新時代高校檔案管理的困境及改革策略研究

霍成龍

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

在高校教育改革中，通過檔案管理工作的整合，可以將現(xiàn)代化的檔案管理作為重點，結(jié)合數(shù)字化、信息化的檔案管理方案，可以改變以往紙質(zhì)檔案管理中存在的問題，實現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新的目的。但是，在當(dāng)前的高校檔案管理中，存在著管理手段落后以及現(xiàn)代化管理意識缺失的問題，如這些現(xiàn)象不能及時解決，會影響高校檔案管理的質(zhì)量。因此，在新時代背景下，院校管理者應(yīng)該將檔案管理作為重點，通過各項影響因素的分析，確定信息化的檔案管理體系，以實現(xiàn)檔案管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行。

一、高校檔案管理的重點

過去，在檔案管理中以收集、管理紙質(zhì)檔案為主，聲像、實物檔案為輔，忽視電子檔案、數(shù)字化檔案的收集，這些現(xiàn)象造成檔案收集的門類、載體不齊全，造成了檔案資源體系不健全，不能全面反映一個單位的職能活動。通過新時代高校檔案管理工作的構(gòu)建，可以將信息化的檔案管理作為重點，通過電子化、數(shù)字化檔案設(shè)備以及專業(yè)人才的引進(jìn)，不斷完善檔案收集范圍，增強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，以實現(xiàn)檔案高效管理的目的[1]。

二、高校檔案管理中的限制因素

(一)檔案管理缺少信息化

高校檔案管理中，通過信息化檔案管理方法的調(diào)整，可以提高檔案資源的管理、使用效率，滿足高校的穩(wěn)步運行及持續(xù)發(fā)展需求。但是，結(jié)合高校檔案管理及實踐的過程中，受到多因素的影響，導(dǎo)致信息化管理方案流于形式，使相關(guān)工作出現(xiàn)管理不足的問題，如果在院校發(fā)展的背景下，不能有效解決上述問題，需要將電子檔案、數(shù)字化的檔案作為重點，通過信息化管理方案的落實，保證檔案的齊全完整和安全保護(hù)，同時提高檔案利用效率。然而在實際工作中，存在著數(shù)字檔案缺少、檔案信息化工作落后的問題，如，在檔案統(tǒng)計、檢索中，存在著檔案數(shù)據(jù)庫以及多媒體資源庫缺失的問題，特別是一些業(yè)務(wù)方面的電子檔案等存在著檔案空白的問題，影響檔案的齊全完整，而且也無法滿足高校檔案管理工作的整體需求，制約高校檔案管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行。

(二)檔案宣傳力度較弱

在新時代背景下，為了更好的提高高校檔案管理工作的質(zhì)量，相關(guān)人員需要認(rèn)識到電子檔案、數(shù)字化檔案管理的重要性，通過信息化檔案管理方案的調(diào)整，增強(qiáng)多種門類檔案管理工作的宣傳力度，增加人們對電子檔案收集、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的認(rèn)識，做到制度落實到位、相關(guān)人員配合到位，以保障所接收檔案的齊全完整。但是，由于宣傳力度不夠，人們對電子檔案收集、歸檔的認(rèn)識不足以及資源存儲不合理的問題，如果這些問題不能及時解決，會降低高校檔案管理的整體效率，無法推動高校檔案管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行[2]。

(三)檔案管理人員素質(zhì)不足

通過對檔案管理工作的分析，其作為政策性較強(qiáng)的內(nèi)容，要求檔案管理人員具備綜合素養(yǎng)，結(jié)合當(dāng)前高校檔案工作的管理特點，在具體的檔案信息管理中存在著人員素質(zhì)薄弱的問題，如，檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)薄弱、對信息化檔案管理缺少系統(tǒng)認(rèn)知等，這些現(xiàn)象不僅降低檔案管理工作的有效性，也出現(xiàn)檔案資源浪費的問題，嚴(yán)重影響了檔案的整體工作。所以，檔案人員必須高度認(rèn)識檔案工作信息化的重要性，不斷加強(qiáng)自身思想和檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提升綜合素養(yǎng)，保證檔案管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行。

三、新時代高校檔案管理新思路

(一)明確高校檔案管理范圍

為了更好的調(diào)整以往落后的檔案工作模式，相關(guān)管理者需要將檔案管理范圍的調(diào)整作為重點：首先，建立檔案信息化的數(shù)據(jù)庫，檔案人員要深刻學(xué)習(xí)、領(lǐng)會國家檔案局、質(zhì)監(jiān)局等部門發(fā)布的有關(guān)檔案信息化建設(shè)方面的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)高校檔案的基本類型，制定檔案的設(shè)定參數(shù)，保證各項數(shù)據(jù)的及時檢索，為信息化檔案數(shù)據(jù)資源的整合提供支持。第二，根據(jù)高校檔案管理工作的特點，在具體的工作整合中，應(yīng)該建立Web服務(wù)系統(tǒng)，通過該模塊的構(gòu)建，可以提高檔案檢索及查詢的效率，滿足用戶對檔案資源的獲取需求。第三，由于高校檔案管理工作的特殊性，在具體的工作整合中，可以建立社會化的館藏資源，為利用者提供更全面、便捷的服務(wù)。第四，創(chuàng)新高校檔案服務(wù)方式，項目管理者應(yīng)該結(jié)合檔案網(wǎng)絡(luò)資源的特點，通過高校檔案資源的具體分析，有效協(xié)調(diào)檔案館藏結(jié)構(gòu)，突出重點的檔案信息，從而實現(xiàn)高校檔案資源的協(xié)調(diào)性及共享性目的[3]。

(二)細(xì)化信息化檔案的建立流程

通過對高校檔案信息化管理工作的分析，為了使檔案管理工作更好的順應(yīng)新時代的發(fā)展需求，檔案人員應(yīng)該細(xì)化信息化的檔案建立流程，通常情況下需要做到：第一，加強(qiáng)高校檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，結(jié)合高校檔案資源特點，在信息化檔案管理以及流程建立中，需要結(jié)合檔案管理規(guī)范，落實具體的工作，并將具體的工作內(nèi)容責(zé)任到人，避免檔案管理人員職能不足問題的出現(xiàn)，不斷增強(qiáng)檔案管理者的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)信息操作技術(shù)的學(xué)習(xí)能力，并保證高效信息化檔案管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行。而且，在信息化檔案資源開發(fā)中，應(yīng)該融入網(wǎng)絡(luò)通訊模塊以及檔案基礎(chǔ)設(shè)施等，通過多樣化的檔案存儲，加強(qiáng)各項資源的管理及配置效率，為行業(yè)的信息化發(fā)展提供支持。第二，結(jié)合高校檔案信息管理工作的特點，需要將信息化的資源作為收集重點，規(guī)范、完善檔案信息化管理制度，提高文字以及靜態(tài)圖像的處理質(zhì)量，確保檔案的準(zhǔn)確性。例如，在高校信息化檔案系統(tǒng)中，通過計算機(jī)檢索系統(tǒng)的運用，可以針對用戶的需求查詢檔案信息，并自動進(jìn)行檔案管理及分類，展現(xiàn)新時代高校檔案管理的優(yōu)勢。第三，高校檔案管理中，應(yīng)該建立規(guī)范性的管理制度，針對電子檔案不同階段的管理內(nèi)容以及發(fā)展目標(biāo)等，確定長期性的管理計劃，以更好的展現(xiàn)高校檔案信息化的建設(shè)價值[4]。

(三)組建高校檔案專業(yè)人才隊伍

為了保證高校檔案管理信息化工作的穩(wěn)步落實，需要積極組建專業(yè)性的管理隊伍：第一，檔案人員應(yīng)該根據(jù)高校檔案的資源內(nèi)容，充分發(fā)揮管理人員的協(xié)調(diào)能力，協(xié)調(diào)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，保證各門類、各載體檔案的齊全完整。對于專職檔案人員來說，需要不斷提高自身日常解決問題的能力，不斷創(chuàng)新工作方式、方法，結(jié)合檔案工作的基本需求，增強(qiáng)自身的綜合素養(yǎng)，以保證各項工作的穩(wěn)步進(jìn)行，以滿足檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展需求。第二，對于檔案信息管理者，應(yīng)該結(jié)合時代的發(fā)展模式，及時轉(zhuǎn)變以往單一性的檔案管理思想，通過增加檔案信息意識、加強(qiáng)信息技術(shù)的儲備等，落實檔案信息化管理及處理方案，提高高校檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)。而且，對于高校管理者，應(yīng)該認(rèn)識到檔案信息化的重要性，通過專業(yè)人才以及設(shè)備的引入，保證信息化檔案工作的穩(wěn)步進(jìn)行，實現(xiàn)新時代高校檔案管理的最終目的[5]。

四、結(jié)語

總而言之，通過對高?，F(xiàn)階段檔案工作的分析，及時改變高校檔案管理中存在的問題，高校檔案人員應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案資源信息化管理方式，通過完善檔案信息化管理方案，加強(qiáng)制度落實，保證各門類檔案特別是電子檔案、數(shù)字檔案，應(yīng)收盡收、齊全完整、結(jié)構(gòu)合理，能全面反映高校職能活動。同時通過高校檔案的信息化建設(shè)的不斷完善，檔案服務(wù)高校各項建設(shè)的作用更加明顯。通常，高校需將明確檔案管理范圍、完善檔案制度體系建設(shè)以及專業(yè)人才隊伍的構(gòu)建等作為核心，實現(xiàn)檔案工作的穩(wěn)步進(jìn)行，以便提高檔案管理效率。