提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略簡(jiǎn)析

秦奮強(qiáng)

（臨縣交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督中心，山西 呂梁 033200）

當(dāng)今社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下將會(huì)面臨一系列信息數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)。海量的檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)量增加了事業(yè)單位檔案管理部門的工作量，也使檔案管理部門成為事業(yè)單位中不可分割的一部分，其工作地位日益提升。為保障事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展和檔案管理工作的信息化建設(shè)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到高效利用檔案資源的重要性，在改革傳統(tǒng)管理方法的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)地引入專業(yè)的檔案管理硬件設(shè)施、加大投入研發(fā)檔案管理軟件的資金，并重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 未形成信息化管理檔案的意識(shí)

盡管檔案管理部門已將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理和信息整理的工作中，但是管理人員依舊未形成使用信息技術(shù)手段的意識(shí)，仍舊習(xí)慣于在收集整理檔案信息時(shí)使用傳統(tǒng)方式進(jìn)行記錄。傳統(tǒng)管理檔案的方式由于受紙質(zhì)載體的限制，往往存在檔案易于破損、分享頻率較低的弊端，不能滿足事業(yè)單位共享與長(zhǎng)期保存檔案資料的需求。當(dāng)檔案管理部門的工作人員不能意識(shí)到信息化管理的重要性時(shí)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程將會(huì)受到較大的阻礙。

1.2 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

事業(yè)單位檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人是檔案管理人員。優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理人員在檔案管理部門中工作，將會(huì)有效提升交流溝通的效率，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。但是，目前事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在非科班畢業(yè)的問(wèn)題。未學(xué)習(xí)過(guò)專業(yè)檔案管理技術(shù)的檔案管理人員不具備信息化管理檔案信息的意識(shí)和能力，甚至在日常工作中偷懶懈怠，這極大地降低了事業(yè)單位收集整理檔案資料的科學(xué)準(zhǔn)確性，擾亂了檔案管理部門的工作秩序。

1.3 沒(méi)有完善信息化建設(shè)

檔案管理部門是事業(yè)單位眾多部門中的一個(gè)分支，檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)全面信息化，不能單純依托改進(jìn)管理檔案的方式，而應(yīng)該將目光投向事業(yè)單位中各部門的協(xié)作管理。目前事業(yè)單位中各部門所使用的管理系統(tǒng)不一致、資料傳輸方式不兼容，極大地阻礙了檔案資料信息化、檔案管理信息化的建設(shè)。事業(yè)單位沒(méi)有完善內(nèi)部的信息化建設(shè)，也是檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題之一[1]。

1.4 不能順利落實(shí)改革機(jī)制

事業(yè)單位雖然已經(jīng)通過(guò)研究檔案管理工作改革的措施，制定了一系列策略推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，但是由于事業(yè)單位本身存在的時(shí)代局限性和投入資金不足等問(wèn)題，改革機(jī)制不能有效落實(shí)到檔案管理的工作之中。缺少有效的監(jiān)督機(jī)制和充足的改革資金，事業(yè)單位不能引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，也無(wú)法順利進(jìn)行信息化的檔案管理工作。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 提升事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作要求管理檔案資料的工作人員能夠分辨并分類整理檔案信息，高效率地進(jìn)行信息管理和資源分享的工作。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著重提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)開(kāi)設(shè)座談會(huì)和報(bào)告會(huì)，使檔案管理人員在經(jīng)驗(yàn)分享中汲取先進(jìn)的管理意識(shí)、學(xué)習(xí)專業(yè)的管理技術(shù)；通過(guò)統(tǒng)一培訓(xùn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息理論知識(shí)，提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平；通過(guò)組織參觀活動(dòng)，為檔案管理人員提供實(shí)踐管理技術(shù)的機(jī)會(huì)。當(dāng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)得到了較大的提升，事業(yè)單位才能實(shí)現(xiàn)更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 科學(xué)規(guī)劃并完善檔案管理制度

規(guī)劃是各個(gè)項(xiàng)目形成之初必不可少的研究討論環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的規(guī)劃將會(huì)推動(dòng)檔案管理制度更有效率地被落實(shí)在檔案管理工作中。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)劃?rùn)n案管理制度時(shí)更多地考慮到事業(yè)單位與時(shí)代發(fā)展的同步性，加大檔案管理部門的資金投入，并積極引入高素質(zhì)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理信息化建設(shè)的項(xiàng)目進(jìn)程始終置于可監(jiān)測(cè)的范圍之中。

2.3 兼顧硬件設(shè)施與軟件開(kāi)發(fā)

檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是先進(jìn)的硬件設(shè)施。能夠排除外界各項(xiàng)干擾因素、持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行的檔案管理電子設(shè)備是安全保存檔案資料最堅(jiān)實(shí)可靠的條件。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)分撥資金購(gòu)置擁有大儲(chǔ)存容量、性能佳、運(yùn)行穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)硬件，為檔案管理人員創(chuàng)造優(yōu)越的辦公環(huán)境。同時(shí)，事業(yè)單位也應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員自主研發(fā)資料管理軟件，使海量的檔案資料能夠在現(xiàn)代化管理軟件的應(yīng)用之下各歸其位，進(jìn)一步提升檔案管理部門的信息化管理水平。只有兼顧投資硬件設(shè)施和開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，事業(yè)單位才能從根本上保障檔案管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)滲透進(jìn)各行各業(yè)的管理工作之中，事業(yè)單位也需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下落實(shí)信息化的檔案管理制度，提升整理和利用檔案資料的手段。