加強基層住房公積金檔案管理的對策思考

滕 瑋（揚州市住房公積金管理中心，江蘇揚州，225000）

服務(wù)大廳

隨著我國住房制度改革的不斷深化，住房公積金檔案的內(nèi)容不斷豐富，數(shù)量也急劇增多。以筆者所在單位揚州市住房公積金管理中心為例，自2003年8月成立住房公積金管理中心至2012年共形成各類住房公積金民生檔案41871卷，涉及全市機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)、城鎮(zhèn)集體企業(yè)、外商投資企業(yè)、城鎮(zhèn)私營企業(yè)、各社會團體等，其中職工個人檔案35612卷。而目前國家尚未出臺相應(yīng)的專業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及辦法，住房公積金檔案管理尚處于起步階段，揚州市住房公積金管理中心及所轄的各縣（市）住房公積金管理分中心（管理部）都存在著管理不標(biāo)準(zhǔn)、使用不規(guī)范現(xiàn)象，在實際工作中，業(yè)務(wù)檔案管理暴露出許多問題，存在一定的風(fēng)險隱患。因此，如何加強基層住房公積金民生檔案的管理，確保資金安全運作，維護繳存人權(quán)益，已是當(dāng)務(wù)之急。本人以十多年的工作經(jīng)歷就基層住房公積金檔案管理存在的問題與相應(yīng)解決的對策談點粗淺的認識。

一、基層住房公積金檔案管理中存在的問題

1.缺乏統(tǒng)一的管理制度

對住房公積金檔案的管理，全國至今沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理辦法，國務(wù)院《住房公積金管理條例》對公積金檔案管理沒有明確規(guī)定。而作為國家民生檔案之一，檔案部門也沒有制定專門的管理辦法，致使住房公積金檔案處于各地自行管理的混亂狀態(tài)，同一系統(tǒng)下的各縣（市）住房公積金管理分中心（管理部）管理方式各自不同，各行其是的做法不可避免會出現(xiàn)管理上的不規(guī)范與缺失，特別對今后建立異地公積金數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)、住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)會造成很大的困難。

2.缺乏規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

揚州市住房公積金管理中心所轄各縣（市）住房公積金管理分中心（管理部）都各從自身情況出發(fā)，制定的立卷方法、分類方案、保管期限標(biāo)準(zhǔn)均不統(tǒng)一。對業(yè)務(wù)檔案的歸檔整理缺乏科學(xué)合理性，特別是貸款檔案，各分中心（管理部）貸款檔案的組成內(nèi)容、管理方式各不相同，而貸款檔案存在著貸前審核和貸后跟蹤的特殊性，一份貸款檔案在完全辦結(jié)前始終處于動態(tài)管理，要經(jīng)過多次材料的增減和整合，辦理周期長的可達30年，沒有規(guī)范的管理模式勢必將造成管理上的混亂和卷宗的丟失。同時，各分中心（管理部）在業(yè)務(wù)檔案軟件的開發(fā)與運用上更是沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏全面性和長遠性，存在著管理軟件不科學(xué)、項目不健全、檢索困難等現(xiàn)象。

3.缺乏安全管理的軟、硬件配備

揚州市住房公積金管理中心管轄下的多數(shù)縣（市）管理分中心（管理部）沒有配備專業(yè)檔案人員，由于缺乏檔案專業(yè)知識，檔案管理人員在收集、整理、分類以及提供利用上都缺乏規(guī)范性，必然影響到業(yè)務(wù)檔案的完整與安全，更無從談及住房公積金檔案的數(shù)據(jù)庫建立。在庫房建設(shè)中，對于日益快速增長的業(yè)務(wù)檔案，各縣（市）管理中心普遍存在“脹庫”現(xiàn)象，保管設(shè)備陳舊，業(yè)務(wù)檔案存放分散，“九防”措施不力，有的甚至存在丟失現(xiàn)象。

二、住房公積金檔案管理對策思考

1.加強制度建設(shè)，實行統(tǒng)一管理

針對目前住房公積金檔案管理不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象，住房公積金主管部門應(yīng)加強重視，積極會同檔案部門，依據(jù)《檔案法》及《住房公積金管理條例》規(guī)定，制定住房公積金檔案的管理辦法，推行一套操作性強、科學(xué)統(tǒng)一的住房公積金檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。只有制度規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，才可能實現(xiàn)住房公積金檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.加強住房公積金檔案基礎(chǔ)建設(shè)

住房公積金檔案具有來源多頭性、形成周期長、管理動態(tài)化的特點，檔案基礎(chǔ)資料的管理需要嚴(yán)謹、規(guī)范、及時。隨著職工對住房公積金惠民政策的深入了解，住房公積金使用率迅速上升，支取、貸款業(yè)務(wù)逐日增多，年業(yè)務(wù)檔案成倍上升。而業(yè)務(wù)檔案的形成、收集、整理、歸檔入庫以及跟蹤管理利用，則需要各銀行信貸部門、資產(chǎn)擔(dān)保部門、公積金檔案部門來共同完成。這就要求各環(huán)節(jié)相關(guān)工作人員要有高度的責(zé)任心和細致的工作態(tài)度，確保每一階段、每一環(huán)節(jié)形成的檔案資料真實、完整，只有做好檔案基礎(chǔ)工作，才可能有后期專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建立以及檔案檢索、編研的制作與開發(fā)提供利用。

3.積極開展住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)

住房公積金業(yè)務(wù)檔案的價值最終體現(xiàn)在社會利用服務(wù)上。隨著公積金管理機構(gòu)業(yè)務(wù)查詢需求的不斷增加和廣大職工對公積金賬戶查詢頻率的增多，使得住房公積金業(yè)務(wù)檔案利用具有調(diào)閱頻率高、實時利用局限性的特點，而檔案利用的高頻率與時限性給日漸膨脹的庫房調(diào)閱增加了壓力。一方面，由于時間、地域的限制難以實現(xiàn)實時跨地域查閱檔案，另一方面，頻繁的查檔調(diào)閱和復(fù)印加大了紙質(zhì)檔案的磨損，縮短了檔案使用年限。而檔案數(shù)字化可以解決這一矛盾,利用者不再礙于原件利用的局限，不再受時間、地點、介質(zhì)的限制，實現(xiàn)了及時、多次、重復(fù)利用。數(shù)字化建設(shè)有利于檔案安全長久保管，并使得檔案利用更為方便、快捷、高效。

4.加強住房公積金檔案安全管理

住房公積金檔案的安全管理重在兩個方面：一是加強檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。檔案工作者的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，住房公積金民生檔案關(guān)系到職工權(quán)益的保障，也是化解資金放貸風(fēng)險的重要憑證，因此檔案工作者應(yīng)具備“五心”要求——熱心、專心、細心、耐心、責(zé)任心，思想上不斷與時俱進，業(yè)務(wù)上不斷精益求精，積極參與各類檔案培訓(xùn)，努力擴展知識面，提高業(yè)務(wù)技能。二是加強檔案庫房硬件設(shè)施建設(shè)。住房公積金管理中心應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案數(shù)量及每年預(yù)增量，有計劃地規(guī)劃庫房面積，按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)配置檔案裝置，分門別類放置各類檔案，嚴(yán)格執(zhí)行“九防”措施確保庫存檔案安全完整。同時健全檔案借閱、鑒定與銷毀等各項制度。