張書橋
摘 要:信息化時代,信息技術(shù)的出現(xiàn)推動了行政事業(yè)單位發(fā)展的速率,其中就包含檔案管理。但是從目前行政事業(yè)單位檔案管理的實際情況來看,還存在有諸多問題,管理效率不高,檔案信息更新不夠即時等,都限制了檔案管理工作的質(zhì)量。基于此,為提高行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng),優(yōu)化管厘模式。本文主要圍繞信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題,總結(jié)出有助于改善檔案管理質(zhì)量的措施。
關(guān)鍵詞:信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理
引言:隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會的進(jìn)步,市場經(jīng)濟(jì)逐漸呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多樣性。大數(shù)據(jù)時代,行政事業(yè)單位發(fā)展對信息技術(shù)的依賴性逐漸增強。但目前很多行政事業(yè)單位在技術(shù)上無法跟上時代潮流,在資金上無法更新管理設(shè)備,保持人工檔案管理模式,不僅不利于行政事業(yè)單位的發(fā)展,而且對行政事業(yè)單位的社會效益產(chǎn)生了負(fù)面影響。如果能積極構(gòu)建信息管理體系,注重推進(jìn)資源信息管理、部門建設(shè)管理、信息采集管理等綜合因素,是行政事業(yè)單位實現(xiàn)“優(yōu)質(zhì)高效”完成任務(wù)的重要保證。
一、信息檔案管理模式具有重要意義
1. 檔案是行政事業(yè)單位的信息源數(shù)據(jù)庫
在發(fā)展過程中,每個行政事業(yè)單位都有自己的發(fā)展記憶數(shù)據(jù),具有自己的特點,這些數(shù)據(jù)對行政事業(yè)單位、社會乃至國家的發(fā)展都能起到積極的作用,因此有必要對其進(jìn)行保存。同時,檔案是行政事業(yè)單位發(fā)展過程最權(quán)威的見證,也是行政事業(yè)單位分析最直接的信息資源,通過檔案的查閱,使人們對行政事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)驗、實踐和文化理念有了深刻的了解,因此檔案具有重要的現(xiàn)實意義行政事業(yè)單位文化知識的深刻意義。行政事業(yè)單位檔案管理技術(shù)、信息化技術(shù),使復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)統(tǒng)一、有序,使數(shù)據(jù)存取變得方便、簡單。文件信息、圖像資源、表單信息等被逐一規(guī)劃成統(tǒng)一的管理系統(tǒng),保證了訪問者在最短的時間內(nèi)找到最滿意的資源,極大地提高了方便性。
2. 促進(jìn)資源的合理利用和統(tǒng)一管理
與信息管理模式相比,舊的手工檔案管理有其不可忽視的局限性。對行政事業(yè)單位來說,給人、物、時帶來了諸多不便。對于所涉及的信息,還存在由于氣候、溫度或事故導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險,導(dǎo)致許多有價值的信息丟失。技術(shù)化、系統(tǒng)化管理模式下的檔案管理,首先可以為行政事業(yè)單位的發(fā)展節(jié)省更多的人力資源,減少人工管理時間的比例,然后在很大程度上實現(xiàn)強大資源的整合,從而達(dá)到“優(yōu)勝劣汰”的效果,實現(xiàn)統(tǒng)一管理管理各類資源,實現(xiàn)資源的定期更新和改進(jìn),實現(xiàn)綜合管理,提高行政事業(yè)單位檔案資源的綜合效益。
二、實現(xiàn)檔案管理信息化策略分析
1. 增強檔案管理的信息意識
對于一個行政事業(yè)單位來說,檔案管理工作要重視起來,因為檔案管理涉及的資源種類豐富,涉及的內(nèi)容也有自己的特點,注重檔案信息的開發(fā)有利于促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步推廣和發(fā)展,關(guān)注檔案資源開發(fā)效率,加大檔案信息管理建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)需要加強信息資源的整合,加強信息管理電子系統(tǒng)的建設(shè)、完善或更新。同時,也需要行政事業(yè)單位員工積極配合領(lǐng)導(dǎo)安排,能夠提供相應(yīng)的管理解決方案和數(shù)據(jù)信息。對行政事業(yè)單位而言,為了切實提高檔案管理部門工作人員的質(zhì)量和責(zé)任意識,單位應(yīng)當(dāng)定期組織開展宣講會,確保部門內(nèi)部的職工深刻意識到檔案管理的重要性。
2. 加強行政事業(yè)單位內(nèi)部建設(shè)
行政事業(yè)單位檔案資源管理信息化工程不是單一的、暫時的,而是全面的、廣泛的,也就是說,行政事業(yè)單位信息資源管理是一項需求大、范圍廣的工作,這就需要行政事業(yè)單位內(nèi)部各部門密切聯(lián)系,搭建信息資源的“對話橋梁”。行政事業(yè)單位需要將任務(wù)分配給部門人員,并將其劃分為不同的任務(wù)組,承擔(dān)檔案信息管理系統(tǒng)的不同任務(wù)。由于計算機(jī)系統(tǒng)需要人力來完成信息數(shù)據(jù)的錄入、篩選和分類工作,因此需要組織部分員工完成數(shù)據(jù)的記錄和整理。其次,國家統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息要求是管理標(biāo)準(zhǔn),而描述、語言形式、檢索標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)等工作需要統(tǒng)一有序,因此,也要安排合適的人選進(jìn)行工作。同時,建設(shè)后的檔案管理也不容忽視。整理、檢查、設(shè)備維護(hù)等崗位工作也需要隨時妥善安排,確保信息化檔案管理系統(tǒng)能夠繼續(xù)為需求方提供服務(wù)。各部門之間的密切聯(lián)系和共同行動,更有利于形成統(tǒng)一的規(guī)劃管理模式。
就檔案管理工作而言,事業(yè)單位只有不斷有關(guān)工作體系,才能夠切實提高檔案管理的效率和質(zhì)量。對檔案管理部門的工作人員而言,同樣需要提高責(zé)任意識,單位應(yīng)當(dāng)建立并完善績效考核機(jī)制,定期對檔案管理部門工作人員進(jìn)行考核,根據(jù)其工作態(tài)度以及效率進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫劻P。
3. 積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)
檔案管理信息化建設(shè),行政單位需要先增加資金投入,配備信息化管理所需要的電腦等設(shè)備。對行政事業(yè)單位來說,每年下發(fā)到單位的經(jīng)費是定額的,一般都會投入到主要的工作內(nèi)容上,對檔案管理并未過多的投入。基于此,為了提高檔案管理信息化,單位應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的資金投入,不斷升級檔案管理工作的效率。
與此同時,實現(xiàn)科技信息管理目標(biāo)的首要因素是缺乏科技支撐。檔案是行政事業(yè)單位發(fā)展的最好記錄,具有重要的歷史意義。同時,它也是行政事業(yè)單位發(fā)展的方向依據(jù),具有指導(dǎo)作用。作為一個重要的資源庫,對技術(shù)的要求是可以想象的。首先要注重資源管理和信息保存的安全性,積極借用計算機(jī)編程和編碼,在行政事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)建一個獨特的管理網(wǎng)站或系統(tǒng),設(shè)置準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn),提高系統(tǒng)準(zhǔn)入資格,防止重要資源被盜。其次,要結(jié)合先進(jìn)的圖表和數(shù)據(jù)處理技術(shù),及時更改數(shù)據(jù),在提高系統(tǒng)安全性的同時,為需求者提供更多便利。
結(jié)束語
信息化時代,行政事業(yè)單位的發(fā)展不僅僅局限在業(yè)務(wù)能力上,包含檔案管理在內(nèi)的行政管理工作同樣決定著事業(yè)單位的發(fā)展,應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理的重視,切實完善好檔案管理工作體制,提高檔案管理工作質(zhì)量。對行政事業(yè)單位而言,應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,建立信息化檔案管理系統(tǒng)。
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