薪酬核算財(cái)務(wù)共享實(shí)踐

●雷 鳴

財(cái)務(wù)共享（FSS）是指將大量重復(fù)、易于標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)集中到一個(gè)新的獨(dú)立運(yùn)行業(yè)務(wù)單元（即財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心）進(jìn)行流程再造、標(biāo)準(zhǔn)化、集中處理，以達(dá)到提升效率，降低成本，最終提升集團(tuán)整體財(cái)務(wù)管理水平的一種作業(yè)模式。本文中的共享是基于集團(tuán)已搭建完成共享中心基礎(chǔ)構(gòu)架，是對進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)模塊業(yè)務(wù)共享的延伸。

一、薪酬共享的實(shí)現(xiàn)步驟

一是前期宣傳、調(diào)研和評估。由于前期已有的共享實(shí)踐，共享理念已經(jīng)深入人心，全員動(dòng)員與宣導(dǎo)已有一定的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上組織有經(jīng)驗(yàn)的管理人員和骨干員工、IT 團(tuán)隊(duì)組成項(xiàng)目組。項(xiàng)目組此階段的核心任務(wù)是明確薪酬核算共享的總體目標(biāo)、實(shí)施方法與路徑、階段任務(wù)、軟件平臺(tái)的選擇、人員配置規(guī)模測算等。

二是業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)階段。確定納入共享的范圍。分步驟分階段分范圍實(shí)施共享具體計(jì)劃。優(yōu)先選擇業(yè)務(wù)模式相對簡單、時(shí)差小、外部遵從低、溝通成本低的國家和地區(qū)；優(yōu)先選擇人力資源和支付共享已實(shí)現(xiàn)的區(qū)域與國家；共享意愿強(qiáng)烈的、核算系統(tǒng)、核算語言與集團(tuán)一致的業(yè)務(wù)主體。對共享業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分析，主要涉及全流程的全職工作人員人數(shù)（FTE）測算、發(fā)薪頻率、工資結(jié)構(gòu)、社保類型、商業(yè)性保障類型及繳納規(guī)則、共享中心與當(dāng)?shù)刈庸綡R 與財(cái)經(jīng)聯(lián)系人等方面的信息收集。流程再造。流程梳理和優(yōu)化必須要覆蓋相關(guān)業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)交叉的部分。以“目的—問題—原因—行動(dòng)”+“7R”方法為藍(lán)本進(jìn)行。例如在7R 方法中對新工具的思考，結(jié)合薪酬核算的實(shí)際，摒棄將紙質(zhì)信息通過掃描拍照方式進(jìn)行傳遞存儲(chǔ)為主的傳統(tǒng)模式，改用電子文件加密的方式進(jìn)行傳遞，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)過審核后一鍵導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減少人工干預(yù)環(huán)節(jié)，從而提高流程效率與數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

三是落地實(shí)施階段。鑒于薪酬核算的特殊性和獨(dú)立性，采用敏捷開發(fā)方式構(gòu)建薪酬核算統(tǒng)一平臺(tái)，平臺(tái)鏈接人力資源薪酬系統(tǒng)、ERP 財(cái)務(wù)模塊、文檔系統(tǒng)，將關(guān)鍵財(cái)務(wù)流程、制度固化到平臺(tái)中。從業(yè)務(wù)申請到審批、會(huì)計(jì)處理、自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)歸檔，端到端一氣呵成。

上線準(zhǔn)備與切換。項(xiàng)目組組織流程中的各環(huán)節(jié)對系統(tǒng)測試環(huán)境進(jìn)行共享演練，收集測試人反饋的系統(tǒng)BUG，對系統(tǒng)進(jìn)行測評和驗(yàn)收。此階段工作結(jié)束的標(biāo)志是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成IT 系統(tǒng)實(shí)施并成功上線。

上線支持。測試環(huán)境測試通過后，將在正式環(huán)境中投入運(yùn)營。上線后初期的1~3 月還需要IT 一對一的系統(tǒng)支持，對于初期出現(xiàn)的系統(tǒng)功能問題進(jìn)行集中、針對性的解決，確保系統(tǒng)在初期有效、穩(wěn)定的運(yùn)行。上線后的很長一段時(shí)間，運(yùn)營過程發(fā)現(xiàn)的各類問題，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)的，存在重大漏洞的要立即解決，不影響業(yè)務(wù)的問題記錄在案，集中匯總后向IT 運(yùn)作支持中心反映，定期跟進(jìn)直至解決。

二、共享的有利方面

一是提高效率，降低運(yùn)營成本。以前的發(fā)薪核算需要7~15 天，共享后從審批到付款3 個(gè)工作日完成。流程各環(huán)節(jié)的時(shí)間截點(diǎn)明晰，出現(xiàn)延遲發(fā)薪等重大問題便于追蹤，對責(zé)任人定位清晰，保證績效評價(jià)中的公平公正。復(fù)雜的工作分工更明確精細(xì)，使得會(huì)計(jì)處理工作規(guī)?；?。無紙化的存儲(chǔ)功能，一方面降低紙質(zhì)費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)資源節(jié)約。另一方面加速了會(huì)計(jì)信息全程共享，減少了各環(huán)節(jié)對財(cái)務(wù)處理進(jìn)展咨詢的工作量，釋放了人力。

二是體現(xiàn)財(cái)務(wù)價(jià)值，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型。從核算轉(zhuǎn)化到財(cái)務(wù)分析，集中共享后，每月出具全球薪酬分析報(bào)告，提供管理決策信息。共享不是業(yè)務(wù)簡單的疊加，通過業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一將會(huì)計(jì)監(jiān)督與服務(wù)“前置化”，改變會(huì)計(jì)監(jiān)督的滯后性，提升財(cái)務(wù)服務(wù)價(jià)值。會(huì)計(jì)人員更多地從核算部門走向戰(zhàn)略管理部門和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部門，由記賬員轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)合作伙伴，成為財(cái)務(wù)中最懂業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)中最懂財(cái)務(wù)的人。

三是提升集團(tuán)管控。財(cái)務(wù)共享通過先服務(wù)后管控，將管控融合于服務(wù)中，通過數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)提取收集、定期報(bào)告與反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營中存在的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對子公司海外分支機(jī)構(gòu)的管控，為集團(tuán)戰(zhàn)略實(shí)施。提供保障借助共享推進(jìn)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，產(chǎn)生口徑一致的具有可比性的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性，提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，財(cái)務(wù)分析可控，對業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略支撐。財(cái)務(wù)工作由會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)型到財(cái)務(wù)分析與管理。

三、共享中的難點(diǎn)

一是處理的及時(shí)性。時(shí)間空間的分離，影響債權(quán)債務(wù)信息入賬的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。工資社保公積金等在支付時(shí)有不可抗力的影響，在外部遵從高的國家和地區(qū)面臨延遲的風(fēng)險(xiǎn)問題。

二是共享的不徹底性。規(guī)范性的要求不能覆蓋偶發(fā)的非標(biāo)準(zhǔn)性業(yè)務(wù)。由于地域區(qū)別，個(gè)別國家在記賬語言、系統(tǒng)等方面保持高度的獨(dú)立性，這些國家尚不能納入統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行管理，短期內(nèi)無法共享。

三是時(shí)間空間的差異，溝通成本較高。職責(zé)劃分不清。共享中心長期在標(biāo)準(zhǔn)流程下機(jī)械的處理例行性事務(wù)性業(yè)務(wù)，不能及時(shí)深入感同身受業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)與需求，共享中心易養(yǎng)成“一等二靠三要”的被動(dòng)工作方式。

四是協(xié)同信息系統(tǒng)的高度集成，分工模塊化，使得財(cái)務(wù)人員難以系統(tǒng)全面掌握財(cái)務(wù)知識(shí)，同一年齡區(qū)間及工作內(nèi)容人數(shù)眾多，競爭激烈。專業(yè)水平的提升有限、職業(yè)發(fā)展容易進(jìn)入瓶頸期。共享中心工作強(qiáng)度大，機(jī)械單一，人員高流動(dòng)性導(dǎo)致組織績效降低。

五是歸檔的不徹底性。薪酬會(huì)計(jì)檔案因其保密性、特殊性不能共用現(xiàn)有成熟的其他流程報(bào)銷平臺(tái)，且數(shù)據(jù)來源多樣，例如涉及代扣代繳、關(guān)聯(lián)往來部分信息，希望在一個(gè)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)所有關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)信息集中采集存儲(chǔ)有一定難度。

四、如何解決這些共享過程中的問題

一是從大數(shù)據(jù)角度客觀評價(jià)收益成本效益。共享過程中會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等問題，風(fēng)險(xiǎn)是否可控，是否大于收益。通過加大投入信息技術(shù)，利用系統(tǒng)手段做好風(fēng)險(xiǎn)防控。

二是通過追求流程精簡優(yōu)化，提高全流程處理效率。簡化審批流程，三點(diǎn)閉環(huán)式的審批有效提高全流程效率。通過細(xì)化和完善內(nèi)控，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

三是對責(zé)、權(quán)、利進(jìn)行界定。共享推進(jìn)業(yè)財(cái)合作產(chǎn)生的服務(wù)關(guān)系取代了會(huì)計(jì)的核算與監(jiān)督職責(zé)。簽訂服務(wù)等級協(xié)議（SLA），明確服務(wù)范圍與截點(diǎn)，各類業(yè)務(wù)處理時(shí)限、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。

四是共享中心的稽核部門通過半年度的遵從性測試與年度的SACA 測試方式，對共享中心各模塊輸出的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行“定期體檢”，確保管理和制度執(zhí)行的有效性，數(shù)據(jù)的可靠性。

五、結(jié)束語

財(cái)務(wù)共享實(shí)踐的過程是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問題、不斷解決問題的過程。每個(gè)企業(yè)在此過程中會(huì)面臨各自不同的問題，參考業(yè)界先進(jìn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身特點(diǎn)找到適合本企業(yè)的創(chuàng)新共享之路。