事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑

張洪達(dá)

（中共杜爾伯特蒙古族自治縣委政法委員會(huì)，黑龍江 大慶 166200）

在事業(yè)單位中有效的加強(qiáng)檔案管理水平是必要的，通過科學(xué)的開展檔案管理工作，提高了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。因此，作為相關(guān)工作人員，要深入工作實(shí)際，有效的制定更加高效的管理模式，從而不斷優(yōu)化檔案管理工作，以更好地推進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作可持續(xù)發(fā)展，下面具體分析。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的意義

事業(yè)單位開展檔案管理工作有著極其重要的意義，所以必須要努力落實(shí)好。第一，事業(yè)單位檔案資料的管理要注重科學(xué)化，這樣才能有利于提高事業(yè)單位的工作效率。同時(shí)，檔案資料還可以為人民帶來更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第二，檔案資料管理的科學(xué)化，完善化可以幫助事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)做決策，并且還可以通過檔案了解工作人員的多方面信息。第三，事業(yè)單位的記錄，檔案資料的保存都可以通過科學(xué)與完善的檔案管理來實(shí)現(xiàn)。檔案管理可以讓社會(huì)增強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的了解以及實(shí)際的運(yùn)營情況。另外，可同相關(guān)單位進(jìn)行合作，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展，并全面提高社會(huì)的經(jīng)濟(jì)效益。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效策略

2.1 提高思想重視度，強(qiáng)化人員培養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理的加強(qiáng)不能只是表面的說說，更多的要在行動(dòng)上加以體現(xiàn)。行動(dòng)起源于思想，先在思想上重視檔案管理，再依據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，把檔案管理這件事重視起來。第一，目前，事業(yè)單位需要在檔案管理人員教育方面下功夫，并運(yùn)用較為先進(jìn)化的經(jīng)驗(yàn)，讓管理人員的積極性得到全面提高，從而加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作。與此同時(shí)，還應(yīng)該在管理體系上加以改變，不斷建立健全的管理體系，從而保證能夠充分滿足事業(yè)單位檔案管理的需要。第二，要想加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的能力培養(yǎng)，一定要定期做好培訓(xùn)工作，完善檔案管理的基本流程，進(jìn)而讓事業(yè)單位檔案管理工作效率得到全面性的提高。第三，檔案人才考核機(jī)制的有效性建立。對(duì)專業(yè)人才的考核，目的是提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)。第四，不斷優(yōu)化檔案管理的形式，確保整個(gè)檔案管理部門可以充分滿足社會(huì)需要，推動(dòng)事業(yè)單位的未來發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新管理機(jī)制和優(yōu)化提升檔案管理能力

檔案管理工作在事業(yè)單位開展的時(shí)候，完善的管理機(jī)制能夠確保工作的效率。所以，必須在檔案信息管理機(jī)上加以有效創(chuàng)新，合理增加科學(xué)技術(shù)方面的規(guī)章制度。作為檔案管理部門，應(yīng)該在檔案管理上不斷加以更新，并應(yīng)用檔案管理的現(xiàn)代化系統(tǒng)，有效結(jié)合發(fā)展，不斷完善當(dāng)前的檔案管理制度，從而構(gòu)建出適合事業(yè)單位的檔案管理模式，確實(shí)整體提高檔案管理的效率。每一個(gè)事業(yè)單位所擁有的職能都不同，如果在工作開展的時(shí)候，只是圍繞信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，可能效果也會(huì)受到影響，因?yàn)榭赡懿煌耆m合所有事業(yè)單位的情況。對(duì)此，事業(yè)單位必須創(chuàng)新檔案管理制度，為今后的持續(xù)發(fā)展提供參考。除此之外，規(guī)章制度要簡單明了，這樣能夠給檔案管理工作的開展帶來方便。

管理是原則的體現(xiàn)，更是規(guī)矩的制定。在事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，管理人員要在管理機(jī)制上加強(qiáng)創(chuàng)新，并利用有效的管理制度，讓檔案管理的水平得到整體性提高。檔案管理人員必須采用標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程，根據(jù)當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，讓領(lǐng)導(dǎo)建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料，并在平時(shí)的管理制度中確定好分工，再對(duì)整體的管理目標(biāo)做細(xì)致化的分解，進(jìn)而采用適合的方法進(jìn)行操作。與此同時(shí)，需要不斷優(yōu)化檔案資源，并實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享，也就是說通過網(wǎng)絡(luò)查詢就可以查到需要的檔案資料內(nèi)容?；诖耍胱寵n案資料管理更加體現(xiàn)人性化的特征，管理制度上需要應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，檔案資料才能實(shí)現(xiàn)無紙化的應(yīng)用和查詢。另外，還需要制度配套的管理機(jī)制和方法，為事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范化管理創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

2.3 優(yōu)化和改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理方式

當(dāng)前，迎合新形式的發(fā)展，需要讓檔案管理的信息化建設(shè)不斷增強(qiáng)。第一，建立檔案管理制度時(shí)需要落實(shí)先進(jìn)的管理機(jī)制，切實(shí)讓檔案管理能力得到本質(zhì)上的提高，所以 要不斷的加以改進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。第二，依據(jù)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，在檔案管理上注重標(biāo)準(zhǔn)化，并搭建信優(yōu)質(zhì)的息化系統(tǒng)平臺(tái)。第三，以現(xiàn)實(shí)情況為依據(jù)，制定網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的機(jī)制，并在檔案管理上堅(jiān)持依法而行，為建設(shè)完善的信息化檔案提供有力的保證。第四，進(jìn)一步制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，比如網(wǎng)絡(luò)整理標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引和檢索的標(biāo)準(zhǔn)等，進(jìn)而形成檔案管理信息化的一致性規(guī)范。第五，事業(yè)單位的檔案要采取自動(dòng)化的形式，不斷增加館藏?cái)?shù)字化的有效建設(shè)，從而促使檔案資料能夠得到合理化的應(yīng)用。

電子檔案是當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位在實(shí)際應(yīng)用上有一些事項(xiàng)必須要注意。第一，電子檔案的范圍很廣，在傳播和擴(kuò)展上很快速，而且在實(shí)際工作發(fā)展中，事業(yè)單位的信息檔案會(huì)越來越多。一些電子檔案的保存形式基本上都會(huì)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化的管理，這就比較容易產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)安全的問題。為此，事業(yè)單位要注意預(yù)防單位檔案系統(tǒng)的病毒，網(wǎng)絡(luò)黑客的侵襲，進(jìn)而讓檔案的安全得到保障。第二，進(jìn)行事業(yè)單位檔案的管理時(shí)，生成的電子檔案管理還不夠規(guī)范，草稿類的文件基本上都是很快就消失，致使事業(yè)單位的電子檔案和紙質(zhì)檔案之間管理形成不統(tǒng)一的問題，也致使一份紙質(zhì)檔案與電子檔案分離，查找起來不是很方便，嚴(yán)重影響了電子檔案的完整性，進(jìn)而也讓檔案的真實(shí)性受到了限制。第三，管理平臺(tái)成功與否，重點(diǎn)就在于檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，必須保證錄入電腦的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，完整。第四，事業(yè)單位的檔案資料，需要建立應(yīng)用審核的制度，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息輸入的時(shí)候要審核好數(shù)據(jù)信息，通過認(rèn)真校對(duì)以后再進(jìn)行輸入。第五，事業(yè)單位檔案資料的應(yīng)用效果要不斷提高，因?yàn)殡娮訖n案不固定，所以實(shí)踐的時(shí)候要嚴(yán)格制定相應(yīng)的管理制度，以此確保檔案資料管理工作的信息化，進(jìn)而讓檔案資料的實(shí)用性價(jià)值得以充分的體現(xiàn)。

3 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展，為事業(yè)單位相關(guān)工作開展提供了有效保證。作為檔案管理工作人員，要不斷加強(qiáng)專業(yè)能力，要重視優(yōu)化管理模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。通過實(shí)踐分析，在有效的探索如何開展事業(yè)單位檔案管理工作過程，要結(jié)合單位實(shí)際，不斷采取更加完善的管理方式，以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理研究水平。