芻議檔案安全保障體系建設(shè)

摘 要：隨著時(shí)代以及經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，新的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患在加速擴(kuò)大，各類災(zāi)害所逐漸呈現(xiàn)出來的復(fù)雜性、全面性以及深刻性等特點(diǎn)給檔案安全工作帶來了更加深刻的思考。在最新的歷史條件下，保證檔案的安全以及有效性是目前檔案工作者所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)之一，如何探索科學(xué)合理的檔案安全保障體系，逐漸成為檔案管理界備受關(guān)注的熱議話題。

關(guān)鍵詞：檔案安全 宣傳教育 收集整理 監(jiān)控審核 信息現(xiàn)代化

當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局給檔案工作提出了新要求，檔案工作已日益成為政府治理和公共服務(wù)不可或缺的基礎(chǔ)和支撐；檔案部門參與電子政務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案從形成到長久保存、有效利用的全程控制，正成為發(fā)展趨勢；“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃以及云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，深刻影響到檔案的特性和檔案工作的邊界?，F(xiàn)在我國社會已經(jīng)進(jìn)入社會轉(zhuǎn)型期、戰(zhàn)略機(jī)遇期以及各類突發(fā)事件高發(fā)期，譬如地震、水災(zāi)和人為操作失范等影響社會不穩(wěn)定的各類因素頻繁發(fā)生，作為國家寶貴財(cái)富的檔案在安全方面就面臨著更多更大的挑戰(zhàn)。隨著人類的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，全社會的檔案意識有所增強(qiáng)，在人類進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展方面檔案起到了舉足輕重的作用。而檔案安全是檔案管理部門的第一要?jiǎng)?wù)，是檔案工作的生命線，在最新的形勢下，建立實(shí)之有效的檔案安全保障體系，是檔案部門的第一要?jiǎng)?wù)，能夠在更大程度上促使檔案發(fā)揮出更大的作用，以下幾點(diǎn)將作出比較具體性的說明。

一、加強(qiáng)檔案安全宣傳教育，增強(qiáng)安全素養(yǎng)意識

檔案安全包括檔案實(shí)體安全和檔案信息安全，最大保障是檔案管理人員工作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)，最大的危險(xiǎn)就是工作人員玩忽職守。加強(qiáng)檔案安全的宣傳和教育，不僅是構(gòu)建有效的檔案安全保障體系的必備因素，而且為檔案工作的不斷完善與創(chuàng)新提供了莫大的活力。具體來說，首先，要通過工作細(xì)則的完善等措施將責(zé)任意識、防范意識、法制意識以及憂患意識等檔案安全意識融入到檔案的價(jià)值理論中去，提醒檔案工作者時(shí)刻關(guān)注檔案安全體系所面臨的挑戰(zhàn)，在意識的促動(dòng)下不斷地改進(jìn)工作質(zhì)量。其次，要充分利用法制宣傳日、網(wǎng)絡(luò)、送檔下鄉(xiāng)、報(bào)刊雜志以及部門宣傳欄等有利的媒介，將檔案安全知識普及于更加廣闊的空間和地域中，將檔案安全宣傳放在社會公眾提供檔案信息服務(wù)和擴(kuò)大檔案工作的社會影響等的首位，潛移默化中提升檔案安全宣傳與教育的影響力。再者，為提高每個(gè)檔案工作者的技能和安全意識，在平時(shí)的工作進(jìn)程中，檔案管理部門要針對目前的工作實(shí)際，盡可能多地開展檔案安全知識競賽、開辦講座、舉辦展覽以及開展以檔案安全維護(hù)為主題的拓展訓(xùn)練等活動(dòng)，全方位地使得檔案安全的知識融入到工作中去，提高全員的檔案安全意識。與此同時(shí)，在各種各樣的宣傳形式下，能夠在更大程度上調(diào)動(dòng)員工參與的主動(dòng)積極性和熱情，為檔案安全的宣傳教育節(jié)省不少的人力和物力的同時(shí)，能夠達(dá)到同等甚至更好的宣傳效果。

二、強(qiáng)化檔案的收集整理工作，搶救瀕臨重點(diǎn)檔案

檔案的內(nèi)容牽扯到方方面面，檔案存在的形式也各式各樣，要想確保檔案的完整和安全，在做好基本的檔案收集整理工作的同時(shí)，一定要注重對瀕臨重點(diǎn)檔案的搶救工作。詳細(xì)一點(diǎn)來講，各個(gè)檔案管理部門要根據(jù)自己的現(xiàn)實(shí)情況以及工作實(shí)際，在單位內(nèi)部制定出一個(gè)內(nèi)容比較具體、分工比較明確以及針對性比較強(qiáng)烈的歸檔方式，讓每一份檔案都能夠適得其所，避免某一門類的檔案材料的缺失，同時(shí)也可以有效地提高檔案人員的工作效率。還有，對于專業(yè)性較強(qiáng)的或者與人民切身利益相關(guān)的檔案材料，可以明確規(guī)定這類的檔案由專業(yè)性的人員負(fù)責(zé)，在積累、收集、歸檔和立卷的過程中，要像單位定期移交，而且要通過各種形式加強(qiáng)這類檔案的監(jiān)管和指導(dǎo)，使得新形式的檔案管理形式不與傳統(tǒng)意義上的檔案存在形式相沖突，保證檔案材料的齊全完整、不缺不漏。與此同時(shí)，對已經(jīng)破損或者內(nèi)容缺失的檔案，一定要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和整改，并且及時(shí)加固容易破碎的檔案存在形式，防止重要檔案的不完整性現(xiàn)象。檔案原件是最真實(shí)和重要的存在方式，一般情況下不能輕易開封，在更大的程度上延長原件檔案的壽命，而且在進(jìn)行復(fù)印、掃描或者縮微之時(shí)，一定要小心謹(jǐn)慎，在保護(hù)原件檔案的同時(shí)拓展檔案的存在形式。

三、健全內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)開放檔案審核

檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，不斷地加強(qiáng)和健全內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制以及強(qiáng)化檔案審核工作，可以有效地在一定程度上促使檔案人員在按照制度辦事的同時(shí)不斷完善各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)，促進(jìn)檔案安全工作不斷得以完善與改革。要經(jīng)常對工作人員進(jìn)行愛崗敬業(yè)、忠于職守的教育，借助檔案信息安全責(zé)任制以及真實(shí)案例實(shí)體安全來簽訂安全責(zé)任書，在檔案整理調(diào)閱過程以及檔案入庫檢查等環(huán)節(jié)要不斷地加強(qiáng)，并且?guī)旆胯€匙管理制度要根據(jù)即時(shí)情況進(jìn)行調(diào)整和完善，促使內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制落實(shí)到檔案安全工作的各個(gè)方面。還有，要對上網(wǎng)的現(xiàn)行文件和檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審查，避免應(yīng)當(dāng)保密的文件和檔案材料流傳于非安全性的網(wǎng)絡(luò)，減少不必要的損失，切實(shí)加強(qiáng)對擬開放檔案的審批和審核工作。審核工作除了檔案工作人員要密切配合之外，各個(gè)部門之間更要協(xié)調(diào)一致，彼此監(jiān)督和輔助，在不同的工作崗位中踐行相同的工作準(zhǔn)則，在促進(jìn)檔案安全工作得以保障的前提下帶動(dòng)整個(gè)部門的進(jìn)步與發(fā)展。需要注意的是，檔案部門可以嘗試采取物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)的監(jiān)控和審核形式，最大限度地調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)積極性和熱情，促使檔案人員主動(dòng)參與到檔案安全的維護(hù)工作中來，從而獲得事半功倍的成效。

四、加快檔案信息安全管理現(xiàn)代化

在時(shí)代和社會飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)在各行各業(yè)中的運(yùn)用逐漸成為炙手可熱的事實(shí)，若能在檔案安全管理進(jìn)程中合理運(yùn)用信息技術(shù)，將會獲得理想中的成效。檔案管理部門要派遣專業(yè)化的人員，將重點(diǎn)放在檔案數(shù)據(jù)庫的安全建設(shè)上，注重從管理措施和技術(shù)要求兩方面出發(fā)，將諸如機(jī)房失火、網(wǎng)絡(luò)病毒入侵、停電等應(yīng)急系統(tǒng)完善好，以便突發(fā)狀況之時(shí)能夠應(yīng)對自如。在互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用過程中，要在建立有效的信息系統(tǒng)防火墻的同時(shí)，實(shí)行內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)分離，并且要定期或者不定期的對涉密的文件進(jìn)行檢查，對于異常現(xiàn)象一定要采取及時(shí)的盤查措施。值得一提的是，在檔案信息化管理的進(jìn)程中，要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立檔案安全監(jiān)督員，根據(jù)嚴(yán)密的檔案安全管理制度，對管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行登記、歸檔、掃描以及入庫，配合好其他檔案管理人員的日常工作。與此同時(shí)，各級檔案部門要組織工作人員不斷地學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)，盡最大的努力研發(fā)出適合單位內(nèi)部管理模式的關(guān)鍵設(shè)備和安全技術(shù)，并且努力加強(qiáng)區(qū)域的交流與合作，對于相關(guān)性的檔案信息安全活動(dòng)更要積極地參與，做到取長補(bǔ)短。需要注意的是，信息技術(shù)的運(yùn)用只是檔案安全體系構(gòu)建的一個(gè)輔助工具，要在和傳統(tǒng)的檔案管理制度完美契合下，才能促使信息技術(shù)真正地發(fā)揮出強(qiáng)大的催化劑的作用。

五、加速培養(yǎng)檔案信息安全人才

保障檔案信息的安全，人是第一要素。檔案人員及相關(guān)人員的檔案信息安全意識、素質(zhì)水平、創(chuàng)新能力直接影響到檔案信息的安全。樹立現(xiàn)代人才觀念，堅(jiān)持依法治教，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、分層次、分類型、多形式、多途徑地開展檔案信息安全人才的培養(yǎng)和教育。

六、結(jié)語

檔案信息資源是國家和社會珍貴的文化財(cái)富，在時(shí)代和經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的大背景下，檔案安全問題日益受到關(guān)注和重視，構(gòu)建檔案安全保障體系成為檔案部門一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。該體系是一個(gè)龐大和繁瑣的工程，各級檔案管理部門要不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和借鑒精華，探索更多行之有效的良好途徑，確保檔案安全，使得中華民族的珍貴文化完整地代代流傳。

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作者簡介：朱慧偉（1967—），女，漢族，安徽省阜陽市人，阜陽市水資源管理處，館員，研究方向：檔案管理。