辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究

吳盛彥

（四川省核工業(yè)地質(zhì)調(diào)查院，四川 成都 610052）

檔案管理工作歷史悠久，它主要是對單位、企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，對特定時期組織內(nèi)部發(fā)生的時間、存在問題以及就某個問題研討出的解決辦法，是一項(xiàng)高技術(shù)、高服務(wù)要求的工作。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室文書收集與歸檔工作更加具有挑戰(zhàn)性，它的有序管理進(jìn)行直接影響著整個單位的工作質(zhì)量與效率。因此，要高度重視辦公室文書收集與歸檔工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案的高質(zhì)量管理與信息資源的有效應(yīng)用。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔的必要性

據(jù)現(xiàn)階段單位、企業(yè)發(fā)展實(shí)際來說，辦公室文書檔案收集與歸檔雖然是一項(xiàng)基本工作，但又影響著一個單位、企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展，其關(guān)鍵作用不容忽視。第一，單位、企業(yè)在某一重大事件做出決策時，首先要在文書檔案的有關(guān)資料中進(jìn)行查閱分析，掌握實(shí)時運(yùn)行狀態(tài)，根據(jù)發(fā)展前景，做出合理科學(xué)的決策，保障單位企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。第二，辦公室文書檔案收集與歸檔工作是單位企業(yè)后期工作有序展開的基礎(chǔ)前提，開展工作首先要進(jìn)行文化檔案的收集與歸檔工作，繼而依據(jù)其結(jié)果進(jìn)行下一步工作。第三，辦公室文書檔案收集與歸檔工作，為單位企業(yè)進(jìn)行工作評估時提供信息依據(jù)，促使評估結(jié)果的公平合理?？偠灾?，辦公室文書檔案收集與歸檔工作是現(xiàn)代辦公室管理必不可少的部分，對于單位企業(yè)的整體發(fā)展具有重要的意義。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的現(xiàn)狀分析

新時代，現(xiàn)代化技術(shù)已在單位企業(yè)的辦公室文書收集與歸檔工作中全面使用，不管是文書的收集還是歸檔也都得到了高度的注重，但是限于主客觀原因，依舊存在一些問題，具體如下：1）辦公室文書檔案收集與歸檔工作的管理人員的管理意識缺失。辦公室文書檔案收集與歸檔工作較為繁雜，對管理人員的細(xì)心程度及耐心都具有挑戰(zhàn)性，大部分管理人員都較為年輕化，心性浮躁，工作懈怠、落實(shí)不到位。且大部分文書管理人員缺乏管理意識，過于重視緊急特殊文件或紅頭文件的歸檔收集，往往容易忽視對普通編號文件的收集與歸檔，以至于影響文書檔案收集與歸檔管理工作質(zhì)量效率的提升，甚至易存在檔案遺失、失真，檔案歸檔時間間斷等現(xiàn)象[1]。管理意識的缺失也增加了文書檔案查閱難度，抑制了文書檔案起到的積極作用。2）辦公文書檔案收集與歸檔工作管理力度弱。相當(dāng)一部分單位企業(yè)只是進(jìn)行了文書檔案的收集與歸檔工作，但是并沒有制定科學(xué)合理的管理流程與工作規(guī)范，多數(shù)都是散亂存放，沒有進(jìn)行分類分級歸檔，甚至做不到及時歸檔，造成檔案缺失而進(jìn)行檔案的私自補(bǔ)充，違背了檔案的真實(shí)性與有效性原則。3）文書檔案收集與歸檔管理人員的缺乏。絕大部分單位企業(yè)都認(rèn)為辦公室文書檔案收集與歸檔工作無關(guān)緊要，不需要專業(yè)人員來管理，缺乏對這項(xiàng)管理工作的正確認(rèn)識。所以，負(fù)責(zé)檔案歸檔的工作人員都沒有足夠的管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識以及管理素養(yǎng)，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室檔案收集與歸檔工作不規(guī)范、效率低，收集資料內(nèi)容不全面。4）管理方法滯后?，F(xiàn)階段單位企業(yè)對辦公室文書檔案收集與歸檔工作缺乏注重，對辦公室的資金投入不足，辦公條件落后，對文書檔案收集與歸檔都過于依賴人力，并且也缺乏信息技術(shù)的有力支持，以至于對電子信息資料的歸檔和紙質(zhì)文書檔案的信息數(shù)字化加工缺乏硬件、軟件設(shè)施的支撐，與信息化、自動化辦公管理形成反差[2]。一定程度上影響了文書檔案收集與歸檔的效率，也不利于文書檔案管理辦公室與其他辦公室的工作交流與信息交換共享。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的有效策略

1）強(qiáng)化管理人員的管理意識。當(dāng)前，單位企業(yè)越來越重視和關(guān)注辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理,但是要實(shí)現(xiàn)文書檔案收集與歸檔工作的高效開展，首先就是提高檔案管理人員的管理意識與素養(yǎng)。通過定期開展文書檔案的管理講座進(jìn)行宣傳教育，提高管理人員的管理素養(yǎng)，讓文檔管理人員形成迎合社會發(fā)展管理責(zé)任意識。 2）制定管理流程與工作規(guī)范。流程與規(guī)范的制定是對辦公室文書檔案收集與歸檔工作散漫，流于形式的有效規(guī)范。首先，要對文書檔案的收集與歸檔時間、保管日期范圍以及注意事項(xiàng)進(jìn)行明確規(guī)定，以便歸檔人員管理有序進(jìn)行；其次，根據(jù)本單位的特點(diǎn)與會涉及情況，制定明確的責(zé)任分工制度，避免文書檔案的缺失、遺失情況的發(fā)生，還能夠有效防止文書檔案私用[3]。最后，由于傳統(tǒng)的文書檔案收集與歸檔管理制度以無法滿足現(xiàn)代辦公室工作的需要，故要對現(xiàn)有的管理規(guī)范或制度進(jìn)行更新，結(jié)合單位實(shí)際，進(jìn)程管理調(diào)整。3）提高管理人員的專業(yè)化水平。辦公室文書檔案收集與歸檔工作看似簡單好操作，但實(shí)際要求管理人員不僅僅要具備全面的管理理論知識，還需要專業(yè)的知識體系與技能。單位企業(yè)對管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，熟練掌握文書檔案收集與歸檔工作的科學(xué)管理方法衱規(guī)范化流程，進(jìn)而促進(jìn)提升管理人員對文書檔案收集與歸檔的敏感度與重視度。每一年度對管理人員進(jìn)行工作考核，對考核不合格者責(zé)任進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，合格者方能繼續(xù)上崗。4）創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔工作管理的方式。信息技術(shù)時代，要全面實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字自動化辦公，就需要借助互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案搜集與歸檔方法方式的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的歸檔工作都很被動，再加上顯效為資源容易遺漏丟失，故而辦公室文書檔案收集與歸檔工作人員要做好與其他各個部門的工作銜接，加強(qiáng)聯(lián)系，按照實(shí)際情況明確文書檔案的收集與歸檔期限，及時做好收取歸檔時間上的統(tǒng)一，定期進(jìn)行收集，確保文書檔案資料的連續(xù)性和有效性。工作管理人員還需要度存在問題的文書檔案進(jìn)行整理，了解具體情況，及時解決，高效利用信息技術(shù)手段提高管理效率，優(yōu)化資源配置[4]。部分單位企業(yè)還可以根據(jù)自身?xiàng)l件實(shí)現(xiàn)文檔電子一體化，這種體系是通過電子檔案管理系統(tǒng)以及自動化網(wǎng)上收集管理模式實(shí)現(xiàn)的，單位企業(yè)的所有文書檔案都實(shí)現(xiàn)了電子管理，各個部門可實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，在減輕辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理人員工作負(fù)擔(dān)的同時提高辦公效率。5）做好臨時性文書檔案材料的整理。新時代，人們的自主自由意識都比較強(qiáng)，故而單位企業(yè)的人員調(diào)動就比較頻繁，工作的對接會使一部分重要文件留在他們手中，從而使相關(guān)文書檔案不能及時歸檔，有可能還會遺失。所以，辦公安文書檔案收集與歸檔人員應(yīng)規(guī)定每一年年初進(jìn)行上一年度的檔案整理。若有人員調(diào)動或離職，要及時對其所管理的文書檔案以及文件進(jìn)行移交。辦公室文書檔案管理人員務(wù)必遵循管理?xiàng)l例或規(guī)章制度，有序進(jìn)行臨時文件與資料的移交，并且為了確保文書檔案的完整性，要多份備份，以便日后的查閱使用。

4 結(jié)束語

辦公室文書檔案收集與歸檔工作在單位企業(yè)的規(guī)范化管理重要性不言而喻，單位企業(yè)要對文書檔案收集和歸檔工作高度重視，并深入分析文書檔案管理工作中現(xiàn)存問題以及緣由，并采取針對性措施并加以改進(jìn)，確保文書檔案收集與歸檔的有效性，進(jìn)而促進(jìn)文書檔案管理工作的順利開展。