jìn)技術(shù)。先進(jìn)技術(shù)的引入與運(yùn)用，有利于分雜檔案信息的收集與整理，不僅能夠降低人力成本，還能夠減少資金投入，更能夠提高檔案收集與管理的效率質(zhì)量。其次，要善于優(yōu)化管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是檔案管理與服務(wù)的信息平臺(tái)，做到檔案管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化與升級(jí)，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理與服務(wù)的智能化與高效化。因此，既要加強(qiáng)線上檔案管理系統(tǒng)，又要不斷優(yōu)化線下檔案智能服務(wù)，通過(guò)線上與線下的結(jié)合與匹配，實(shí)現(xiàn)檔案智能管理與服務(wù)模式的相互補(bǔ)充與完善。

3.智能服務(wù)模式應(yīng)以信息資源優(yōu)勢(shì)為保障

為加強(qiáng)智能管理與服務(wù)模式下的信息資源優(yōu)勢(shì)，應(yīng)堅(jiān)持樹立信息智能管理與服務(wù)理念，不斷滿足數(shù)字化時(shí)代背景下的用戶需求，做到信息資源的多樣性與精品化，通過(guò)構(gòu)建檔案知識(shí)管理與服務(wù)體系，擴(kuò)大檔案知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，滿足用戶的檔案信息需求。同時(shí)應(yīng)注重對(duì)信息資源的整合與匯總，根據(jù)信息資源內(nèi)容的不同進(jìn)行合理分類，確保用戶能夠快速、便捷找到所需信息資源，幫助用戶提高信息搜集、檢索、調(diào)研、比對(duì)、整合的效率與質(zhì)量。此外，充分發(fā)揮信息資源優(yōu)勢(shì)，為用戶搭建信息交流與共享平臺(tái)，提高檔案智能管理與服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，開展檔案智能管理，運(yùn)用智能服務(wù)模式是數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是滿足新時(shí)代下檔案智能管理與服務(wù)的必要舉措。通過(guò)堅(jiān)持人性化服務(wù)，依托先進(jìn)技術(shù)，以信息資源優(yōu)勢(shì)為保障，加快檔案智能管理與智能服務(wù)模式的構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)檔案信息資源的價(jià)值發(fā)揮。

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