檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

趙 媛

（渤海船舶職業(yè)學(xué)院，遼寧 葫蘆島 125100）

對(duì)檔案進(jìn)行管理是單位工作中的重要組成部分，也是保證單位正常運(yùn)行的重要文件資料。長期以來，檔案管理受到技術(shù)水平的影響，使用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于時(shí)代快速發(fā)展的要求，在單位發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法在人力、物力、財(cái)力方面管理能力都比較低，檔案使用的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮出來。在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)的管理方法，找到更適合時(shí)代快速發(fā)展的管理模式，創(chuàng)新管理措施。

1 檔案管理信息化的優(yōu)勢及作用

1）分享資源便利，工作效率提升。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，主要得益于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，這在一定程度上給單位檔案管理提供了便利。在檔案管理過程中，管理人員可以充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行有效的采集、歸納、整理、儲(chǔ)存，提高數(shù)據(jù)信息的有效性，從而提升檔案管理的工作效率。2）快速備份有用信息。使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，由于受到自然災(zāi)害、人為因素等影響，會(huì)導(dǎo)致存在一定程度的破損或者損毀，所以使用以往的管理方式，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致單位檔案出現(xiàn)儲(chǔ)存不全面或者檔案的安全性受到威脅。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理以后，對(duì)于檔案儲(chǔ)存的物理空間也減少了依賴和需求，而且使用信息化技術(shù)可以快速將檔案信息進(jìn)行復(fù)制備用存儲(chǔ)，這也在一定程度上提高了信息檔案的安全性。3）有效查詢使用檔案。管理部門的重要任務(wù)是為檔案信息提供查閱以及信息的搜索服務(wù)，以前對(duì)檔案進(jìn)行管理每一項(xiàng)操作都是根據(jù)紙質(zhì)文件來完成的，需要使用人力完成信息的查閱和搜集工作，需要消耗大量的時(shí)間，而且很難保證信息的準(zhǔn)確性。使用信息化技術(shù)后，對(duì)檔案進(jìn)行查詢時(shí)，可以在信息化系統(tǒng)內(nèi)快速找到關(guān)鍵的信息，而且還能夠提供信息的搜索和利用功能，信息管理的靈活性充分體現(xiàn)了檔案的實(shí)際價(jià)值。此外，能夠減少搜索過程中消耗的人力和時(shí)間成本，提高了單位工作效率。

2 檔案整理與信息化管理存在的問題

1）檔案整理工作缺乏規(guī)范性。為確保檔案整理工作得以平穩(wěn)有序的開展，我國的相關(guān)部門已經(jīng)制定了《檔案法》，其中對(duì)于檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容給予了明確的規(guī)定。檔案管理部門始終具備著指導(dǎo)的職能，但這種指導(dǎo)是在平等協(xié)商的情況下開展的。就目前發(fā)展的實(shí)際情況來看，檔案整理工作普遍缺乏規(guī)范性，這除去與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作有一定的關(guān)系之外，與相關(guān)管理人員的崗位責(zé)任感也有著較大的關(guān)系。然而很多時(shí)候，開展檔案整理工作的相關(guān)工作人員對(duì)于業(yè)務(wù)規(guī)范只有較為淺顯的了解，這使得他們?cè)陂_展實(shí)際工作的過程當(dāng)中往往存在著諸多的不足，檔案管理工作的開展也未能規(guī)范有序的進(jìn)行。2）檔案管理效率低。在事業(yè)單位運(yùn)行中，由于生成的文件材料數(shù)量很多，所以對(duì)管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成材料內(nèi)容梳理，完成整個(gè)檔案收集歸檔工作流程。傳統(tǒng)檔案管理工作的流程復(fù)雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應(yīng)用中，也需要經(jīng)過多個(gè)手續(xù)，降低了檔案的管理效率。所以在信息獲取和處理方面存在一定的差異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理存在一定的漏洞，影響了檔案管理水平。此外，由于各個(gè)部門信息管理存在一定的獨(dú)立性，這為檔案管理工作帶來了難度。

3 加強(qiáng)檔案整理和信息化管理的應(yīng)對(duì)措施

1）充分重視培訓(xùn)指導(dǎo)工作。通常情況下，由檔案管理工作人員完成相應(yīng)的檔案收集、整理工作之后，便可以將經(jīng)過整理的檔案交往相應(yīng)的檔案管理部門，然后再由相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)于所提交的檔案進(jìn)行審核。一般來說，處理到這一階段的檔案已經(jīng)形成了固有的模式，已經(jīng)具備著較為突出的規(guī)范性。如果業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)于某一檔案整理環(huán)節(jié)有所疑問，想要隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整，還需要經(jīng)過較為復(fù)雜的多道程序。這是因?yàn)榇藭r(shí)的檔案已經(jīng)經(jīng)過蓋章認(rèn)可，相應(yīng)的目錄內(nèi)容也已經(jīng)較為完善，調(diào)整其中的某一環(huán)節(jié)，很有可能會(huì)對(duì)于檔案的整體性造成影響。針對(duì)這一情況，我們提倡能夠在檔案業(yè)務(wù)開展的前期階段采取有效的方式，強(qiáng)化檔案工作開展的實(shí)際水平，重視做好檔案整理培訓(xùn)工作，強(qiáng)化前期的規(guī)范性和中期的標(biāo)準(zhǔn)性。作為檔案整理工作人員必須以身作則，要做到各司其職，真正強(qiáng)化檔案管理工作開展的實(shí)際水平。2）在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下做好檔案管理保密工作。單位進(jìn)行檔案管理時(shí)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在一定程度上促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也給檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升，提高管理效率，還可以節(jié)約人工成本投入。在實(shí)際應(yīng)用過程中，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)也存在一定的問題，對(duì)于檔案管理保密性提出了更高的要求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息丟失和泄露的情況。所以管理人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案信息管理的重要性，保證好檔案信息的安全，在工作過程中使用規(guī)范化的操作，防止由于檔案信息管理中檔案工作人員因流動(dòng)性強(qiáng)而造成的檔案在交接過程中手續(xù)不全面問題。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)密切配合相關(guān)的職能部門，積極參加各項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收的會(huì)議、專題技術(shù)交底會(huì)議，對(duì)本單位在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的檔案進(jìn)行同步管理。最后，要科學(xué)合理地進(jìn)行檔案管理的保密工作，按照《管理檔案管理保密工作規(guī)范》對(duì)不同性質(zhì)的檔案進(jìn)行分類、歸納和歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，為今后開發(fā)和利用檔案管理保密工作的資源打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3）提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作人員在具體的工作中，其職責(zé)是保障檔案資料的完整性與安全性。所以，作為檔案管理人員，首先要具備的就是強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感，確保檔案管理保密工作的安全性和完整性，并盡一切可能阻止任何導(dǎo)致檔案信息泄露發(fā)生。為此，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)檔案管理保密工作來說，有著十分重要的意義?；诖?，檔案管理保密工作人員不僅要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具備強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感。只有這樣，才能更好地勝任檔案管理保密工作。與此同時(shí)，作為案管理工作人員，還應(yīng)當(dāng)在枯燥的檔案管理工作中時(shí)刻保持清醒的意識(shí)，要不斷發(fā)現(xiàn)自己在工作中的缺點(diǎn)和善于聽取他人的意見。檔案管理保密工作人員只有努力做好自己的本職工作，才能在單位不斷發(fā)展的過程中，不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使檔案管理工作得到改進(jìn)和提升。

4 結(jié)束語

時(shí)代在不斷發(fā)展，對(duì)于各行各業(yè)的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過系統(tǒng)的整理，能夠科學(xué)、有效地服務(wù)于各個(gè)單位，所以它的作用是不容忽視的。檔案室要充分地發(fā)揮自身前段調(diào)控的功能，加強(qiáng)信息化管理，將資料有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集與管理，打好檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)。