檔案科技管理創(chuàng)新研究

◎桑永紅

隨著我國事業(yè)單位所承擔(dān)的社會責(zé)任不斷增加，各項工作的開展過程中就會形成大量的檔案材料，這些檔案資料的有效管理以及科學(xué)利用就是一項需要認真研究的課題。面對檔案材料飛速增加的實際情況，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理與存儲方式已經(jīng)不利于這項工作的開展，故此，我國事業(yè)單位檔案工作人員就應(yīng)積極采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理科技程度，實施檔案科技管理創(chuàng)新，便與檔案資料的開發(fā)利用，從而實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案材料的規(guī)范化管理、達到服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展的終極目的。

一、檔案材料實施科技管理創(chuàng)新的具體內(nèi)涵

1.檔案材料科技管理與科技管理創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案材料實施科技管理、進行科技管理創(chuàng)新是伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)與計算機發(fā)展充分發(fā)展而興起的管理方式，這種管理方式的推廣，推動了檔案管理的變革，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式逐步過渡到數(shù)字化存儲方式。檔案材料科技管理的實質(zhì)就是在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的基礎(chǔ)上，在不改變原始檔案材料內(nèi)容的前提下，改變檔案材料的存儲方式，提升檔案的科技含量與信息化水平，從而實現(xiàn)檔案材料的充分共享，便于各個機關(guān)、部門查詢原始材料，讓檔案材料得以有效開發(fā)。

2.檔案科技管理創(chuàng)新的具體分析。檔案就是對原始材料的記錄，從而衍生出對這些原始材料的收集與整理工作，事業(yè)單位的檔案管理工作，不單單是對這些材料進行簡單的收集，還應(yīng)采用科學(xué)技術(shù)對這些原始信息資料進行加工處理，與其他信息資料進行融合，成為一種有用的文字財富，這一加工過程就需要創(chuàng)新思維進行指引，實施檔案科技管理創(chuàng)新。這一創(chuàng)新包括兩個方面的內(nèi)容：第一，狹義領(lǐng)域的創(chuàng)新，即對本單位的各種檔案材料進行科技化處理；第二，廣義上的創(chuàng)新，就是將本單位的檔案材料與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展相融合，地方經(jīng)濟發(fā)展需要各種原始數(shù)據(jù)資料的支撐，經(jīng)濟發(fā)展離開不對各種檔案材料的利用，故此，我國事業(yè)單位檔案科技管理創(chuàng)新就是增加本單位檔案材料與地方社會經(jīng)濟發(fā)展的融合程度，擴大本單位檔案材料的傳播面積，提升服務(wù)地方經(jīng)濟的能力。當(dāng)然，這兩個方面并不矛盾，而是相互促進、相互聯(lián)系的。本單位檔案材料實施科技化管理后，各項材料的社會化程度就會大幅度提升，從而與其他單位、其他機構(gòu)實現(xiàn)了有機聯(lián)系，這就增強了提升了科技管理的社會功能，這也就增強了光一科技創(chuàng)新管理的社會意義。

二、檔案科技管理創(chuàng)新的實施建議

1. 提升檔案管理工作人員的人員計算機操作能力。事業(yè)單位檔案管理科技創(chuàng)新的前提就是人才隊伍建設(shè)，建設(shè)、培養(yǎng)出一支具有計算機操作能力的工作隊伍是這項工作實施科技創(chuàng)新的重要保證。除了人才引進外，還應(yīng)加大工作人員的培訓(xùn)力度，檔案科技管理創(chuàng)新離不開對計算機的使用，只有具有熟練的計算機操作技能，才能開展工作創(chuàng)新。除了提升計算機應(yīng)用能力外，還用積極學(xué)習(xí)新興檔案管理理念，增強信息管理意識與信息化觀念，從傳統(tǒng)的靜態(tài)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理模式，為本單位檔案材料的開發(fā)利用做好基礎(chǔ)性工作。檔案科技管理創(chuàng)新的最終目的就是要提升這些材料的開發(fā)利用率，工作人員就應(yīng)積極使用信息技術(shù)，對本單位的各種檔案材料進行數(shù)字化處理，實施電子儲存，同時大力建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，便于查閱與利用這些檔案材料。

2.實施信息化管理。第一，重視軟硬件設(shè)備建設(shè)。事業(yè)單位檔案材料科技創(chuàng)新離不開軟硬件設(shè)備建設(shè)，配備硬件設(shè)備如計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等，同時購置相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，并加大推廣應(yīng)用力度，建立起同一平臺為分中心的科技管理系統(tǒng)。第二，提升檔案材料管理的信息化水平。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料歸檔外，還應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)工作，從目錄中心起始端就開始推行信息化錄入，根據(jù)統(tǒng)一的的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，輸入到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫中，杜絕重復(fù)勞動與無效勞動，節(jié)約人力與物力，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字檔案存儲相結(jié)合的雙重管理模式，提升事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化程度。第三，重視保密工作。對于事業(yè)單位而言，絕大部分檔案材料都屬于本單位的機密材料，如上級機關(guān)的指示、來往電文、機密會議紀(jì)要等，這些材料有著嚴(yán)格的保密規(guī)程。在實施數(shù)字化管理時，工作人員就應(yīng)重視保密工作，制定出系統(tǒng)的保密級別標(biāo)準(zhǔn)，對相應(yīng)的材料注明公開、內(nèi)部流通、秘密、機密等保密標(biāo)準(zhǔn)；同時設(shè)置查閱權(quán)限，需要使用者進行網(wǎng)絡(luò)身份驗證，不同的工作人員賦予程度不用的查閱權(quán)限，切實做好本單位檔案材料的安全管理。

3.實施信息化管理。第一，推行電子檔案。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002 年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作，因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。第二，選擇合適的管理軟件。檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。第三，做好檔案管理軟件的安全管理。從安全角度來說，技術(shù)檔案的保管和借閱，無疑給技術(shù)檔案管理增加困難，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

三、結(jié)語

計算機的普及應(yīng)用給我國事業(yè)單位檔案科技管理創(chuàng)新帶來了技術(shù)紅利，檔案材料的科技管理創(chuàng)新可以實現(xiàn)對各種材料的動態(tài)管理，還可以充分利用數(shù)字化檔案管理平臺來提升工作效率，節(jié)約人力與物力，提升檔案材料的開發(fā)利用力度，增強本單位檔案材料對地方社會經(jīng)濟發(fā)展的服務(wù)能力。