小表單大應用——表單助力小學辦公信息化

曾建勝

【摘要】當前信息化時代，提倡無紙化辦公。學校行政部門要經常收集數據，為了提高工作效率，可以借助表單助力校園信息化。本文就表單助力學生拓展選課、教師師德評測進行分析。

【關鍵詞】表單；辦公信息化

每到開學和期末，老師們總是要為收集和錄入各種學生資料而焦頭爛額，學生家庭信息、社團課程選課、班級活動報名、學生榮譽匯總上報。雖說早已告別手寫表格，但微信群里接龍爬樓梯的方式，實在是又擾民又容易出錯。作為學校行政部門，教導處、德育處、辦公室，更是經常需要收集數據、組織選課、調配名額或各類民主測評、師德考核，傳統(tǒng)方式費時費力。

信息化時代最基礎的應該就是達到無紙化辦公，而中小學學校大多還在用傳統(tǒng)方式下發(fā)紙質表格，填完了之后再整理。學校的信息化建設并不一定要大量的資金投入，實用適用就好。筆者曾在市區(qū)小學任教，也到農村小學支教，所在的學校公用經費十分緊張，學校工作又急需信息化提高效率，筆者通過日常的思考實踐借助表單助力校園信息化。

表單作為“互聯(lián)網+”時代各大公司和集團數據收集和管理的工具，在在線訂單、市場調研、滿意度調查等方面都有廣泛的應用。電子表單有著以下幾個優(yōu)勢：成本低廉，在線制作，無成本批量復制，無紙化辦公更環(huán)保也更省人力；填寫方便，打開網址就可以填寫，比手寫輸入更便捷；數據友好，收集到的反饋格式統(tǒng)一，可以自動產生統(tǒng)計結果，免去錄入電腦環(huán)節(jié)。筆者通過兩方面闡述如何將表單應用到日常小學校園辦公中。

一、表單助力學生拓展選課

學校開展拓展課程教學，在大學里有專門的教務系統(tǒng)可供學生選課，但中小學基本沒有教務系統(tǒng)，之前教導處采用手工發(fā)放表格給學生填寫再上交統(tǒng)計，這樣做既繁瑣又易出錯。筆者思考如果利用微信進行拓展課報名，豈不簡單省事。在網上搜索資料后，我發(fā)現對于有教務系統(tǒng)的學?？梢暂p松借助第三方平臺接入微信公眾號，但沒有教務系統(tǒng)的學校只能另起爐灶了。我無意中發(fā)現一個訂閱號中有活動報名的表單設計。頓時我眼前一亮，他山之石，可以攻玉，筆者就開啟了借助表單，完成拓展課程報名的探索過程。

（一）了解需求

1.能收集學生姓名、班級以及所選課程。

2.每門課程限定人數。

3.報名后能方便導出數據并歸類。

4.拓展性課程統(tǒng)一安排在周三下午。

（二）創(chuàng)建表單

我借助麥客平臺創(chuàng)建了報名表單，表單的整體界面如右圖。為避免學生重復報名，限定一人只能提交一次，為避免時間拖延，設置截止時間

第一部分：拓展性課程列表，將全校所有拓展性課程用表格的形式分類呈現，方便學生和家長瀏覽。

第二部分：溫馨提醒，將選課中需要的注意事項重點強調。

第三部分：立即報名，設置學生姓名、班級、選課課程、家長聯(lián)系方式四個表單組件，設置家長聯(lián)系方式是為了手機信息，方便后續(xù)短信通知。

（三）測試運行

選課中除極個別學生填寫錯誤外，一切正常。

（四）表單的發(fā)布

1.在表單的所有內容設置完畢后，便可以將表單發(fā)布，可以通過微信、QQ等平臺進行分享。

2.表單還會生成發(fā)布表單的鏈接以及二維碼，供用戶將表單進行大范圍的簡便傳播。

（五）導出數據整理

導出數據后，以excel的形式呈現，再利用篩選功能創(chuàng)建各個課程的名單和各個班級的名單。

在一些規(guī)模不大的中小學中，不會購買較貴的教務系統(tǒng)，借助表單設計課程報名表，再將鏈接放至學校微信公眾平臺，雖然不能像教務系統(tǒng)那樣完善，但也基本滿足了課程的報名需求。既能解放繁瑣的紙張報名，又能增加學校公眾號的宣傳，不失為一件兩全其美的事。當然，不同學校要根據相應的需求作適當的調整。

二、表單助力教師師德評測

為了了解教師的教學水平和工作狀態(tài)，學校在每學年度考核期間要對教師進行評價，相較于使用效率低下、操作繁瑣的紙質問卷，使用問卷星進行師德測評，于學校大有裨益，不僅能夠快速收集學生的評價信息、自動對數據進行匯總，生成圖表，還可以提供簡明易懂的分析結果，提升評價活動中各環(huán)節(jié)的效率。

只需四個步驟，就能輕松搞定一次師德師風測評，進而完成學年度考核工作。

（一）導入關系

創(chuàng)建問卷：我的問卷→創(chuàng)建問卷→教學評估系統(tǒng)→輸入問卷的名稱并點擊創(chuàng)建。

此處問卷星提供對應的excel模板，根據模板可見，表格的行和列分別為班級和科目，根據模板進行修改，再直接上傳，輕松導入評價關系。

實名填寫或匿名填寫。根據評價的具體需求，還可以設置實名填寫和匿名填寫。實名填寫需要為該班級添加學生和對應的密碼（如學號），從而能夠實時了解填寫進度，追蹤每個人填寫情況；匿名填寫則不需要添加學生信息，密碼以班級為單位設置即可。

（二）編輯題目

在問卷中使用不同的題型，能使評估更加全面、精準。導入評價關系后，可以點擊【測評問卷】→【編輯問卷】，進入到問卷題目的編輯頁面，修改預設的題目。

問卷星提供多種適用于教師評估的題型，如矩陣量表題、矩陣填空題、表格下拉框、矩陣多選題等。

（三）發(fā)放問卷

完成題目編輯后，點擊【運行此問卷并選擇發(fā)放方式】即可進行問卷發(fā)放，再點擊【獲取問卷鏈接】，就能將二維碼和鏈接發(fā)送給填寫者（學生/家長群），為了數據質量，可以使用各種限制重復答題的措施。由于測評問卷不長，可以采用僅限微信答題，且一個微信只能答一次。先放給幾個班級測試一下，沒有問題后在學校公眾號發(fā)出測評通知，并逐步安排班主任通知學生參與答題。

（四）評估報告

生成二維碼，所有人員評價完畢后，點擊后臺的統(tǒng)計分析頁面自動生成統(tǒng)計表格，也可以將原始數據下載到excel，自行統(tǒng)計。

小功能大應用，一個小小的問卷表單功能，在學校的教育教學管理中探索出了大量的應用場景，不僅實用還大大提高了工作效率，減少了統(tǒng)計的錯誤率，減輕了老師的工作負擔。通過在多年校園實踐應用和研究發(fā)現，表單在校園辦公中能夠帶來信息數據采集的便利，備受師生歡迎，不失為校園信息化的小而美道路。