制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制研究

楊方捷

摘要：采購業(yè)務(wù)作為涉及企業(yè)資金活動的重要業(yè)務(wù)，采購成本直接影響企業(yè)的效益，并成為影響企業(yè)發(fā)展的重要因素。因此，加強制造企業(yè)采購內(nèi)控管理至關(guān)重要。當前，一些制造企業(yè)的采購內(nèi)控管理仍然存在諸多問題，制約了其功能的充分發(fā)揮。因此，探討制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制具有重要的現(xiàn)實意義。本文首先分析了制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計基本原則;其次，分析了制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計和控制現(xiàn)狀和存在的問題;最后，針對性的提出了完善制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制對策。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè);采購業(yè)務(wù);內(nèi)控流程設(shè)計

前言

采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)資金活動的基本業(yè)務(wù)，采購成本將會直接影響企業(yè)效益，更是決定企業(yè)發(fā)展的重要因素。當前，我國部分制造企業(yè)在采購內(nèi)控管理上存在一些缺陷，導致采購成本數(shù)額較高，無法實現(xiàn)企業(yè)效益最大化目標，甚至給貪污、腐敗現(xiàn)象出現(xiàn)提供了條件，嚴重損壞企業(yè)利益?；诖?，在制造企業(yè)采購過程中，應(yīng)嚴格控制好采購成本，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)運營情況，制定采購內(nèi)控流程，加強采購成本管理，在滿足企業(yè)生產(chǎn)需求的同時，減少采購成本，提高企業(yè)整體利益，促進制造企業(yè)更好發(fā)展。

一、制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計基本原則

（一）分工性原則

采購內(nèi)部控制作為采購管理的重要方式，需要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的管理要求，設(shè)定對應(yīng)崗位，并且提供相應(yīng)職責，建設(shè)完善的管理流程。在設(shè)定崗位時，應(yīng)該綜合思考不兼容崗位分離標準，結(jié)合采購要求，實現(xiàn)采購決策、執(zhí)行崗位充分分離。在采購過程中，采購需求、采購決策、采購實施、采購管理等崗位之間應(yīng)相互審核和管理，防止一個崗位控制多個環(huán)節(jié)現(xiàn)象出現(xiàn)，在某種程度上能夠規(guī)范職工行為，避免舞弊狀況發(fā)生。

（二）全面性原則

企業(yè)在設(shè)計采購業(yè)務(wù)內(nèi)控流程時，需要綜合思考整個采購流程控制要點，并非只強調(diào)設(shè)計中涉及的采購流程重要環(huán)節(jié)。在設(shè)計采購內(nèi)控流程過程中，看似是非常重要內(nèi)容，在執(zhí)行中將會給采購內(nèi)控效果帶來直接影響。為了保證采購內(nèi)控的合理性，應(yīng)嚴格按照全面性原則進行，保證采購內(nèi)控流程的整體效果。

（三）成本性原則

從采購內(nèi)控管理角度來說，采購業(yè)務(wù)內(nèi)控規(guī)劃越細致，參與采購的人員數(shù)量越多，采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理越嚴謹，采購業(yè)務(wù)內(nèi)控效果越理想。采購業(yè)務(wù)如果出現(xiàn)舞弊、腐敗等現(xiàn)象，采購風險越多。由此可見，冗余的采購流程將會給企業(yè)效益提高帶來直接影響。企業(yè)在運營發(fā)展中，主要目標在于追求效益最大化，所以，在企業(yè)設(shè)定采購內(nèi)控流程過程中，需要思考成本控制和效益之間關(guān)系，設(shè)計迎合企業(yè)運營發(fā)展的采購內(nèi)控流程。

二、制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計和控制現(xiàn)狀及存在的問題

（一）制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計和控制現(xiàn)狀

在制造企業(yè)運營發(fā)展過程中，企業(yè)把工作重心放置在生產(chǎn)效率和生產(chǎn)質(zhì)量上。在開展生產(chǎn)活動時，需要消耗大量材料用于生產(chǎn)，所以企業(yè)需要結(jié)合生產(chǎn)要求，采購適量的材料。材料內(nèi)控管理將直接影響企業(yè)效益獲取，科學設(shè)定采購內(nèi)控流程，加強材料采購管理，能夠減少采購成本投放，給企業(yè)創(chuàng)造更多的利益。但是在當前，部分制造企業(yè)過于注重生產(chǎn)管理，忽略采購內(nèi)控管理，沒有按照采購要求制定采購方案，采購和實際需求之間存在偏差，存在隨意采購或者重復(fù)采購現(xiàn)象，造成企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)大量閑置，損害企業(yè)自身利益。

（二）制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計和控制存在的問題

1.管理體系問題

任何一項工作的落實，都要在完善的體系支持下進行，制造企業(yè)在生產(chǎn)運營中，采購數(shù)額比較多，所以，要求保證采購的合理性，需要結(jié)合采購內(nèi)控管理要求，科學構(gòu)建完善的管理體系。但是從目前情況來說，部分制造企業(yè)沒有給予采購內(nèi)控管理高度注重，使得在實際采購過程中存在諸多問題。例如，幾個部門一同進行采購，采購沒有得到充分集中，出現(xiàn)重復(fù)采購現(xiàn)象，加劇采購成本。并且，不同的采購部門，采購依據(jù)和流程將會出現(xiàn)信息滯后或者失真現(xiàn)象，嚴重的情況下也會發(fā)生采購失控狀況，造成庫存大量積壓。以某制造企業(yè)為例，采購人員甲負責采購生產(chǎn)材料，采購人員乙負責采購生產(chǎn)設(shè)備，但是在此過程中，管理人員沒有合理分配，安排采購人員甲先去采購材料，但是采購人員乙沒有及時采購生產(chǎn)設(shè)備，使得材料大量積壓，沒有得到科學保存，使得一些材料出現(xiàn)腐蝕、受潮等現(xiàn)象，給企業(yè)造成嚴重的損失。管理人員沒有結(jié)合實際情況制定采購決策，導致采購流程遭受破壞，讓企業(yè)面臨巨大的損失，影響企業(yè)發(fā)展。

2.管理方式問題

一般來說，采購人員應(yīng)該結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)運營要求，核算采購數(shù)額，但是受到市場因素影響，導致采購計劃頻頻出現(xiàn)改變。以某制造企業(yè)為例，每季度該企業(yè)都要采購大量的生產(chǎn)材料給下季度生產(chǎn)做準備，在采購過程中，相關(guān)人員根據(jù)設(shè)定的采購規(guī)劃去采購對應(yīng)規(guī)模的材料。在此過程中，受到外界因素影響，企業(yè)沒有結(jié)合實際情況適當更改采購預(yù)算計劃，導致大量材料堆積，企業(yè)生產(chǎn)停滯，大部分職工工作受到影響，使得企業(yè)整體效益大打折扣?；诖耍髽I(yè)應(yīng)該結(jié)合實際情況合理規(guī)劃安排，如果預(yù)測失誤，將會造成庫存積壓不斷增大，從而造成企業(yè)資產(chǎn)大量浪費，讓生產(chǎn)停滯。

3.監(jiān)督管理問題

采購工作作為企業(yè)所組織安排制定部門落實的工作，對供貨信息和供應(yīng)商信息有所了解。結(jié)合編制的采購規(guī)劃方案對市場多方面評估，對采購情況如實記錄，采購部門一一落實，將具體情況交由主管部門核查，貨款申請應(yīng)在審核通過以后才能匯出。由于在采購中面臨的風險因素比較多，如果沒有科學選擇供應(yīng)商，采購方式不合理，設(shè)定的體系不滿足招投標要求，沒有對采購流程進行審批，將會出現(xiàn)采購成本過高的狀況，引發(fā)舞弊等行為。在實際過程中，部分前期采購工作，如市場調(diào)查、合同簽署、供應(yīng)商選擇等工作均沒有充分落實，采購沒有科學監(jiān)管，導致采購偏差出現(xiàn)，影響采購內(nèi)控效果。

三、完善制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制對策

（一）優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程，完善內(nèi)控管理體系

在采購過程中，要想實現(xiàn)采購科學管理，采購部門應(yīng)該把具體訂單保存到計算機系統(tǒng)中，對一定固定的客戶，在給其發(fā)放訂單過程中，可以利用計算機系統(tǒng)直接完成，反之不固定客戶，則利用微信、QQ、傳真等方式通知。廠商把獲取的數(shù)據(jù)信息交由相關(guān)部門驗收，訂貨數(shù)據(jù)則在驗收部門中提取，對驗收所交的產(chǎn)品進行檢查，如果一致，則將合格的產(chǎn)品數(shù)據(jù)傳人到計算機系統(tǒng)中，由財務(wù)部門提供廠家發(fā)票、訂單、或者獲取信息等具體信息，將資金支付給廠家。如果存在和標準不統(tǒng)一的狀況，應(yīng)立即將具體結(jié)果記錄到計算機系統(tǒng)中，便于后續(xù)工作順利進行。此外，制造企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購要求，建設(shè)采購內(nèi)控體系，加強采購過程管理，嚴格按照采購要求進行，防止采購過于隨意性，加大企業(yè)成本投放，損壞企業(yè)整體利益。

（二）完善采購控制方式，提升采購管理水平

采購方式作為采購內(nèi)控管理的核心內(nèi)容，結(jié)合采購項目實際情況，選擇對應(yīng)采購方式，其中包含了公開招標采購、比選采購、詢價采購等。在采購方式確定過程中，應(yīng)該結(jié)合采購數(shù)額、項目情況明確采購方式，從而讓其滿足國家法規(guī)標準。在采購生產(chǎn)設(shè)備對等過程中，通過選擇公開招標采購方式;如果為日常生產(chǎn)采購材料，可以采購比選、詢價等采購方式;對于采購對象比較特殊的，應(yīng)選擇單一來源采購方式。采購過程中涉及的采購信息，應(yīng)該結(jié)合實際情況，利用信息渠道讓潛在供應(yīng)商獲取對應(yīng)采購信息，公開招標利用規(guī)定報紙、網(wǎng)站等公布招標信息，其他采購則由對應(yīng)部門通過市場調(diào)查并推薦，信息發(fā)布過程中應(yīng)該具體標記出截止日期，以此減少爭議風險出現(xiàn)，保證采購內(nèi)控管理的合理性和規(guī)范性。

（三）加強采購監(jiān)督管理，減少采購成本投放

首先，科學構(gòu)建采購內(nèi)控管理體系。如果缺少完善的管理體系，將無法獲取理想的采購內(nèi)控管理效果，也不能給采購內(nèi)控管理工作順利開展提供支持。所以，在采購內(nèi)控流程設(shè)計過程中，應(yīng)該綜合思考內(nèi)控管理體系，同時科學建設(shè)管理標準，由企業(yè)管理部門定期對采購情況進行核查，及時找出存在的問題，對執(zhí)行偏差因素進行明確，判斷是否需要追究相關(guān)責任，和采購參與人員充分交流，將考核結(jié)果和采購人員績效相結(jié)合，規(guī)范采購人員工作行為，提升采購內(nèi)控管理水平。其次，制造企業(yè)在采購內(nèi)控流程設(shè)計過程中，內(nèi)控管理問題不但存在于企業(yè)內(nèi)部，隨著市場環(huán)境的變化，也會給內(nèi)控管理決策帶來影響。如果采購人員沒有對采購內(nèi)容全面的了解，在和供應(yīng)商溝通過程中處于不利位置，將會導致企業(yè)收益目標無法順利實現(xiàn)，例如故意抬高產(chǎn)品價格，或者以劣充好等。為了保證采購價格的合理性，采購人員應(yīng)該對市場發(fā)展有深入的了解，明確采購產(chǎn)品市場價格。并且，根據(jù)產(chǎn)品性質(zhì)特點，防止不良廠家弄虛作假，給企業(yè)造成嚴重的損失。在采購產(chǎn)品過程中，應(yīng)該秉持貨比三家的原則選擇，核查商家信譽問題和市場銷量情況，選擇價格合理、質(zhì)量過關(guān)的廠家合作，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時，還能減少采購成本投放，讓企業(yè)獲取更多的利潤。

四、結(jié)束語

總而言之，在制造企業(yè)運營發(fā)展過程中，要想保證生產(chǎn)工作順利進行，將會采購大量生產(chǎn)材料和設(shè)備。如果采購控制不全面，將會加劇采購成本投放，影響企業(yè)整體利益?；诖耍圃炱髽I(yè)在采購過程中，應(yīng)該結(jié)合實際情況和市場需求，做好市場調(diào)查工作，科學編制采購內(nèi)控流程，加強采購管理，嚴格把控采購成本，提供采購效率，減少采購支出，讓企業(yè)得到更多效益的同時，引導制造企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

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