學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理

◎尹雯

2016 年1 月1 日起執(zhí)行的新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是對(duì)如今會(huì)計(jì)檔案工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案作為反映和記錄一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，其管理工作尤為重要。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的管理是企事業(yè)單位管理會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)方面信息的最重要數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案上的內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息可以很好的反映出一個(gè)企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展上面的情況，以及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)目前狀況。決策者可根據(jù)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案上面的信息來(lái)規(guī)范和制定企事業(yè)單位的發(fā)展方向和制定更有效的生存和發(fā)展策略?！稒n案法》所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。目前，許多企事業(yè)單位未能從法律高度進(jìn)行檔案管理，對(duì)于會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理方面的工作還沒(méi)有做到位。因此，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的整體效果和水平都有待進(jìn)一步提高。本文通過(guò)學(xué)習(xí)檔案法，針對(duì)目前企事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題，闡述通過(guò)學(xué)習(xí)和貫徹檔案法，用以提高單位會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理水平。

《檔案法》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。在這個(gè)信息化的時(shí)代，一切信息的整合利用都有助于全社會(huì)和政府配合發(fā)展。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案可以完整、長(zhǎng)久的保存下來(lái)，幫助企事業(yè)單位規(guī)范化發(fā)展。

一、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

根據(jù)《檔案法》第九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。而在企事業(yè)單位中，很多管理階層都忽略了對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的管理，無(wú)法正確的認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性。每個(gè)企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)信息都是很數(shù)量多而繁瑣，信息量是每日增加的，因此，保存起來(lái)是一項(xiàng)工作任務(wù)很重的工作，但管理人員有限。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的整理歸類又更是繁瑣，因此，工作人員會(huì)重復(fù)而忽視。對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱，對(duì)檔案于發(fā)展的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致有些檔案可能被損壞或丟失。

其次，根據(jù)《檔案法》第十條，對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理人員的個(gè)人專業(yè)水平以及自身修養(yǎng)不高。由于會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的獨(dú)特性，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理與會(huì)計(jì)相聯(lián)系，因此，多數(shù)企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理工作是由一些會(huì)計(jì)來(lái)負(fù)責(zé)的，會(huì)計(jì)缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，自身的業(yè)務(wù)水平也不高，對(duì)于檔案的管理較為模糊，并不能夠做到歸類整理，只是大概范圍的整理。這樣容易導(dǎo)致對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案資料查找不方便，資料整理容易分類錯(cuò)亂。

最后，根據(jù)《檔案法》第十五條鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理不規(guī)范，沒(méi)有形成一個(gè)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案收集管理工作處理的較為隨意，對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理沒(méi)有形成由專業(yè)管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案，整理的是會(huì)計(jì)，歸類的屬于其他辦公室人員管理，查詢的可能是其它部門，這樣就容易形成管理分散化，在查找的時(shí)候極為凌亂。保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法也不完善，以及無(wú)專門機(jī)構(gòu)，造成會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的服務(wù)水平、再利用程度和知識(shí)化效果都很降。

二、規(guī)范會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的對(duì)策及分析

1. 提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)。首先需要提高單位管理階層對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視性，提高他們對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案收集管理利用的認(rèn)識(shí)，了解其對(duì)單位發(fā)展的重要作用。管理階層人員應(yīng)該積極完善單位對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，這樣可以有效方便的尋找有用信息。領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該制定規(guī)范、有效的規(guī)章制度，將會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)收集管理利用工作納入單位重要工作環(huán)節(jié)，明確分配好每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)檔案管理工作人員的職責(zé)，從而提高會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的有效性。

2.提高會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)。提高管理層對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)是提高檔案管理水平的第一步，其次還需要提高管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)。企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員一般都是會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員。企事業(yè)單位在招聘會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員時(shí)，需要考慮對(duì)其進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、提高其自身素質(zhì)修養(yǎng)。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員在不斷豐富自身專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，還得提高自身實(shí)務(wù)工作能力，能夠更好的管理好會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案。單位還應(yīng)該定期的對(duì)這些會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理工作人員進(jìn)行多途徑的培訓(xùn)，采取多形式的方式對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)上的提升，提高他們對(duì)自身工作的保密管理，端正工作作風(fēng)和工作態(tài)度。

3.設(shè)置專業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理員崗位，管理會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案。企事業(yè)單位設(shè)置會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理員崗位，讓專業(yè)管理人士對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理。制定有效的規(guī)章制度，使得檔案管理能夠更加規(guī)范化，對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行季度年度工作考核中，對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結(jié)合，實(shí)行獎(jiǎng)罰制。實(shí)踐證明，利用這種獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)提高管理人員的工作積極性，促進(jìn)管理人員不斷的提高自我工作水平，提升自我修養(yǎng)是非常有效的。

4.建立專門的庫(kù)房，保管好檔案信息。單位應(yīng)該建立專門的庫(kù)房，保管好會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案信息，以便檔案遺漏、缺失、損壞等問(wèn)題出現(xiàn)。企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案信息是永久性可利用資源，是單位發(fā)展的重要信息資源，因此，在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問(wèn)題，并且對(duì)庫(kù)房的管理采取嚴(yán)格的規(guī)章制度，規(guī)范化管理，不可讓別人隨意進(jìn)出。保證會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的完好保存，可以做到檔案資料隨時(shí)為其使用外單位所利用。？

5. 加強(qiáng)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)字化處理。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的開展，我國(guó)基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式逐漸興起，形成了大量的電子會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案。為了確保電子會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的安全、完整，防范因管理不善或者系統(tǒng)漏洞而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案發(fā)生篡改、損毀、流失的情況，需聘請(qǐng)專業(yè)的電腦網(wǎng)絡(luò)人才，利用信息技術(shù)手段和安全防護(hù)技術(shù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)、功能提升以及日常維護(hù)，這樣可以便于管理人員對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的有效歸類和管理，達(dá)到節(jié)省時(shí)間，節(jié)約人力資源的目標(biāo)。加快會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，形成專業(yè)化建設(shè)，形成資源共享，檔案服務(wù)必將更加便捷。利用現(xiàn)代化電子手段來(lái)提升檔案利用率，在當(dāng)今優(yōu)勝劣汰的市場(chǎng)環(huán)境中保駕護(hù)航。

隨著時(shí)代的發(fā)展，國(guó)家和企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)開始快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為企事業(yè)單位帶來(lái)了更多的機(jī)遇，也帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。各單位的檔案管理人員，應(yīng)該結(jié)合工作實(shí)際，發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、完善管理制度、提高人員配置結(jié)構(gòu)，從而使會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上，優(yōu)化會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的管理方式，提高整體會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理水平，盡快實(shí)行會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使用的便捷化，以及服務(wù)的更加現(xiàn)代化。