探析融入科技檔案工作的科技情報工作發(fā)展

李 瑩 何 鑫 張夢琪

（宜昌市科學(xué)技術(shù)情報研究所，湖北 宜昌 443000）

0 引言

國內(nèi)的情報工作由原本的翻譯傳遞轉(zhuǎn)化成如今的信息服務(wù)，而相應(yīng)的檔案屬于一項(xiàng)顯性信息的主要來源，對情報工作的發(fā)展具有實(shí)際價值，并強(qiáng)化檔案信息的利用效率。 借此滿足當(dāng)下對科技情報的需求，同時也有助于解決檔案工作的管理服務(wù)需要。

1 科技情報工作

1.1 情報的定義

對于情報的界定還未有明確的標(biāo)準(zhǔn)，但該項(xiàng)工作也具有共同的特性。 其一，知識性。 在社會運(yùn)行過程中，借助多項(xiàng)傳播方式，如網(wǎng)絡(luò)、電視、雜志等，不分時間地點(diǎn)地獲取大量的數(shù)據(jù)內(nèi)容，該種數(shù)據(jù)信息中便包含人們需要的內(nèi)容。其二，傳遞性。傳遞的過程是將知識轉(zhuǎn)變?yōu)榍閳蟮倪^程，屬于一個動態(tài)的環(huán)節(jié)。 每個人都會擁有不同的知識，通過溝通讓他人感知，由此僅能將其定義為知識，而不是情報。 情報的該種特性需要借助其他途徑實(shí)現(xiàn)[1]。

1.2 開展科技情報工作的意義

在科學(xué)信息技術(shù)日趨先進(jìn)完善的當(dāng)下，社會經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域行業(yè)對于情報數(shù)據(jù)的需求愈加迫切。科技是實(shí)現(xiàn)發(fā)展的基石，在行業(yè)競爭中，在其他方面相差無幾的情況下，科技水平更高的一方能夠搶占發(fā)展先機(jī)。近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為情報收集工作提供更有效的途徑，相應(yīng)的處理、儲存以及提供等數(shù)據(jù)服務(wù)都展現(xiàn)出良好的發(fā)展前景，促使該項(xiàng)工作在各領(lǐng)域追求發(fā)展的過程中，地位大幅度提高。 經(jīng)濟(jì)發(fā)展伴隨著知識的進(jìn)步，該項(xiàng)工作已經(jīng)逐漸成為當(dāng)今社會進(jìn)步的主要推動力之一。

近幾年，科技知識的升級、傳遞、應(yīng)用等都呈現(xiàn)出前所未有的態(tài)勢。若想在大量繁雜的數(shù)據(jù)信息中快速獲取到所需的內(nèi)容，需對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、整合以及開發(fā)操作，并借助當(dāng)前先進(jìn)的科技提高情報服務(wù)的及時性、準(zhǔn)確度以及效益性。 新時期，為追求全面發(fā)展，對于信息結(jié)構(gòu)以及相關(guān)的從業(yè)人員的需求量和專業(yè)水平都有所提升，并期望其能夠給自己帶來幫助。因此，在該時代背景下，需要研究的并不是相關(guān)機(jī)構(gòu)是否有存在的必要， 而是此類機(jī)構(gòu)如何適應(yīng)當(dāng)前的時代要求，如何提升管理以及開發(fā)的水平。

2 科技情報工作融入科技檔案工作的必要性、可行性與作用

2.1 必要性

該項(xiàng)工作為滿足時代需要，應(yīng)在原本資源以及開展形式的基礎(chǔ)上實(shí)施合理的拓展創(chuàng)新。科技檔案是日常研發(fā)項(xiàng)目運(yùn)行期間形成的各項(xiàng)記錄，其中包括運(yùn)行項(xiàng)目的命題、申報以及研發(fā)過程中的各個步驟等信息都應(yīng)記錄在案。由此，借助查閱相關(guān)的檔案資料，便可掌握該科技項(xiàng)目的研發(fā)進(jìn)展與情報需要現(xiàn)狀，有利于將該項(xiàng)工作完整地融入到科技檔案中，以及時為科研提供情報數(shù)據(jù)，形成較為穩(wěn)定的應(yīng)用群體，為科研活動開展提供基礎(chǔ)保障。 另外，將該項(xiàng)工作嵌入檔案工作中，可以將科技數(shù)據(jù)信息及時歸檔，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的科技信息管理。

2.2 可行性

書籍、情報以及檔案在本質(zhì)上無明顯的差異，都是進(jìn)行信息保存、傳達(dá)，僅在內(nèi)容、容量等指標(biāo)上有所不同，檔案強(qiáng)調(diào)信息的縱向傳達(dá)，但情報注重橫向傳播。 但書籍、情報以及檔案，在管理運(yùn)行過程中，都需對收集到的數(shù)據(jù)內(nèi)容實(shí)施整合處理，確保能夠及時準(zhǔn)確找到對應(yīng)的科技信息，三者都是信息服務(wù)領(lǐng)域，其服務(wù)性的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)發(fā)展的基本。當(dāng)前科技技術(shù)的運(yùn)用提高材料的數(shù)字化程度，切實(shí)打破實(shí)體的限制，為數(shù)據(jù)信息運(yùn)用以及服務(wù)提供基礎(chǔ)保障。

2.3 積極作用

國內(nèi)的檔案管理“重藏輕用”使大量的數(shù)據(jù)信息難以發(fā)揮其原本的價值，而該項(xiàng)工作的融入，有助于提高科技檔案信息的開發(fā)程度。 就工作者而言，檔案管理者往往不具有專業(yè)知識，但情報工作者則擁有一定的專業(yè)水平，可以提高科技數(shù)據(jù)信息的利用效率。此外，由于部分檔案的保密級別較高，導(dǎo)致部分信息無法獲取或申請手續(xù)較為繁雜，而該項(xiàng)工作的運(yùn)用，能夠合理縮短獲取檔案信息的應(yīng)用程序。情報工作者將有效提取檔案中利用價值更高的數(shù)據(jù)，并將處理后的數(shù)據(jù)提供給需要的人，由此提高科技檔案數(shù)據(jù)的利用效率。

3 科技情報工作融入科技檔案工作的措施

3.1 信息管理環(huán)節(jié)

3.1.1 知識積累

知識積累是科技信息的采集，是最基本的工作。在此環(huán)節(jié)中，應(yīng)整合有價值的數(shù)據(jù)信息，要求歸檔內(nèi)容能夠完整闡述相關(guān)研究項(xiàng)目的實(shí)際情況。 同時，還需發(fā)掘其中所蘊(yùn)含隱性信息并加以運(yùn)用。而此也正是情報工作開展的長處。 對此，情報工作者可將獲取的數(shù)據(jù)信息補(bǔ)充到相應(yīng)的檔案中，以提高檔案管理該環(huán)節(jié)的有效性。 此外，情報人員借助該活動掌握該科研機(jī)構(gòu)項(xiàng)目開展的進(jìn)度及相應(yīng)的資料需要，由此提高情報工作開展的明確性。

3.1.2 知識組織

知識組織由檔案管理而來，根據(jù)既定的分類以及組織方式，整合檔案信息，無需考量檔案的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)，僅是針對信息內(nèi)容本身實(shí)施整合分類，圍繞信息使用者的需求開展工作。 同時，對信息之間的內(nèi)在關(guān)系加以描述，提高檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性。在此環(huán)節(jié)中，要求工作人員能夠合理進(jìn)行知識組織，而檔案管理者往往缺少該方面的能力，但情報工作者卻可以補(bǔ)充。 其可以借助自身擁有的專業(yè)知識和對該科研項(xiàng)目有關(guān)內(nèi)容的掌握，從信息需求者角度分析，對資料實(shí)施整合處理，有助于提高檔案管理的有效性[2]。

3.1.3 知識評價

該環(huán)節(jié)是對檔案的數(shù)據(jù)信息實(shí)施鑒定，評價信息本身，判斷其實(shí)際價值。 評價指標(biāo)包括常規(guī)的歸檔及參考價值等多項(xiàng)價值。 該環(huán)節(jié)的鑒定強(qiáng)調(diào)保管價值等，但評價指標(biāo)則注重信息本身及應(yīng)用價值等，注重信息使用者的需要。由此，情報工作的融入，能夠從情報信息本身實(shí)施檔案評價，得出的評價結(jié)果更為符合市場需要，有助于實(shí)現(xiàn)信息的創(chuàng)新發(fā)展。

3.1.4 知識發(fā)現(xiàn)及開發(fā)

此環(huán)節(jié)是知識管理觀念在檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。 以檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容為前提，借助有效的信息挖掘方式實(shí)施研究，以找出其中更具有價值的數(shù)據(jù)。而“開發(fā)”是將隱性內(nèi)容轉(zhuǎn)變成顯性內(nèi)容的過程，促使二者有效結(jié)合，最終目的是實(shí)現(xiàn)科技知識的創(chuàng)新發(fā)展。 該環(huán)節(jié)開展期間通常需要借助情報分析手段，由此可得，情報工作的融入有助于提高知識發(fā)現(xiàn)以及開發(fā)的效率和價值。

3.1.5 知識服務(wù)

常規(guī)的檔案服務(wù)是以信息實(shí)體資料為載體，而現(xiàn)今的知識服務(wù)是圍繞知識使用者展開的，為其提供參考依據(jù)。該環(huán)節(jié)可以為信息使用者提供差異化的信息服務(wù)幫助，是該項(xiàng)工作聯(lián)系信息使用者的紐帶，實(shí)現(xiàn)檔案信息價值的最大化。 圍繞用戶展開的服務(wù)工作，若可以讓情報工作者完成，能夠提高該項(xiàng)服務(wù)工作的效果。主要原因在于情報工作本身便是圍繞信息使用者展開的，并為其提供處理當(dāng)前困境的參考材料。 另外，情報工作者相較于檔案管理工作人員而言，對于相關(guān)的科研項(xiàng)目以及信息使用者的需要更加清楚，因此，可以提高檔案信息的利用價值，強(qiáng)化科技知識的服務(wù)質(zhì)量。

3.2 融合工作模式

以上述分析為基礎(chǔ)，將科技情報工作融入檔案工作領(lǐng)域中，形成新的工作模式。 以檔案管理工作開展的各個環(huán)節(jié)為大綱，加入情報工作內(nèi)容。 部分工作結(jié)構(gòu)如下：

其一，檔案管理工作中的知識積累與相應(yīng)的信息采集以及外部信息收集相融合。 在進(jìn)行收集過程中，情報工作者可參與到具體科研項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)信息收集，能更為全面地掌握項(xiàng)目的進(jìn)展和用戶度信息的需要，由此提高外部信息收集的準(zhǔn)確度，以補(bǔ)充相關(guān)科技檔案信息。

其二，檔案管理工作中的知識組織與信息整理及分析相融合。 在進(jìn)行信息整理時，情報工作者能夠利用原本的信息分析工具及方式，此過程中借助科技專業(yè)信息，和檔案管理者共同完成知識整合，為后續(xù)的管理服務(wù)工作提供便利。

其三，檔案管理工作中的知識評價對應(yīng)信息的鑒定與情報判定。 鑒定期間，情報工作者能夠以原本的工作角度開展，對檔案信息實(shí)施評價，之后可將價值評定更高的資料優(yōu)先歸檔，以提高管理工作的開展效率[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，新時期，科技情報工作面對新的發(fā)展形勢，借助融入檔案管理領(lǐng)域中，能夠更為深入地開展工作，為信息使用者提供差異性的數(shù)據(jù)需要。另外，還有助于提高檔案信息的開發(fā)效率，推動科技信息的創(chuàng)新，并為科研項(xiàng)目提供準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。