工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文控研究

張曉輝

摘 要：隨著我國社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，各個(gè)行業(yè)的工程項(xiàng)目越來越多，越來越大，每個(gè)項(xiàng)目的參與者的范圍也更加廣泛，由原來的國內(nèi)企業(yè)之間的合作，到現(xiàn)在常見的跨國際合作。整個(gè)工程項(xiàng)目自開始至結(jié)束，采用文件控制對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行記錄顯得極其重要。本文就建設(shè)項(xiàng)目文件控制進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目設(shè)計(jì);文件控制;研究

建設(shè)項(xiàng)目文件非常重要，它體現(xiàn)了工程實(shí)體質(zhì)量狀況、項(xiàng)目過程管理與全面控制情況，體現(xiàn)了項(xiàng)目對(duì)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，提供了項(xiàng)目檢查、管理、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，提供了直接、真實(shí)、確鑿的法律依據(jù)，積累了項(xiàng)目全過程重要而豐富的信息資源。

一、工程項(xiàng)目文件管理控制的重要性

建設(shè)項(xiàng)目是由多個(gè)環(huán)節(jié)共同組成，其中包括勘察招投標(biāo)、可行性研究、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、竣工圖設(shè)計(jì)、設(shè)備安裝、現(xiàn)場調(diào)試等。工程項(xiàng)目文件是指從工程項(xiàng)目開始到最后竣工投產(chǎn)的全過程所形成的應(yīng)該進(jìn)行歸檔的文字材料、圖紙等各種載體形式且具有保存價(jià)值的資料，其是對(duì)工程項(xiàng)目管理全過程的記錄。

二、設(shè)計(jì)方案階段的文件管理

工程設(shè)計(jì)方案階段的管理包括：建設(shè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的投標(biāo)報(bào)價(jià)、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書（多用于EPC建設(shè)總承包項(xiàng)目）、合同管理、規(guī)劃及方案設(shè)計(jì)管理、項(xiàng)目基礎(chǔ)資料的收集管理以及初步設(shè)計(jì)階段管理。

2.1建設(shè)投標(biāo)報(bào)價(jià)階段的文件管理

依照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，為了遴選出合理的設(shè)計(jì)方案，從而達(dá)到降低工程造價(jià)的目的，建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位可委托項(xiàng)目招標(biāo)公司或中介機(jī)構(gòu)，建設(shè)選擇具備一定資質(zhì)的設(shè)計(jì)單位進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)。投標(biāo)階段的主要文件包括：技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)、標(biāo)書的澄清和答疑以及其它來往函電等。在投標(biāo)工作結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將上述資料及時(shí)地收集整理完畢，建設(shè)還應(yīng)對(duì)本階段的工作進(jìn)行實(shí)事求是的總結(jié)，建設(shè)為下一階段工作的開展和今后的投標(biāo)積累經(jīng)驗(yàn)和借鑒。

2.2建設(shè)方案設(shè)計(jì)階段的文件管理

方案設(shè)計(jì)是為解決工程項(xiàng)目的用地規(guī)劃、建設(shè)規(guī)模、各項(xiàng)技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、建筑物或構(gòu)筑物的功能劃分、建筑造型與風(fēng)格等總體部署而進(jìn)行的總體規(guī)劃設(shè)計(jì)，是項(xiàng)目方向性的設(shè)計(jì)文件。對(duì)工業(yè)建設(shè)項(xiàng)目而言，建設(shè)方案設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量和歸檔要求是：建設(shè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行多方案技術(shù)經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)和相類似項(xiàng)目的比較，建設(shè)國內(nèi)外市場的分析和預(yù)測，工藝安排的先進(jìn)合理，建設(shè)技術(shù)的先進(jìn)與能否達(dá)到預(yù)計(jì)的生產(chǎn)規(guī)模“建設(shè)三廢”治理和環(huán)境保護(hù)方案是否滿足當(dāng)?shù)卣囊?，建設(shè)資源的需求是否合理，工程估算及其各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表是否齊全，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益分析，建設(shè)工程建設(shè)周期等是否符合要求等方面進(jìn)行檢查和管理。方案設(shè)計(jì)文件經(jīng)評(píng)審和修改后，建設(shè)應(yīng)上報(bào)上級(jí)主管部門審查并取得批準(zhǔn)后方可進(jìn)行下一道工序。

2.3建設(shè)初步設(shè)計(jì)階段的文件管理

對(duì)于工業(yè)項(xiàng)目，建設(shè)初步設(shè)計(jì)階段對(duì)下一道工序，乃至整個(gè)設(shè)計(jì)階段都有著非常重要的影響。在初設(shè)階段，建設(shè)各專業(yè)應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)方案或重大技術(shù)問題的解決方案進(jìn)行綜合技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析和方案評(píng)審，形成評(píng)審會(huì)議記錄，作為各專業(yè)進(jìn)行設(shè)計(jì)的依據(jù)之一。在初步設(shè)計(jì)說明文件中，應(yīng)將項(xiàng)目概況、建設(shè)條件、各專業(yè)的任務(wù)分工、項(xiàng)目組織（多采用矩陣式）、聯(lián)絡(luò)方式、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等具體措施在項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)說明書中逐一體現(xiàn)。為編制初步設(shè)計(jì)文件進(jìn)行的內(nèi)外部條件，如建設(shè)單位的項(xiàng)目立項(xiàng)批文、地質(zhì)勘探報(bào)告、外部水電氣條件、物料供應(yīng)條件、運(yùn)輸條件、水文氣象條件;內(nèi)部的各專業(yè)條件往返、計(jì)算書、概預(yù)算、方案評(píng)審記錄、質(zhì)量程序和作業(yè)文件、內(nèi)部作業(yè)草圖、編制概算所依據(jù)的補(bǔ)充資料等均需妥善保存。

2.4建設(shè)擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)階段的文件管理

擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)（簡稱擴(kuò)初），是針對(duì)技術(shù)上復(fù)雜或有特殊要求而又缺乏設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的工程項(xiàng)目而增設(shè)的一個(gè)設(shè)計(jì)階段，建設(shè)它是初步設(shè)計(jì)基礎(chǔ)上方案設(shè)計(jì)的具體化。擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段文件管理的重點(diǎn)在于對(duì)技術(shù)設(shè)計(jì)文件的編制、審核、評(píng)審、上報(bào)批準(zhǔn)等各方面。擴(kuò)初設(shè)計(jì)文件應(yīng)符合國家制定或有關(guān)部門自行制定的內(nèi)容和編制深度等方面的要求，建設(shè)對(duì)擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙的管理主要是審核各專業(yè)設(shè)計(jì)是否符合預(yù)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，建設(shè)同樣還要審核修正概算文件是否符合投資限額的要求。

三、建設(shè)施工圖設(shè)計(jì)階段的文件管理

施工圖是對(duì)建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、管線等工程對(duì)象的尺寸、布置、選用材料、構(gòu)造、相互關(guān)系、施工及安裝質(zhì)量要求的詳細(xì)圖紙和說明，是指導(dǎo)施工的直接依據(jù)，建設(shè)因此在工程設(shè)計(jì)文件管理中，施工圖設(shè)計(jì)階段的是靜態(tài)的。在施工現(xiàn)場，施工圖文件始終處于一個(gè)活躍的利用狀態(tài)，直至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完畢。而在設(shè)計(jì)單位內(nèi)部，成品文件歸檔后，建設(shè)往往會(huì)暫時(shí)處于一個(gè)相對(duì)的休眠期，如能充分利用文件形成后這一短暫的“保鮮期”，組織主要技術(shù)骨干做好項(xiàng)目的編研工作，其意義將會(huì)是十分重要的。

四、建設(shè)設(shè)計(jì)服務(wù)階段的文件管理

設(shè)計(jì)文件運(yùn)行的涉及對(duì)象是比較廣泛的。首先是文件的形成者，即工程設(shè)計(jì)單位，其次就是建設(shè)單位、施工單位以及工程監(jiān)理等部門。本文所論述的設(shè)計(jì)文件運(yùn)行僅指設(shè)計(jì)單位對(duì)其所形成的成品的系列管理和服務(wù)。具體內(nèi)容有設(shè)計(jì)交底、圖紙會(huì)審、招標(biāo)答疑、設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場設(shè)計(jì)服務(wù)和設(shè)計(jì)技術(shù)檔案管理等工作。

4.1建設(shè)設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審

設(shè)計(jì)交底是設(shè)計(jì)單位在設(shè)計(jì)文件交付施工時(shí)，建設(shè)按法律規(guī)定的義務(wù)就施工圖設(shè)計(jì)文件向施工單位和監(jiān)理單位作出詳細(xì)的說明。設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審不僅是工程項(xiàng)目建設(shè)中的慣例，而且是法律、法規(guī)規(guī)定的相關(guān)各方的義務(wù)，因此它也是設(shè)計(jì)管理工作中的一部分組成內(nèi)容。設(shè)計(jì)交底和圖紙會(huì)審過程中形成的文件，建設(shè)是設(shè)計(jì)成品不可或缺的重要組成部分，建設(shè)同時(shí)也是對(duì)設(shè)計(jì)文件的完善和提高。設(shè)計(jì)交底應(yīng)該由設(shè)計(jì)單位整理會(huì)議紀(jì)要，建設(shè)圖紙會(huì)審應(yīng)由施工單位整理會(huì)議紀(jì)要，要求與會(huì)各方會(huì)簽。設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審中涉及設(shè)計(jì)變更的，建設(shè)尚應(yīng)按設(shè)計(jì)變更的程序辦理，設(shè)計(jì)交底會(huì)議紀(jì)要、圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要一經(jīng)各方簽認(rèn)，建設(shè)即成為施工和監(jiān)理以及竣工驗(yàn)收的依據(jù)。

4.2建設(shè)設(shè)計(jì)變更管理

在施工圖設(shè)計(jì)文件交于建設(shè)單位投入使用前或使用后，建設(shè)均會(huì)出現(xiàn)由于建設(shè)單位要求，或現(xiàn)場施工條件的變化，建設(shè)或國家政策法規(guī)的改變等原因而引起設(shè)計(jì)變更。設(shè)計(jì)變更可能由設(shè)計(jì)單位自行提出，也可能由建設(shè)單位提出，還可能由承包單位提出，建設(shè)不論誰提出都必須征得建設(shè)單位同意并且辦理書面變更手續(xù)。凡涉及施工圖審查內(nèi)容的設(shè)計(jì)變更，建設(shè)還必須報(bào)請(qǐng)?jiān)瓕彶闄C(jī)構(gòu)審查后再批準(zhǔn)實(shí)施。設(shè)計(jì)變更管理也是工程設(shè)計(jì)管理中不可缺少的組成部分。對(duì)設(shè)計(jì)單位而言，變更的內(nèi)容常以聯(lián)絡(luò)箋的形式發(fā)出，且必須加蓋相關(guān)有效章。由于設(shè)計(jì)變更文件與工程造價(jià)之間存在著各階段的文件管理改造、修復(fù)，甚至拆除等建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)其最終成品均離不開竣工資料的支撐，因此對(duì)竣工資料的整理、驗(yàn)收、評(píng)定和歸檔就顯得尤為重要。

五、結(jié)束語

一個(gè)工程項(xiàng)目的建立凝聚了設(shè)計(jì)者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工到投產(chǎn)使用會(huì)經(jīng)歷相當(dāng)長的一段時(shí)間，期間產(chǎn)生的文字、圖紙等各種形式與載體的文件資料經(jīng)過移交整理形成完整的項(xiàng)目檔案。文件管理控制在項(xiàng)目管理中起著舉足輕重的作用，加強(qiáng)項(xiàng)目文件管理控制是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，只有對(duì)其進(jìn)行有效控制，才能保證項(xiàng)目管理有據(jù)可依、有章可循，才能更加科學(xué)地管理項(xiàng)目檔案，提高專業(yè)水平，為企業(yè)生產(chǎn)和管理服務(wù)。

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