對水利工程建設(shè)檔案管理的探索與思考

高亞君，張豪杰，趙冰清，陳先林

（湖北省漢江河道管理局，湖北 潛江433100）

1 引言

近年來，政府不斷加大水利工程建設(shè)投資，水利工程項(xiàng)目數(shù)量越來越多。特別是2014年國務(wù)院部署了分步建設(shè)完成172項(xiàng)重大水利工程，使我國骨干水利設(shè)施體系顯著加強(qiáng)。日益增多的工程項(xiàng)目對項(xiàng)目管理水平提出了高要求，作為項(xiàng)目管理重要組成部分的檔案管理工作越發(fā)重要。在“水利工程補(bǔ)短板，水利行業(yè)強(qiáng)監(jiān)管”的大環(huán)境下，記錄和反映建設(shè)過程的工程檔案資料的意義重大，人們必須高度重視檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理水平走上新臺階。

2 水利工程檔案管理的意義和價值

2.1 水利是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)性產(chǎn)業(yè)之一

水是生命之源、生產(chǎn)之要、生態(tài)之基，是影響國計(jì)民生最大的自然資源。興修水利、消除水害，關(guān)系到個人的生產(chǎn)生存和社會的發(fā)展進(jìn)步。國家對水利工程建設(shè)高度重視。在節(jié)水供水重大水利工程建設(shè)方面，2018年全國水利建設(shè)投資已達(dá)6 872.7億元，172項(xiàng)節(jié)水供水重大水利工程已開工133項(xiàng)，在建工程投資規(guī)模超過10 000億元。巨大的投資規(guī)模反映了水利重要的社會性功能，承擔(dān)著基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)所賦予的任務(wù)。

2.2 水利工程檔案關(guān)系到水利工程的建設(shè)使用

水利工程檔案是指在水利工程建設(shè)過程中直接產(chǎn)生的對社會和國家可以保存的文件材料，包括有價值的文字、圖表、圖紙、聲音、影像等材料【1】。水利工程檔案不僅是對水利工程建設(shè)施工時進(jìn)行質(zhì)量評定的憑證，而且是工程完工后對工程進(jìn)行維護(hù)、檢查、使用和管理的依據(jù)，對工程項(xiàng)目的監(jiān)督和驗(yàn)證有著重大的作用。水利工程檔案工作貫穿水利工程的決策階段、實(shí)施階段和使用階段，對于水利工程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)承擔(dān)著基礎(chǔ)性的保障工作。

2.3 水利工程檔案是參建各方維護(hù)自身利益的重要依據(jù)

水利工程通常投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、風(fēng)險隱患多、技術(shù)要求高，在長時間的施工過程中各參建單位難免會遇到合同糾紛等事宜。作為客觀記錄工程建設(shè)過程的檔案資料，是參建各方主張自身權(quán)益，進(jìn)行事故索賠和反索賠的重要依據(jù)。特別是現(xiàn)在建立了工程質(zhì)量終身制，水利工程檔案作為證據(jù)的作用將要更為凸顯。

3 現(xiàn)階段水利工程檔案管理工作中存在的問題

3.1 缺乏足夠認(rèn)識

水利建設(shè)項(xiàng)目的各參建單位存在重視現(xiàn)場建設(shè)忽視檔案資料管理的現(xiàn)象。水利建設(shè)工程的參建單位常常認(rèn)為檔案管理僅僅是資料的保留與保管，將大部分力量都投入到了解決實(shí)體工程建設(shè)所碰到的問題上，對基本的水利工程檔案管理非常不重視，經(jīng)常是在工程基本竣工時才召集部分人員對整個水利工程檔案進(jìn)行資料整理，造成檔案信息錯誤、不準(zhǔn)確等問題【2】。對檔案管理工作的不夠重視，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作質(zhì)量的提高，從而影響了工程建設(shè)的質(zhì)量。

3.2 未實(shí)現(xiàn)制度化管理

水利工程檔案管理工作煩瑣龐雜，檔案整理歸檔不規(guī)范、資料欠缺殘損等問題層出不窮，對水利工程檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。而產(chǎn)生上述現(xiàn)象的原因很大程度上是因?yàn)闄n案管理體制不完善，沒有可行的檔案管理制度，或制定的制度僅僅是為了應(yīng)付檢查，內(nèi)容流于形式【3】。另外，單位體系不夠健全，組織分工不明確，沒有有效的監(jiān)督機(jī)制對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行制約，從而導(dǎo)致對制度的執(zhí)行力度不強(qiáng)。最終，檔案管理工作松散無力，不能有效發(fā)揮對工程建設(shè)的保障性作用。

3.3 管理人員業(yè)務(wù)水平不高

水利工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員兼有水利工程和檔案管理2個專業(yè)的業(yè)務(wù)知識。然而，目前建設(shè)單位的檔案管理人員對行政檔案管理比較了解，對項(xiàng)目建設(shè)檔案管理沒有經(jīng)驗(yàn)。大部分施工、監(jiān)理等參建單位均較少配備專職檔案員，一般是由新參加工作的同志擔(dān)任或由工程技術(shù)員兼任檔案員【4】，造成水利工程檔案管理混亂。

3.4 基礎(chǔ)硬件差，信息化程度不夠

水利工程檔案的專業(yè)性強(qiáng)，涉及的內(nèi)容多，如水利工程圖紙、變更、決算、預(yù)算、質(zhì)量評定、驗(yàn)收等，檔案資料的類型更是十分豐富，包含了文字、圖紙、照片、音像等【5】，這要求在檔案資料收集時，資料提供人員需要配備滿足要求的攝像設(shè)備和照相設(shè)備，檔案管理人員在進(jìn)行資料整理時有電腦、硬盤或光盤等電子設(shè)備。另外，對于大型水利工程項(xiàng)目，項(xiàng)目周期長，產(chǎn)生的資料多，建設(shè)單位必須設(shè)置專門的檔案室，并按照標(biāo)準(zhǔn)配齊防蟲、除濕、溫控和檔案存放等設(shè)施設(shè)備。但是目前大多數(shù)水利工程項(xiàng)目對檔案管理工作還是實(shí)行粗放的管理模式，硬件條件普遍不達(dá)標(biāo)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化程度不高，沒有建立信息化管理系統(tǒng)，限制了檔案資料的使用價值和利用效率。

4 加強(qiáng)和改進(jìn)水利工程檔案管理工作的對策

4.1 加強(qiáng)對水利工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識

要加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳教育力度。一是加強(qiáng)對參建單位的宣傳教育力度。組織深入學(xué)習(xí)與貫徹檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)、部門規(guī)章及相關(guān)文件精神，讓參建人員認(rèn)識到檔案管理工作在項(xiàng)目建設(shè)各個階段的重要作用和所能發(fā)揮的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，提升參建人員，特別是檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，激發(fā)他們主動做好檔案管理工作的積極性。二是加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督檢查力度。要建立完善的水利工程檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，充分利用好稽察手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作檢查的常態(tài)化，用檢查來督促各參建單位重視檔案管理工作，把做好檔案管理工作的責(zé)任層層傳導(dǎo)，樹立檔案管理工作重在平時的觀念。

4.2 加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的制度化建設(shè)

水利工程建設(shè)項(xiàng)目投資巨大、建設(shè)周期長、參建單位多、歸口部門多，因此，水利工程檔案管理工作離不開完善的規(guī)章制度體系。做好檔案管理工作，必須對檔案管理工作和工程整體工作進(jìn)行全盤考量，使其嵌入工程建設(shè)管理的活動中，做到領(lǐng)導(dǎo)和專人各負(fù)其責(zé)，相關(guān)部門配合密切，相互協(xié)調(diào)。如在堤防工程建設(shè)中，要貫徹落實(shí)業(yè)主負(fù)責(zé)制、建設(shè)監(jiān)理制、招標(biāo)投標(biāo)制等工程管理制度，項(xiàng)目法人需要按照上級單位關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定對檔案資料實(shí)施統(tǒng)一管理，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理必須按照項(xiàng)目法人的要求提交檔案管理資料。在項(xiàng)目管理過程中，各參建單位要根據(jù)國家檔案管理的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，制定符合本項(xiàng)目實(shí)際情況的檔案管理工作制度，要通過制度文件明確人員的責(zé)任，加強(qiáng)配合，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。與此同時，要加強(qiáng)檔案管理人員崗位制度的建設(shè)，特別是檔案資料的收集制度、檔案資料的使用與管理制度等，使檔案管理的收集、整理、歸檔、保管工作都有規(guī)可循，為工程項(xiàng)目建設(shè)工作服務(wù)。

4.3 提高檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

水利工程檔案工作需要專業(yè)的人才實(shí)施，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理人才是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的前提條件。為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，相關(guān)單位要加大人才隊(duì)伍建設(shè)力度。首先，要積極組織開展形式多樣的水利工程檔案管理培訓(xùn)。培訓(xùn)可以采取講座的方式，由老師授課來傳授檔案管理經(jīng)驗(yàn)與技能，也可通過網(wǎng)絡(luò)課堂、視頻資料的形式，組織檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行自學(xué)。要充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，針對不足和短板，進(jìn)行有目的性的培訓(xùn)，提高信息技術(shù)能力和計(jì)算機(jī)操作能力。做到在學(xué)習(xí)中解決實(shí)際工作中遇到的問題，不斷提高檔案管理水平。其次，要重視不同地域、不同單位、類似工程項(xiàng)目的檔案管理人員的業(yè)務(wù)交流與合作，通過相互借鑒、相互學(xué)習(xí)，可以取長補(bǔ)短，提升水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，進(jìn)而提高水利工程檔案的管理質(zhì)量。最后，檔案管理人員不僅要懂得水利工程專業(yè)知識，同時還要具備檔案管理知識，更要有愛崗敬業(yè)的精神。要在提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的同時，同步提高檔案管理人員的法律意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，促使檔案管理人員在工作中做到主動積極、規(guī)范地對檔案材料進(jìn)行收集整理，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確完整。

4.4 加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的硬件建設(shè),提升信息化水平

在水利工程檔案管理的過程中，要注重基礎(chǔ)硬件條件的建設(shè)，如要建設(shè)專門的檔案管理室，要保持常溫，要防火、防潮及防蟲等，要配備專職或兼職檔案管理人員，對檔案室進(jìn)行規(guī)范管理。同時，要在預(yù)算中為檔案管理工作設(shè)立專項(xiàng)資金，用于采購電腦、照相機(jī)、攝像機(jī)、硬盤、光盤、檔案架等設(shè)備，為水利工程檔案工作提供基礎(chǔ)性的保障。

另外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，新時期的水利工程檔案管理工作必須不斷進(jìn)步。使用信息化的檔案記錄系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，結(jié)合高效的信息數(shù)據(jù)管理手段，進(jìn)行電子媒介的存檔，方便查閱和使用，實(shí)施科學(xué)化的企業(yè)檔案信息化建設(shè)【6】。這就要求主管單位加大對信息化工作的投入。另外，還要廣泛做好對檔案管理信息化的普及工作，通過宣傳普及，讓參建各方了解到信息化的優(yōu)勢與便利，從而改變思想，轉(zhuǎn)變觀念，讓信息化技術(shù)深入人心。

5 結(jié)語

檔案管理工作是水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作的重要組成部分，事關(guān)工程的建設(shè)施工和運(yùn)營管理。做好檔案管理工作，不僅可以提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率，而且可以為以后留下參考依據(jù)。要做好新時代的水利工程檔案管理工作，就要提高對此項(xiàng)工作的認(rèn)識，加速人才培養(yǎng)，建立健全管理制度，利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理對各類水利工程的全覆蓋，提高檔案管理的價值，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展。