國有企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題和對策

◎劉剛

辦公室作為國有企業(yè)的綜合辦事機構(gòu)，是最直接聯(lián)系各方面，協(xié)調(diào)各部門，保障國有企業(yè)各項工作順利進行的核心部門，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等諸多職能。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，在工作中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，都會產(chǎn)生很大的影響。辦公室還要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，處理好領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)同事的關(guān)系；處理好做人與做事的關(guān)系；處理好辦文與辦事的關(guān)系；還要處理好當前利益與長遠利益的關(guān)系。因此，作為國有企業(yè)的核心管理部門，更要積極主動的查找問題、面對問題、解決問題。

一、辦公室管理中存在的主要問題

1.工作人員積極性不高，專業(yè)素質(zhì)有待進一步提升。

辦公室工作人員是辦公室中的一個基本單元，工作人員在完成工作時的態(tài)度和辦事效率，能夠影響辦公室整體運作的效率和質(zhì)量。辦公室工作質(zhì)量的好壞，效率的高低與辦公室工作人員的積極性有著密切的關(guān)系。因辦公室在企業(yè)中所處位置的重要性，對于辦公室從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)要求非常高，需要具備很強的綜合能力，不但要具備語言表達能力，還需具備一定的文字寫作能力和協(xié)調(diào)處理能力，在人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)方面還有很大的提升空間。

哈爾濱兩家單位正處于改革轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，人員思想難免會有波動，反映到實際工作中就會出現(xiàn)消極怠工和思想散漫的現(xiàn)象。而辦公室人員每天仍需要處理種類繁多的工作，偶爾當天的工作任務(wù)未能及時完成，工作就會越積越多，出現(xiàn)消極工作的心理。

2.信訪維穩(wěn)工作力度有待進一步加強。

國企普遍面臨著改革所帶來的一些問題，尤其是伴隨著改革的深入以及利潤分配的改變，矛盾數(shù)量和劇烈程度逐步升級，其直接表現(xiàn)在企業(yè)職工上訪的頻率和人數(shù)方面。哈爾濱兩家公司隨著企業(yè)改革的進一步深入，兩宗土地面臨凈地、交儲，許多歷史遺留問題逐漸顯現(xiàn)，集中表現(xiàn)為大集體職工、協(xié)議解除合同職工等集體到企業(yè)反映訴求，上訪人數(shù)較多，如不及時疏導(dǎo)容易發(fā)生極端行為。根據(jù)企業(yè)目前面臨的實際困境，信訪維穩(wěn)工作進入非常時期，有效解決信訪問題需要長期、細致的辦理過程，在此過程中，面臨的問題還有很多，需要在信訪工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，妥善處理職工群眾上訪問題。

3.督查督辦工作落實不到位，需進一步強化。

督查督辦工作是切實落實企業(yè)重大決策部署與領(lǐng)導(dǎo)重要指示精神的必不可少環(huán)節(jié)，它是保障政令暢通及重大決策部署落實到位的重要手段，更是改進工作作風，提高工作效率，保障各項工作順利推進的有效措施。哈爾濱兩家企業(yè)在督查督辦工作中存在的問題主要有：一是相關(guān)制度落實不到位，督察的深度不夠；二是對于督察內(nèi)容的深層次原因，根本解決辦法考慮的較少；三是對于督辦事項跟進不及時，處理效果情況回訪比較少。

4.文件起草水平有待進一步提高。

做好文稿起草工作是辦公室的重要職責，也是發(fā)揮參謀助手作用的主要形式，更是以文輔政的具體體現(xiàn)，文稿質(zhì)量不僅代表企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)形象，也是部署落實工作的有力抓手。與優(yōu)秀辦公室團隊相比，我們在文稿起草方面的差距還很大，需要進一步提高。

二、對于存在問題的解決對策

（一）注重辦公室人才隊伍培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)

1.加強業(yè)務(wù)知識和規(guī)章制度的學習，不斷提高理論水平。

辦公室人員要不斷學習新知識、新技術(shù)和先進的管理經(jīng)驗，跟上時代發(fā)展的腳步。必須把提高人員素質(zhì)放在一個重要的位置，定期組織人員學習相關(guān)業(yè)務(wù)知識及先進管理理念。

2.加強辦公室隊伍建設(shè)，全面提升履職能力。

辦公室作為企業(yè)的中樞部門，人員工作積極性的高低，直接影響著整個辦公室工作的運轉(zhuǎn)效率。必須不斷加強團隊建設(shè)，苦練內(nèi)功，提高辦公室各崗位人員的履職能力和團隊協(xié)同能力，盡可能激發(fā)每一名員工的潛力，最終形成合力，共同完成工作目標。

3.分清主次工作，提高工作效率。

辦公室要協(xié)調(diào)各部門之間的工作，處理企業(yè)日常事務(wù)，這些工作不僅繁瑣復(fù)雜，而且工作量較大，容易造成管理混亂的局面。針對辦公室管理中遇到的問題，讓復(fù)雜繁瑣凌亂的各項事務(wù)在領(lǐng)導(dǎo)面前變得簡單清晰，并且有條不紊的處理好各項事務(wù)，從而有助于提高辦公室管理效率。首先要根據(jù)企業(yè)發(fā)展當前的主要矛盾，對辦公室工作進行層次劃分，分清主次矛盾和重點工作，狠抓重點工作。同時工作人員要合理分配工作精力，進而有更多的時間和精力處理辦公室當前的主要工作，保證辦公室工作效率。

4.因人而異，合理分配工作。

明確員工的崗位與職責，要把辦公室的各項管理工作進行細化，依據(jù)崗位的性質(zhì)和每一名員工的特點，合理的分配崗位，并明確管理責任，這樣不僅能夠讓員工發(fā)揮潛能，而且能夠提高辦公室的整體工作能力。

（二）進一步做好信訪維穩(wěn)工作，確保企業(yè)改革順利進行及和諧穩(wěn)定

1、建立健全信訪維穩(wěn)工作預(yù)案機制。

由于信訪維穩(wěn)工作具有突發(fā)性的特點，尤其是國企信訪工作，由于歷史遺留時間太長，問題錯綜復(fù)雜，要求我們掌握主動權(quán)，對工作中可能出現(xiàn)的各類問題進行事前預(yù)判，積極做好應(yīng)急處理預(yù)案，把可能發(fā)生的問題解決在萌芽狀態(tài)，對于發(fā)生的問題有針對性的有效處理，把影響降到最低。

2、貫徹落實以人為本的處理原則。

職工上訪是因為遇到了自己無法解決的困難，信訪工作人員應(yīng)當正確對待，認真對待每一位上訪者，了解清楚每一個信訪原因。了解后認真地進行調(diào)查，及時反饋，切實解決問題。這樣不僅讓職工心里得到安慰，也能讓職工和企業(yè)之間建立一個相互信任的關(guān)系。

3.各部門協(xié)同，提高信訪接待質(zhì)量。

信訪接待涉及法律、人事、安保等多個部門，應(yīng)形成多部門聯(lián)動的協(xié)同機制，形成多部門、多人員參與的信訪維穩(wěn)工作體系。多個部門聯(lián)合行動，應(yīng)對突發(fā)情況，深度分析與職工群眾利益相沖突的要點，共同為職工群眾解決問題，并從矛盾的本質(zhì)出發(fā)，提高信訪接待質(zhì)量。

4.嚴格依法依規(guī)處理信訪問題。

必須始終堅持依法、依規(guī)辦事，規(guī)范操作的基本原則，具體情況具體分析，具體問題具體解決，多措并舉，對必須堅持的應(yīng)堅決明確，絕不退讓。在開展信訪工作時，應(yīng)善用法律條文指導(dǎo)解決信訪工作中的各項問題。在過程中應(yīng)熟練掌握信訪條例及有關(guān)法律法規(guī)，從而在信訪工作中指導(dǎo)工作人員正確開展信訪維穩(wěn)工作。

（三）進一步強化督查督辦工作，確保工作落地見效

1.根據(jù)中國鐵物集團公司的《督查督辦管理辦法》，完善哈爾濱兩家公司的相關(guān)制度，切實做到督查督辦工作有規(guī)可依，有據(jù)可查，將督查督辦中各環(huán)節(jié)的責任、義務(wù)落到實處。

2.要充分發(fā)揮督查利器作用，進一步提升督查督辦工作能力和水平，對督辦過程中發(fā)現(xiàn)的問題和矛盾，積極發(fā)揮辦公室的綜合協(xié)調(diào)服務(wù)功能，幫助承辦部門和個人共同解決，做到上下貫通。對督辦事項落實不到位的個人、部門要給予批評，嚴格責任追究，促進工作落實，切實做到一分部署，九分落實。

3.進一步優(yōu)化督辦方法，按流程對列入督查督辦的工作事項進行全程跟蹤，及時掌握督辦內(nèi)容的落實和進展情況。對落實難度大的事項，辦公室要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，協(xié)助督辦部門解決督辦落實過程中的實際困難，多出主意，多想辦法。

4.辦公室對督辦結(jié)果要會同有關(guān)部門實施檢查，針對督辦時效、辦理質(zhì)量等情況進行跟蹤，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報每個督辦事項的辦理情況，延期的事項應(yīng)說明原因，確保督查督辦事項件件有人辦，事事有回音。

（四）加強學習，努力提高文件起草水平

1.辦公室每一個同志都要具備良好的寫作能力，要通過多讀書，多積累的方式不斷提升文字功底，養(yǎng)成平時積累資料的習慣，利用各種渠道注意收集有關(guān)信息，積累材料、數(shù)據(jù)、思想觀點。

2.從實踐出發(fā)，多思考、多總結(jié)，每一次開會，每一次記錄，都要受到一些啟發(fā)，有所收獲。平時要注重文稿素材積累，多聽、多記、多歸納，為起草文稿做好充分扎實的準備。

3.要深入實際了解企業(yè)改革、經(jīng)營管理等實際情況，及時收集信息，全面了解本企業(yè)的真實情況和實時動態(tài)。

4.準確把握領(lǐng)導(dǎo)的思路和想法，習慣于從戰(zhàn)略和全局的高度觀察問題、分析問題，盡可能讓文稿準確表述領(lǐng)導(dǎo)意圖。

三、總結(jié)

辦公室作為國有企業(yè)管理工作中的核心部門，我們要高度重視辦公室在管理工作中存在的不足和問題，直面問題并及時解決。企業(yè)目前正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵階段，辦公室工作責任重大，只有從自身出發(fā)，積極解決問題，才能更好的為企業(yè)轉(zhuǎn)型、過渡、發(fā)展貢獻力量。