醫(yī)院人事檔案管理面臨的新問題及改革路徑探索

□ 文| 何 帆 曾 明

人事檔案管理的內(nèi)容涉及的方面有很多，其中檔案資料包括個人基本信息、學歷信息、工作信息等相關(guān)的內(nèi)容，都是醫(yī)院檔案資料的重要內(nèi)容，醫(yī)院在發(fā)展的過程中，可以通過這些內(nèi)容，來有效的了解醫(yī)院工作人員的實際情況，其中包括：工作經(jīng)驗、獲得榮譽、專業(yè)能力等信息，為人員的分配提供全面的信息，確保醫(yī)院工作人員能夠得到合理的安排，將工作人員的作用能夠有效的發(fā)揮出來，進而實現(xiàn)人才高效管控的目的，對于醫(yī)院的發(fā)展具有很大的作用，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，人事管理工作都是非常重要的，是企業(yè)或單位發(fā)展的關(guān)鍵。目前醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展在不斷的改革，需要在發(fā)展的過程中加強對檔案管理重視度，改善原有的管理模式，提高檔案管理的力度。但是，在管理的過程中出現(xiàn)了很多的新問題，對其發(fā)展帶來了很大的影響，針對問題采取有效的措施，可以提高醫(yī)院人事檔案管理的效果，促進醫(yī)院的長期發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理方法和方式的落后。醫(yī)院人事檔案管理的方法比較落后，沒有將人事檔案的作用有效的發(fā)揮出來。盡管很多醫(yī)院對于檔案管理工作配備電腦設(shè)施，但是相關(guān)的工作人員沒有專業(yè)的技術(shù)能力，無法將電腦軟件的作用有效的發(fā)揮出來，只是在電腦上進行一些簡單的操作，對于檔案管理工作而言，電腦的作用并不是很大，造成醫(yī)院人事檔案管理的方法和方式比較落后。對于這種情況，其原因主要是醫(yī)院沒有對相關(guān)的工作人員進行專業(yè)的培訓，導致其專業(yè)技術(shù)能力和管理能力不高。醫(yī)院可以根據(jù)工作人員的實際能力，對其進行合理分配，設(shè)置檔案管理工作的標準，工作人員在工作過程中需要嚴格按照標準要求進行，確保檔案管理工作人員的能力全面的發(fā)揮出來，同時在進行工作人員任職、晉升等需要根據(jù)檔案資料進行審查，在醫(yī)院發(fā)展的過程中，人事檔案管理工作占據(jù)了很重要的地位，有效的提高人事檔案管理的質(zhì)量和水平，對醫(yī)院的發(fā)展而言具有很大的作用。

2.人事檔案管理者的水平較低。目前醫(yī)院人事檔案管理工作人員在進行工作的過程中沒有提高對檔案管理的重視度，并且相關(guān)的領(lǐng)導人員沒有加強對關(guān)鍵崗位的人才供給，導致在進行相關(guān)業(yè)務(wù)優(yōu)化措施設(shè)計時無法保障設(shè)計的合理性和科學性，工作人員在進行檔案管理工作時沒有將工作和檔案管理的性質(zhì)有效的結(jié)合起來，只對主要的人事檔案管理性質(zhì)業(yè)務(wù)的有力因素進行處理運用，降低了高素質(zhì)專業(yè)人才的供給質(zhì)量，對于醫(yī)院的發(fā)展帶來了不利的影響。很多醫(yī)院在進行人才培養(yǎng)的過程中，沒有將團隊建設(shè)工作面對人才素質(zhì)優(yōu)化控制的方面推進，造成很多知識素養(yǎng)較強的團隊無法將團隊的作用有效的發(fā)揮出來，無法對綜合業(yè)務(wù)能力進行有效的控制。對于醫(yī)院人事檔案管理的工作，是需要特定的專業(yè)人員才能夠勝任的，檔案資料的內(nèi)容比較廣泛，包括了醫(yī)院所有相關(guān)的工作人員的個人信息資料、患者資料，檔案管理工作人員需要具有足夠的細心和耐心，保障檔案資料的準確性，要求工作人員具備足夠的專業(yè)知識，對其進行合理、科學的管理。由于工作人員沒有按照檔案管理的標準進行工作，導致檔案管理工作的質(zhì)量較低，無法將檔案管理工作的作用有效的發(fā)揮出來，同時還存在檔案管理工作人員專業(yè)技能不達標對檔案管理工作的認知較低的情況，沒有足夠的專業(yè)知識能力，不能對電腦的使用進行有效的把握，進而無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。

3.醫(yī)院沒有將人事檔案的作用有效的發(fā)揮出來。人事檔案管理對于個人的發(fā)展具有很重要的作用，借助人事檔案的資料信息可以對相關(guān)的工作人員進行清晰的了解，更好的認識個人。醫(yī)院對員工的考核、晉升等也可以參考檔案管理的資料信息，對其進行合理的考核，確保檔案資料的作用有效的發(fā)揮出來，如果在考核的過程中沒有參考檔案資料，檔案資料也會失去應(yīng)有的作用。醫(yī)院在發(fā)展的過程中，依舊是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，應(yīng)用在最基本的狀態(tài)，無法將檔案管理的作用全面的發(fā)揮出來，對于醫(yī)院的整體管理帶來了很大的影響。

4.醫(yī)院對人事檔案管理資金投入不足。醫(yī)院需要提高對檔案管理的重視度，提供足夠的資金支持，給人事檔案管理足夠的物質(zhì)支撐，是其發(fā)展的重要保障。醫(yī)院在發(fā)展中需要意識到人事檔案管理對其發(fā)展的作用，投入一定的資源，降低對人力的浪費，對醫(yī)院發(fā)展具有很大的作用。很多醫(yī)院在發(fā)展的過程中沒有對人事檔案管理投入足夠的資金，人事檔案管理沒有足夠的物質(zhì)支撐和專家的技術(shù)、設(shè)備，對人事檔案管理工作的運行帶來很大的影響，需要提高對先進技術(shù)的使用，信息技術(shù)能夠為檔案管理工作帶來一定的好處。但是很多檔案管理工作依舊使用傳統(tǒng)的人工方式進行，很多檔案資料都是通過手工方式記錄，存在字跡潦草、難以辨認的情況，用紙張進行保存出現(xiàn)檔案資料丟失、混亂等情況，對于檔案管理工作帶來很大的困難，這種情況的發(fā)生都是由于醫(yī)院沒有投入足夠的資金支持。

5.人事檔案管理的參考價值和利用率低。由于醫(yī)院檔案管理的材料不夠完善，檔案資料不能有效地將價值體現(xiàn)出來，降低了檔案資料的利用率。

第一，醫(yī)院檔案資料存在缺失的現(xiàn)象，由于醫(yī)院檔案資料的時間較長，并且涉及面很廣包括很多患者的信息，所以醫(yī)院檔案資料缺失的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。例如：相關(guān)工作人員學歷職稱資料、各級獎勵等缺失的現(xiàn)象，無法保障檔案信息的完整性和有效性，為后期的使用帶來了很大的影響。第二，檔案資料缺乏實效性，醫(yī)院人事檔案資料一直處于落后的狀態(tài)，很多人員的家庭情況以及社會關(guān)系都發(fā)生了變化，醫(yī)院檔案管理工作不能及時對其更新，有的檔案資料的記錄已經(jīng)是很久之前的，存在很大的落后性缺乏有效性。第三，檔案管理資料存在信息缺失的情況。相關(guān)工作人員在記錄信息的時候。沒有將信息進行全面的記錄，存在能省則省的現(xiàn)象，而且檔案資料的記錄有字跡潦草、隨意涂改的情況，對于相關(guān)的資料記錄的不夠完整，醫(yī)院檔案資料只能將相關(guān)工作人員的工作變動，職稱晉升和工資變化進行記錄，對于其他方面的內(nèi)容并沒有記載，例如：工作人員專長特長、臨床研究成果等信息，并且人事檔案資料的內(nèi)容缺乏有效性和創(chuàng)新性，不能對工作人員進行多維度評估，降低了醫(yī)院人事檔案管理資料的價值。

醫(yī)院對人事檔案管理的改革路徑

1.增強醫(yī)院工作者的檔案管理意識。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展中的重要組成部分，在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮了很大的作用，有效提高檔案管理工作的質(zhì)量，可以提高醫(yī)院的整體管理水平，將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來，是其發(fā)展的關(guān)鍵所在。醫(yī)院需要對檔案管理工作人員進行有效的培訓和教育，讓檔案管理的工作人員能夠意識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性，對個人的重要性。醫(yī)院在發(fā)展的過程中需要提高對檔案管理的重視度，確保檔案管理作用能夠有效的發(fā)揮出來，不斷加強對相關(guān)工作人員的培訓力度。在醫(yī)院發(fā)展的過程中，需要提高對《檔案法》等先關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，需要相關(guān)的工作人員都能意識到檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的作用，提高其工作的積極性，不斷提高工作的質(zhì)量，對于醫(yī)院的發(fā)展具有很大的作用。

2.提高人事檔案管理工作人員的水平。醫(yī)院在發(fā)展的過程中，要不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)能力，加強醫(yī)院人事檔案管理工作的水平和效率，確保檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)可以有效的實施，并對重點業(yè)務(wù)的控制起到了關(guān)鍵的作用，所以醫(yī)院在發(fā)展中，提高對檔案管理崗位的重視度，加強對工作人員的培訓力度，對醫(yī)院的發(fā)展具有很大的作用。依據(jù)醫(yī)院的發(fā)展狀況對人事檔案管理過程中影響因素進行深入的研究，將人事檔案管理制度的有效落實可以促進醫(yī)院的順利發(fā)展，為專業(yè)能力較高的工作人員后期工作奠定了堅實的基礎(chǔ)，為其發(fā)展提供了幫助。依據(jù)工作人員的具體情況進行培訓，對人事檔案管理工作的發(fā)展具有很大的作用，還要建立有效的培訓機制，確保檔案管理培訓體系能夠適應(yīng)高素質(zhì)人才的管理需求，為檔案管理的發(fā)展提供有力的條件。醫(yī)院在發(fā)展的過程中，要加強檔案管理工作的重視度，要求相關(guān)的工作人員具備政治責任感和事業(yè)心，提高對工作人員的要求，結(jié)合工作人員的學歷、專業(yè)能力，對其進行嚴格的把控，根據(jù)檔案管理工作的具體規(guī)定和規(guī)范進行工作，確保檔案管理資料的準確性和真實性，給醫(yī)院的發(fā)展帶來很大的幫助。

3.健全管理制度，擴寬收集渠道。首先確保檔案管理資料的完整性，想要保障人事檔案資料的真實性和有效性，需要不斷完善檔案管理的制度，建立完善的檔案管理體系，將檔案管理制度有效的落實到實際的發(fā)展中，對醫(yī)院的發(fā)展具有很大的作用。在建立檔案管理制度的過程中需要根據(jù)我國相關(guān)的法律和醫(yī)院的檔案管理規(guī)范進行，在實施的過程中不斷對檔案管理制度進行完善和改進，確保其符合醫(yī)院發(fā)展的實際情況。同時，對檔案管理工作進行有效的約束，按照統(tǒng)一流程進行工作，避免出現(xiàn)混亂的情況，對人事檔案管理工作帶來影響，保障檔案管理工作的有序性。加強對人事檔案管理人員的監(jiān)督工作，建立有效的監(jiān)督，對人事檔案管理人員進行有效的監(jiān)督，其管理工作需要遵循人事管理的規(guī)范和要求。其次，擴寬收集渠道，相關(guān)的領(lǐng)導人員檔案資料的收集是檔案工作的基礎(chǔ)，同時也是強化資料收集保障檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，對檔案管理工作具有很大的作用，醫(yī)院需要結(jié)合自身的實際情況建立有效的檔案收集聯(lián)絡(luò)員網(wǎng)絡(luò)制度，提高資料收集的效率，通過管理制度對其進行分級管理，明確工作人員的職責，醫(yī)院檔案管理工作人員需要和各部門保持有效的溝通，確保信息傳輸?shù)挠行?，對其進行全面的檔案資料收集，避免出現(xiàn)信息遺漏的情況，確保人事檔案管理資料的完整性。

4.人事檔案信息化建設(shè)和管理。在醫(yī)院發(fā)展的過程中，為滿足社會發(fā)展的需求，對醫(yī)院人事檔案管理工作提出了更高的要求，在時代發(fā)展的背景下，檔案管理工作的內(nèi)容逐漸增多，需要對醫(yī)院檔案管理進行創(chuàng)新和完善，對人事檔案資料信息進行有效的利用和開發(fā)，避免出現(xiàn)資源浪費的情況，利用信息技術(shù)對其進行管理。第一，將信息化技術(shù)有效地運用到人事檔案管理中，建立合理的人事檔案管理系統(tǒng)。第二，有效的利用計算機軟件進行檔案管理，可以提高檔案管理的效率，確保檔案資料的準確性，為醫(yī)院提供有效的信息，保障檔案資源能夠有效的利用，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語

總而言之，人事檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展過程中最重要的組成部分，對于人事檔案管理工作過程中所出現(xiàn)的新問題，需要結(jié)合醫(yī)院的實際情況采取有效的措施進行處理，不斷認識和提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。