辦公室常見的圖書管理問題及解決策略

段衛(wèi)平

(呂梁市招生考試管理中心，山西 呂梁 033000)

新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，各單位為了能夠在激烈的市場競爭中得以生存與發(fā)展，必須重視自身文化建設(shè)，其中圖書發(fā)揮著不可替代的作用[1]。但是，當(dāng)前單位辦公室圖書管理存在一些問題，直接制約了單位文化建設(shè)與自身發(fā)展。對此，我們應(yīng)高度重視辦公室圖書管理工作，提高其管理效率與質(zhì)量，更好地為單位發(fā)展服務(wù)。

一、辦公室常見的圖書管理問題

(一)圖書擺放無序且混亂

在辦公室中，常常會看到各種圖書無序擺放，且十分混亂，這是當(dāng)前大多數(shù)單位辦公室圖書管理的主要現(xiàn)象[2]。無序擺放、混亂整理會導(dǎo)致查閱資料、借書員工各種不便，不僅無法迅速找到所需圖書，而且浪費了大量的時間與精力，導(dǎo)致管理工作更加繁瑣。管理人員不僅需要花費大量時間把圖書歸位，而且會造成圖書整理工作更加混亂。同時，辦公室圖書放置不科學(xué)，未根據(jù)職工讀書習(xí)慣明確分類，進(jìn)而誘發(fā)各種不便。誘發(fā)這些問題的根本在于辦公室圖書量加大，類目較多，整理起來十分復(fù)雜。另外，圖書整理不科學(xué)，高效率圖書管理方法較為匱乏，不全面不合理，綜合性較差，造成圖書難以基于實際情況進(jìn)行合理擺放與調(diào)整。

(二)室藏種類單一

室藏大多數(shù)都是一些公開發(fā)行或上級印發(fā)的書籍，單位自身編寫印刷的資料(如檔案編研材料和有關(guān)業(yè)務(wù)資料)較少，這些資料具有一定的利用價值，印發(fā)量較小，局限于本單位，對單位工作具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性?，F(xiàn)存圖書主要是政經(jīng)類、業(yè)務(wù)方面的圖書，有的年代較遠(yuǎn)，利用率較低，可讀性較差，無法迎合迅速增長的科研與工作需求。

(三)借閱無序

對于辦公室圖書管理而言，借閱秩序混亂的情況較為常見[3]。如圖書辦理登記較為混亂；圖書到期不還；圖書損壞未及時核查、追賠等。有的辦公室圖書電子化程度較低，借閱秩序十分混亂，讀書后并未及時放回原位，有的甚至將其帶走，導(dǎo)致資料缺失。另外，辦公室人員流量較大，若管理人員難以同圖書借閱工作量相匹配，極易出現(xiàn)借閱無序的情況，造成圖書丟失與損壞，影響辦公室圖書管理質(zhì)量。

二、解決辦公室圖書管理問題的策略

(一)依照科學(xué)分類進(jìn)行圖書擺放

辦公室整理圖書時，應(yīng)基于合理的類目科學(xué)整理圖書，采取科學(xué)、系統(tǒng)的方式，如此才能夠合理擺放圖書，能夠為職工借閱提供便捷，而且還有助于管理人員高效率管理圖書[4]。如分類圖書時，可根據(jù)自然科學(xué)、人文科學(xué)將圖書分為兩大類，再基于小類目進(jìn)行劃分與整理。同時，應(yīng)注意圖書的互補性，將較為互補的圖書盡量擺在一起，便于員工尋找借閱，可節(jié)省大量找書的時間與精力，進(jìn)而彰顯出圖書人性化管理理念。另外，歸類整理圖書時結(jié)合現(xiàn)行圖書管理制度，規(guī)范編號，粘貼索引，提高圖書管理規(guī)范性與質(zhì)量。值得注意的是，單位辦公室可開通內(nèi)部圖書借閱與查詢網(wǎng)絡(luò)體系，可了解最新的室藏信息及圖書情況，節(jié)省更多的借閱時間。

(二)多措并舉豐富室藏

其一，基于需求購買一些圖書、工具書，采購時應(yīng)從專業(yè)性、知識性、思想性等方面進(jìn)行充分考慮，保證圖書價值。根據(jù)單位發(fā)展所需，辦公室可適量采購醫(yī)學(xué)專業(yè)、有價值的期刊及報張雜志等，例如《讀者》《求實》等。

其二，開展圖書普查活動，對整個辦公室的圖書進(jìn)行登記，了解其真實情況。同時，基于室藏書目，若發(fā)現(xiàn)沒有某一類圖書，同部門協(xié)商后，將其保存于辦公室，由辦公室管理。

其三，加強(qiáng)檔案編研工作，豐富室藏內(nèi)容。有關(guān)部門將大事記、年度文件匯編、年鑒、氣候評價、論文集等定期移交辦公室，有利于室藏資源的豐富。

其四，有效管理培訓(xùn)資料。對于參加的各種培訓(xùn)班發(fā)放的教材(密級或特別規(guī)定的除外)，在培訓(xùn)完后，把這些培訓(xùn)材料上交辦公室。如果還需進(jìn)一步利用，可隨時辦理借閱手續(xù)。這樣，不僅能夠進(jìn)一步充實室藏，而且還能夠提高培訓(xùn)教材利用率，也可預(yù)防內(nèi)部資料的流失。

其五，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，辦公室應(yīng)對網(wǎng)上信息資源進(jìn)行精心選擇、有效加工、全面整合。例如，中國知網(wǎng)、百度文庫、維普、萬方數(shù)據(jù)等資源豐富的數(shù)據(jù)庫，信息更新快，檢索與查詢效率高，是文獻(xiàn)信息獲取的有效途徑[5]。在圖書日常管理工作中，應(yīng)注意收集、整理各方資源，對圖書網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行充實與整合。

(三)完善事業(yè)單位的圖書管理設(shè)施

隨著各種新技術(shù)的出現(xiàn)和推廣應(yīng)用，辦公室圖書管理會有更多新興技術(shù)的支撐。比如物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的衍生與發(fā)展，可以更加便利地獲取數(shù)據(jù)，辦公室圖書管理可以準(zhǔn)確掌握職工行為數(shù)據(jù)；比如人工智能技術(shù)的衍生與發(fā)展，使得圖書數(shù)據(jù)開發(fā)與利用水平進(jìn)一步提高，提高了圖書與讀者的互動效率；再比如數(shù)字圖書云服務(wù)平臺的建立與推廣，能夠?qū)D書的海量信息資源加以有效融合，從而為職工提供“一站式”服務(wù)。辦公室能夠通過網(wǎng)絡(luò)與實體這兩個空間，在為借閱職工提供精準(zhǔn)化服務(wù)基礎(chǔ)上，將圖書的效能盡可能地發(fā)揮出來。辦公室唯有在精準(zhǔn)化服務(wù)方面下功夫，才可以切實為職工提供更好的服務(wù)，從而擴(kuò)大圖書的“磁場效應(yīng)”。

三、結(jié)語

加強(qiáng)辦公室圖書管理工作，不斷豐富室藏，提高現(xiàn)代化管理水平，不僅可優(yōu)化員工專業(yè)素養(yǎng)，而且還能夠為其營造輕松、愉悅的閱讀氛圍，促使員工迅速成長。