信息化時代背景下的高校檔案管理工作探討

楊吉瓊

（海南大學(xué)，海南 海口 570228）

現(xiàn)階段我國高校教育管理正式進入到信息化時代，這不僅帶領(lǐng)高校教學(xué)模式的創(chuàng)新，且內(nèi)部各項管理工作也必須要在時代發(fā)展變化下積極轉(zhuǎn)型。針對高校檔案管理，受到信息化環(huán)境影響，應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理理念與方式，培養(yǎng)信息化檔案管理人才，積極應(yīng)用先進技術(shù)與設(shè)備，為檔案管理各項工作的質(zhì)量與效率提供保障。鑒于此，下面圍繞信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新展開討論。

1 高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

第一，信息化是時代的潮流，是社會發(fā)展的大勢所趨。人類社會的發(fā)展總是和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展相伴相生的?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展到了信息化，數(shù)字化的今天，社會各行各業(yè)也必然要發(fā)生變化，使自己和社會發(fā)展同步。高校檔案管理也不例外。

第二，高校檔案管理要跟上時代的步伐必須轉(zhuǎn)變檔案管理模式。信息化環(huán)境下高校在實施檔案管理期間，運用先進技術(shù)與設(shè)備，可以創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，全方位普及大數(shù)據(jù)管理與智能管理[1]。在人工管理與信息化管理的基礎(chǔ)上，發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)與人工智能的優(yōu)勢，滿足信息化環(huán)境下對檔案管理提出的要求；第三，提升高校教學(xué)管理能力。檔案管理在高校教學(xué)管理中是非常重要的一部分，通過信息化檔案管理的實施，可以更加快速的發(fā)現(xiàn)問題，并且憑借大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等提升教學(xué)管理能力，使檔案信息能夠在教學(xué)管理中得到有效應(yīng)用。

2 高校檔案信息化管理需要解決的問題

2.1 檔案信息檢索問題

高校內(nèi)部師生與管理人員對于檔案信息的采集，獲取均面臨不同程度的需求，那么檔案管理部門必須要拓寬數(shù)據(jù)檢索渠道，滿足各個主體對于檔案信息的要求。但是結(jié)合當前高校檔案管理工作實施情況，發(fā)現(xiàn)在檢索檔案信息這一方面還面臨一些問題。比較常見的現(xiàn)象是檢索檔案數(shù)據(jù)時消耗大量時間，不能更加快速且精準的找到需要檔案內(nèi)容，將更多時間浪費在查找這一環(huán)節(jié)。除此之外，教師學(xué)生在獲取檔案信息時檢索渠道單一，主要是登陸高校內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，登錄賬號之后進行下載，無法滿足師生在獲取檔案數(shù)據(jù)時更加多元化的需求。

2.2 檔案信息安全問題

高校檔案管理實現(xiàn)信息化模式的轉(zhuǎn)型之后，也必然會面臨信息安全方面的問題，例如重要檔案數(shù)據(jù)遺失、泄露，或者檔案管理系統(tǒng)被黑客攻擊等。導(dǎo)致檔案信息安全問題的原因一方面是管理人員缺乏對安全問題的重視，平時只是做好檔案數(shù)據(jù)上傳、檢查等基本工作，系統(tǒng)維護與安全防護等并沒有得到關(guān)注。另一方面高校內(nèi)的檔案管理部門負責(zé)檔案信息安全管理人員有限，且掌握的安全維護系統(tǒng)維護技能與安全問題脫節(jié)，面對突發(fā)性的檔案數(shù)據(jù)安全問題無法快速解決，致使帶來嚴重的損失。

3 高校檔案信息化管理優(yōu)化對策

3.1 創(chuàng)建檔案信息檢索平臺

信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新。必然會運用到諸多先進技術(shù)。為了方便高校內(nèi)部師生獲取檔案數(shù)據(jù)，利用先進技術(shù)創(chuàng)建檔案信息檢索平臺?？梢詾楦咝?nèi)部各個部門獲取數(shù)據(jù)、學(xué)生調(diào)取個人檔案提供便利。例如，針對各個主體對于檔案信息的需求。可以創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)管理公眾號、小程序，利用微信這一新媒體社交平臺便可以登陸到高校檔案管理系統(tǒng)中，自主下載獲取信息[2]。另外，高校中儲存的檔案必須要保證統(tǒng)一文件格式。一般檔案文件涉及諸多標準格式，創(chuàng)建檔案信息化管理平臺。將為了方便師生下載檔案數(shù)據(jù)，設(shè)定特定文件擴展名。不同種類文件均包含于檔案之中，所以元數(shù)據(jù)格式也可以在編碼文件信息檔案建模內(nèi)容中添加語義。為了保證互操作性，在開發(fā)元數(shù)據(jù)軟件時，首先要將該軟件操作流程簡化，與高校檔案信息管理平臺對接，所有文件中涉及Resource Description Framework，均進行XML序列化處理。

3.2 加強檔案信息化安全管理

在信息化環(huán)境下高校檔案信息管理，也必然會面臨重要數(shù)據(jù)泄露、遺失等安全性問題。與此同時，高校檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，便會被賦予了雙重性特征，同時作為學(xué)術(shù)機構(gòu)與行政行為。開展檔案管理要重點保護檔案數(shù)據(jù)安全性，為此提出以下建議：

第一，檔案數(shù)據(jù)安全要重點關(guān)注數(shù)據(jù)訪問安全管理與訪問協(xié)調(diào)，例如檔案信息訪問限制采用不同的協(xié)調(diào)與集中模式。其中協(xié)調(diào)模式可以為教師、學(xué)生、管理人員等賦予訪問權(quán)，針對檔案信息使用方、數(shù)據(jù)受托人與管理人等主體進行協(xié)調(diào)，并且均具備檔案信息訪問權(quán)[3]。高校中儲存的檔案數(shù)據(jù)包含學(xué)術(shù)信息、個人檔案信息、人力資源數(shù)據(jù)等不同種類檔案數(shù)據(jù)，按照敏感性程度與安全保護程度分別劃分到對應(yīng)的安全屬性中，一般設(shè)置為限制、有限訪問、公開訪問這三個層級，分別展開檔案數(shù)據(jù)的安全管理。

第二，培養(yǎng)檔案數(shù)據(jù)管理專門人員，負責(zé)高校檔案管理工作。為了保證檔案數(shù)據(jù)安全性，應(yīng)該在檔案管理部門中專門增設(shè)安全管理人員，針對檔案安全管理人員的培訓(xùn)要涉及文檔管理、儲存、檔案信息校對與收集、數(shù)據(jù)分類與訪問、檔案信息安全審核等內(nèi)容。既能夠做好信息化環(huán)境下高校檔案信息的安全管理工作，又可以幫助其他管理人員將檔案信息及時歸類與儲存。

第三，高?，F(xiàn)有檔案管理標準要進行優(yōu)化與完善，加強規(guī)范性。尤其是檔案記錄的數(shù)字化處理。所有儲存的原始文檔均轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，上傳到檔案信息管理系統(tǒng)中。通過計算機對文檔信息進行保護，而紙質(zhì)檔案則予以保存。為了避免出現(xiàn)重要檔案信息泄露的現(xiàn)象，建議采用數(shù)字簽名與標準化數(shù)字認證這兩種方法，加強檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校開展檔案管理，面對信息化環(huán)境下帶來的諸多挑戰(zhàn)，檔案管理人員必須要結(jié)合信息化環(huán)境制定檔案管理對策。不僅要提升檔案管理水平，做好檔案信息的安全管理工作，還應(yīng)該在今后檔案管理創(chuàng)新轉(zhuǎn)型過程中，積極引用大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能等，為廣大師生提供便捷的檔案管理服務(wù)，也可以直接提升高校的教學(xué)管理水平。