試論如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作

文| 張 華

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作成效將會對社會保障體系的運行質(zhì)量產(chǎn)生深刻影響。這不僅關(guān)乎廣大群眾的個人利益，更事關(guān)國家和社會利益。所以，在推進社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作水平提升的過程中，工作人員必須基于實事求是的原則作業(yè)，要深入分析當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，從而提出有效的解決策略。

提高檔案管理意識

在我國社會保險業(yè)務(wù)檔案管理環(huán)節(jié)，存在管理意識缺失的問題。這種缺失不僅體現(xiàn)在檔案管理工作人員身上，更表現(xiàn)在了投保人身上。由于我國社會保險類型較為豐富，且其所屬部門存在差異，所以在檔案管理環(huán)節(jié)，許多部門的工作人員缺乏管理意識，對管理工作的重視程度也不高。所以，在實踐工作中常常出現(xiàn)信息不暢通的問題，則不僅會損害投保人的利益，更會阻礙管理部門和人力資源與社會保障局的發(fā)展，還會導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的成效難以提升。在開展檔案管理工作時，需要推進相關(guān)人員管理意識的提升。

一方面，要提高投保人的檔案管理意識。投保人重視檔案管理，就會在投保時主動、積極地配合社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員的工作，為提高管理質(zhì)量奠定良好基礎(chǔ)。比如，有關(guān)部門可以加強對投保人的宣傳教育，借助于媒體宣傳、標(biāo)語引導(dǎo)和辦事大廳現(xiàn)場指引等方式，提高投保人對檔案管理工作的重視，讓他們在參保時積極配合，提高檔案管理成效。

另一方面，要提高檔案管理工作人員的管理意識。在此環(huán)節(jié)，有關(guān)部門需要幫助檔案管理工作人員認識到其本職工作的重要性和必要性，從思想層面上進行正確引導(dǎo)，使他們能認真、負責(zé)地開展實踐，進而保證該工作的作業(yè)水平得以提升。比如，某地社保檔案管理部門落實了監(jiān)督考核機制。每月初、月中、月末開展三次大型檔案核查工作，并通過核驗檔案管理人員的每日工作記錄和實際成果對其工作質(zhì)量進行客觀評價。同時，還要將工作人員的作業(yè)成果與薪資績效與評級掛鉤，從影響管理人員個人利益得失方面著手，提高其檔案管理意識，讓他們在認真負責(zé)思想的引導(dǎo)下積極工作。

完善檔案管理制度

當(dāng)前，我國的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致相關(guān)工作的開展存在因地而異的情況，而且各地區(qū)的檔案管理水平明顯存在較大差異。同時，由于并未制定明確的管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，投保人在投保時提供的材料不全，導(dǎo)致檔案管理人員資料整合困難，不僅大大降低了檔案管理的效率，檔案管理工作質(zhì)量也受到了極大影響。

為了提高社會保險業(yè)務(wù)檔案管理成效，相關(guān)工作人員需要著手制定和完善檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，讓各地區(qū)的檔案管理工作具有統(tǒng)一性。比如，有關(guān)部門需要基于各類型社會保險的投保需要，理順參保流程，并且明確規(guī)定投保人需提供的材料，為提高工作效率、減輕工作人員壓力奠定基礎(chǔ)。而且，為了保證檔案真實有效，提升檔案保存的安全性，管理部門還應(yīng)該建立管理責(zé)任制度。一旦出現(xiàn)檔案損毀或丟失，則立即向其負責(zé)人進行追責(zé)，及時地進行反應(yīng)并開展補救工作，保障社會保險業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量的提升。

推進檔案管理信息化建設(shè)

目前，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理技術(shù)落后問題嚴(yán)重，許多地區(qū)甚至沒有配備計算機等現(xiàn)代化科技設(shè)備，使得工作人員的作業(yè)壓力極大，而且也難以保證檔案管理的質(zhì)量和效率。即便是在工作應(yīng)用了計算機，也常常因設(shè)備軟硬件問題或管理人員的失誤導(dǎo)致管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，使得社保檔案丟失或損壞。

基于此，有關(guān)部門應(yīng)該推進檔案管理技術(shù)水平的提升，以高科技設(shè)備和技術(shù)助推社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的開展。在此環(huán)節(jié)，可以從兩方面著手作業(yè)。一方面，檔案管理部門需要加強信息化建設(shè)，為實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理配備計算機、智能化檔案柜以及平板電腦等高科技設(shè)備，并且實現(xiàn)對設(shè)備軟硬件應(yīng)用情況的定期檢查，為推進檔案管理水平提升提供物質(zhì)支撐。

另一方面，則需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此時，不僅要保證檔案管理工作人員具備認真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖鳂I(yè)態(tài)度，更要讓他們擁有扎實的理論知識基礎(chǔ)和靈活的實踐操作能力。所以，有關(guān)部門需要做好人才培養(yǎng)工作。比如，為社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員提供定期培訓(xùn)，豐富其現(xiàn)代檔案管理知識，并提高其操作信息化檔案管理設(shè)備的能力，使其滿足現(xiàn)階段信息化檔案管理作業(yè)的要求，進而為提升社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

結(jié)論

總而言之，社會保險服務(wù)體系的優(yōu)化以及社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的激增，使得推進檔案管理方法和模式的優(yōu)化勢在必行。為此，相關(guān)工作人員必須明確當(dāng)前的社會保險檔案管理問題，并且基于提高檔案管理意識、完善管理制度法規(guī)，以及推進檔案管理工作的信息化建設(shè)等方法，實現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。