簡(jiǎn)析企業(yè)招投標(biāo)工作的電子化管理方案

■王唯實(shí)

（中國(guó)電建集團(tuán)北京勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司）

企業(yè)招投標(biāo)工作，是企業(yè)獲得良好的資源建設(shè)的重要舉措，在信息時(shí)代背景下，利用電子化的管理方式，可以為企業(yè)招投標(biāo)工作提供創(chuàng)新和優(yōu)化的機(jī)會(huì)。企業(yè)招投標(biāo)工作中，通過建立電子化管理平臺(tái)、加強(qiáng)企業(yè)招投標(biāo)培訓(xùn)、完善企業(yè)招投標(biāo)機(jī)制、優(yōu)化企業(yè)招投標(biāo)系統(tǒng)等措施，實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變管理理念、業(yè)務(wù)流程創(chuàng)新、組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化和促進(jìn)廉政建設(shè)。

1 企業(yè)招投標(biāo)工作的電子化管理概述

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，為了更好地評(píng)價(jià)和使用資源，企業(yè)招投標(biāo)得到廣泛運(yùn)用。傳統(tǒng)的企業(yè)招投標(biāo)，整個(gè)流程都以人工方式為主，這對(duì)于新時(shí)代的企業(yè)發(fā)展來說，難以滿足資源的科學(xué)利用和企業(yè)優(yōu)化目標(biāo)。隨著信息技術(shù)為依托的電子化招投標(biāo)管理方式的出出現(xiàn)，整個(gè)的企業(yè)招投標(biāo)都通過信息數(shù)據(jù)方式進(jìn)行呈現(xiàn)，尤其是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等已經(jīng)達(dá)到一個(gè)較為成熟的層面，將電子化管理應(yīng)用于企業(yè)招投標(biāo)工作當(dāng)中，不僅能夠極大地提高招投標(biāo)的效率，同時(shí)也能夠更好地維護(hù)企業(yè)招投標(biāo)的秩序，使招投標(biāo)的所有流程和內(nèi)容，都能夠處于一種安全可靠的狀態(tài)之下[1]。在企業(yè)招投標(biāo)工作過程中，電子化的管理方式，規(guī)避了人工招標(biāo)中的一些問題，投標(biāo)文件的投遞方面不會(huì)被預(yù)知或者透露。企業(yè)招投標(biāo)工作，可以依賴于電子環(huán)境的公正嚴(yán)謹(jǐn)性，招投標(biāo)每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間、形式、內(nèi)容、政策等可以自動(dòng)獲取，所有投標(biāo)單位都處于一個(gè)公正的環(huán)境下，這也是我國(guó)招投標(biāo)管理中所要實(shí)現(xiàn)的重要目標(biāo)。企業(yè)招投標(biāo)工作實(shí)施過程，每個(gè)流程的銜接可以在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中得到顯著的增強(qiáng)，招投標(biāo)的不同工作，如評(píng)審等，意見的傳遞交流的安全性得到了保障。尤其是在電子化管理模式下，各種企業(yè)招投標(biāo)數(shù)據(jù)，可以實(shí)現(xiàn)一鍵式的獲得，也可以利用電子化方式進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和總結(jié)，從而能夠全面深入地獲得每一個(gè)投標(biāo)單位的實(shí)際情況，使企業(yè)招投標(biāo)工作更加可靠順利，為企業(yè)最終選擇適當(dāng)?shù)耐稑?biāo)單位奠定基礎(chǔ)。

2 企業(yè)招投標(biāo)工作的電子化管理優(yōu)勢(shì)

2.1 轉(zhuǎn)變管理理念

企業(yè)招投標(biāo)工作，利用電子數(shù)據(jù)管理措施，是對(duì)傳統(tǒng)招投標(biāo)思維理念的一種革新。電子化的管理方案中，對(duì)企業(yè)招投標(biāo)工作的原有限制壁壘進(jìn)行了打破，尤其是在實(shí)施招投標(biāo)管理時(shí)，轉(zhuǎn)變管理理念，積極運(yùn)用電子化方案，在網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字基礎(chǔ)上，改進(jìn)管理模式，這是企業(yè)招投標(biāo)工作的革新和發(fā)展，對(duì)于招投標(biāo)實(shí)施和管理來說，不僅能夠提高工作質(zhì)量，同時(shí)也能夠擴(kuò)大工作范圍[2]。企業(yè)招投標(biāo)工作的地域限制消失，時(shí)間和空間不再是企業(yè)招投標(biāo)的條件，這樣的管理改變，也有助于企業(yè)更好地參與到國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中，是新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的重要保障。

2.2 業(yè)務(wù)流程創(chuàng)新

企業(yè)招投標(biāo)工作中，業(yè)務(wù)流程形式復(fù)雜，需要有可靠的手段作為基礎(chǔ)。將電子化管理方式運(yùn)用其中，是對(duì)原有企業(yè)招投標(biāo)流程的一種創(chuàng)新。企業(yè)招投標(biāo)工作，不再依靠工作人員上傳下達(dá)，所有招投標(biāo)工作都可以在電子化管理系統(tǒng)中完成[3]。在企業(yè)招投標(biāo)工作中，需要對(duì)投標(biāo)單位提供的各種文件資料進(jìn)行全面審核，在電子化的管理方式下，可以創(chuàng)新優(yōu)化審核流程，招標(biāo)單位可以直接與資料文件出具方進(jìn)行關(guān)聯(lián)，如投標(biāo)單位資金落實(shí)情況的審核中，可以利用電子化管理系統(tǒng)，直接與銀行方面進(jìn)行聯(lián)系，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中獲取投標(biāo)單位的資金數(shù)據(jù)，并直接在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中審核批準(zhǔn)，并進(jìn)行電子化的蓋章簽字等，不僅提高了企業(yè)招投標(biāo)業(yè)務(wù)效率，同時(shí)也能夠最大程度地保證投標(biāo)單位資料文件的真實(shí)可靠性。

2.3 組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化

企業(yè)招投標(biāo)工作的原組織結(jié)構(gòu)，是根據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)行部門間的職責(zé)劃分。但在實(shí)際的企業(yè)招投標(biāo)工作實(shí)施中，很多工作內(nèi)容具有緊密聯(lián)系性，根據(jù)部門組織方式進(jìn)行人工割據(jù)，經(jīng)常會(huì)造成企業(yè)招投標(biāo)工作過程出現(xiàn)斷裂或者矛盾。在電子化管理方式中，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)可以通過技術(shù)方式實(shí)現(xiàn)優(yōu)化[4]。電子化管理方式，可以改變?cè)械拇怪被芾硇螒B(tài)，利用扁平化的方式來關(guān)聯(lián)不同部門的工作。傳統(tǒng)的扁平化管理會(huì)限制工作效率，而利用電子化技術(shù)手段，則沒有了上述的后顧之憂。在電子管理的輔助下，企業(yè)招投標(biāo)工作雖然需要不同部門共同完成，但工作的整體性得到了有效的保持，并且使每個(gè)工作流程之間形成了緊密聯(lián)系，提高了企業(yè)招投標(biāo)工作的實(shí)施效率。

2.4 促進(jìn)廉政建設(shè)

企業(yè)招投標(biāo)工作在電子化模式中，也可以是每一項(xiàng)工作更加透明清晰。電子化方式，可以構(gòu)建起良好的監(jiān)督框架，在電子化工作系統(tǒng)中，能夠不斷采集到工作數(shù)據(jù)，并通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的機(jī)制和技術(shù)保障，各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠具有執(zhí)行和監(jiān)督雙重功效，從而極大提高了企業(yè)招投標(biāo)工作的廉政建設(shè)水平[5]。在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)當(dāng)中，任何人都難以進(jìn)行不規(guī)范或者違反規(guī)則的行為，這也為企業(yè)招投標(biāo)工作建立了社會(huì)公信基礎(chǔ)，使企業(yè)招投標(biāo)結(jié)果可以被認(rèn)可和接受。

3 企業(yè)招投標(biāo)工作的電子化管理途徑

3.1 建立電子化管理平臺(tái)

企業(yè)招投標(biāo)工作中充分發(fā)揮電子化管理優(yōu)勢(shì)，要從基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)方面著手。電子化的企業(yè)招投標(biāo)平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)等要求，對(duì)平臺(tái)功能進(jìn)行完善。電子管理平臺(tái)要在企業(yè)招投標(biāo)中發(fā)揮積極作用，就要能夠安全穩(wěn)定地進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)等，在電子平臺(tái)上，還要建立人際交互界面，這樣可以方便企業(yè)招投標(biāo)的參與者和管理者，能夠更加便捷地應(yīng)用電子化平臺(tái)開展招投標(biāo)活動(dòng)。電子化的招投標(biāo)管理平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的電子招標(biāo)奠定了基礎(chǔ)。在電子招標(biāo)平臺(tái)上，可以發(fā)布招標(biāo)信息，同時(shí)也可以為投標(biāo)單位了解招標(biāo)情況提供有效的渠道。電子招投標(biāo)平臺(tái)，可以更好地維護(hù)企業(yè)招投標(biāo)的公正性和透明性。所有的招投標(biāo)環(huán)節(jié)都可以在平臺(tái)上進(jìn)行查詢。電子化的管理平臺(tái)，讓招投標(biāo)工作銜接更加緊密順暢，涉及到的所有單位、部門都能夠以電子化管理平臺(tái)為媒介加強(qiáng)溝通交流，以便可以提高企業(yè)招投標(biāo)的效率。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)招投標(biāo)培訓(xùn)

企業(yè)招投標(biāo)工作中實(shí)現(xiàn)電子化管理，就需要具有電子管理的人才。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員，能夠在應(yīng)用電子化管理技術(shù)使得心應(yīng)手，發(fā)揮電子管理企業(yè)招投標(biāo)的最大價(jià)值。在培訓(xùn)過程中，要從管理理念、管理技術(shù)、管理模式等多方面綜合考慮，提高企業(yè)招投標(biāo)管理人員的綜合能力。隨著先進(jìn)的信息化手段被引入到企業(yè)招投標(biāo)工作當(dāng)中，企業(yè)在培訓(xùn)招投標(biāo)專業(yè)人才方面，需要從電子化管理知識(shí)、職業(yè)操守、信息化設(shè)施的應(yīng)用等方面，使參與企業(yè)招投標(biāo)管理的人員可以全面掌握相關(guān)技術(shù)流程，為企業(yè)招投標(biāo)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)做好保障。企業(yè)在開展培訓(xùn)時(shí)，也要將視野擴(kuò)大，不僅要借鑒國(guó)內(nèi)先進(jìn)企業(yè)的電子化招投標(biāo)管理經(jīng)驗(yàn)，還要從國(guó)外先進(jìn)的電子化招投標(biāo)管理案例中積極總結(jié)，并結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)和完善，組織企業(yè)招投標(biāo)管理人員進(jìn)行深入的探討，強(qiáng)化電子化的招投標(biāo)管理能力，讓企業(yè)可以將整個(gè)的招投標(biāo)工作在電子條件下更好地實(shí)施。

3.3 完善企業(yè)招投標(biāo)機(jī)制

企業(yè)招投標(biāo)工作，需要有一個(gè)完善的機(jī)制作為基礎(chǔ)。在管理機(jī)制構(gòu)建中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子化管理特點(diǎn)，補(bǔ)充原有的企業(yè)招投標(biāo)管理制度和流程。在管理中，還要強(qiáng)化多部門共抓共管，通過將電子化的管理手段與管理機(jī)制向聯(lián)系，使電子資源可以為企業(yè)招投標(biāo)工作做好鋪墊[6]。還可以強(qiáng)化企業(yè)招投標(biāo)工作的方案內(nèi)容，從流程等方面，加強(qiáng)審核、提交、評(píng)價(jià)等機(jī)制的統(tǒng)一性。管理機(jī)制中還可以建立統(tǒng)一的電子管理服務(wù)中心，這個(gè)中心以交互和反饋企業(yè)招投標(biāo)中所有的信息為主，提高企業(yè)招投標(biāo)工作的交互水平。

3.4 優(yōu)化企業(yè)招投標(biāo)系統(tǒng)

企業(yè)招投標(biāo)工作的執(zhí)行，需要有電子化的軟件系統(tǒng)作為保障。在系統(tǒng)優(yōu)化中，要以現(xiàn)代企業(yè)招投標(biāo)整體目標(biāo)相一致，通過數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，為軟件系統(tǒng)運(yùn)行提供支持。軟件系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)招投標(biāo)工作實(shí)際需求開發(fā)的，系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)包括企業(yè)招投標(biāo)政策法規(guī)、各項(xiàng)工作模塊、監(jiān)督體系、自動(dòng)分析系統(tǒng)等，還可以結(jié)合電子化管理的優(yōu)勢(shì)，建立遠(yuǎn)程的企業(yè)招投標(biāo)方式，解決企業(yè)招投標(biāo)中所遇到的各種實(shí)際問題[7]。企業(yè)招投標(biāo)軟件系統(tǒng)，還可以作為招標(biāo)管理人員的助力，通過系統(tǒng)設(shè)計(jì)來自動(dòng)完成相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和處理，形成電子化的企業(yè)招投標(biāo)報(bào)告，在實(shí)際的招投標(biāo)實(shí)施中，可以參考電子報(bào)告，對(duì)整個(gè)工作情況進(jìn)行全面掌握，有助于企業(yè)招投標(biāo)工作科學(xué)有效的開展。

4 結(jié) 語

企業(yè)招投標(biāo)工作，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中經(jīng)常會(huì)接觸的重要內(nèi)容。在企業(yè)招投標(biāo)工作發(fā)展中，需要積極采用有效的措施去提高工作效率和質(zhì)量。在企業(yè)招投標(biāo)工作實(shí)施過程中，要重視先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)招投標(biāo)工作積極運(yùn)用電子化管理方式，可以改進(jìn)企業(yè)招投標(biāo)的效率，提高企業(yè)管理水平，使招投標(biāo)結(jié)果更好地滿足于企業(yè)發(fā)展建設(shè)，這也是新時(shí)期招投標(biāo)的重要趨勢(shì)。