中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)

陳少蘭

（廣西華僑學(xué)校，廣西 南寧 530007）

學(xué)校教職員工的資料都存在中職學(xué)校的檔案當(dāng)中，其不僅是他們進(jìn)行科學(xué)調(diào)研活動(dòng)、教學(xué)管理以及提供學(xué)生學(xué)習(xí)的重要資料，也反映了學(xué)校的各時(shí)期的政策改革以及建校歷程。因此，中職學(xué)校應(yīng)在檔案管理的規(guī)范上進(jìn)行創(chuàng)新，以此不僅可以提高教學(xué)管理的有效性，還可以提高學(xué)校的教學(xué)水平，進(jìn)而使學(xué)校的檔案管理工作更加完善。

1 中職學(xué)校檔案的重要作用

中職學(xué)校檔案主要包含兩方面作用：其一是中職學(xué)校檔案承載著學(xué)校的歷史，上面詳細(xì)地記錄著從最開(kāi)始建校時(shí)全校的師生及其他員工的道德品質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力、考勤、績(jī)效等信息。同時(shí)檔案信息的數(shù)據(jù)是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷程具有真實(shí)性和可靠性的記錄，并對(duì)學(xué)校未來(lái)發(fā)展發(fā)揮著關(guān)鍵作用。其二是中職學(xué)校檔案集中記錄了學(xué)校整體的教學(xué)成果，其不僅可以為學(xué)校未來(lái)發(fā)展提供有力的證據(jù)，還可以促進(jìn)學(xué)校更好的發(fā)展。

2 中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）管理制度不完善。現(xiàn)階段，普遍的中職院校中部門(mén)涉及面較廣，學(xué)校的教職員工的管理工作較為雜亂。首先，由于歸檔管理員人數(shù)較少，或者歸檔管理員工作意識(shí)薄弱，導(dǎo)致學(xué)校的檔案出現(xiàn)放錯(cuò)位置，歸還的檔案隨意亂放的現(xiàn)象。其次，由于歸檔管理人員未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致其對(duì)檔案的整理、歸納、整理等工作業(yè)務(wù)不熟練，沒(méi)有足夠重視檔案整理的工作。另外，由于歸檔管理人員涉及的業(yè)務(wù)較多，導(dǎo)致其沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力投入到檔案管理工作中，致使檔案的信息數(shù)據(jù)存在不準(zhǔn)確和沒(méi)有及時(shí)歸檔的現(xiàn)象發(fā)生。2）管理方式落后。中職學(xué)校對(duì)檔案管理工作并沒(méi)有足夠的重視度，造成學(xué)校并未設(shè)立專(zhuān)職的歸檔管理崗位，負(fù)責(zé)檔案管理工作的大多是學(xué)校的教師、兼職人員以及臨時(shí)負(fù)責(zé)的人員。因此，大部分的檔案管理人員并沒(méi)有足夠的經(jīng)驗(yàn)，只是按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行檔案信息收集、檔案裝訂以及檔案整理等工作。另外，中職學(xué)校并沒(méi)有配備單獨(dú)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息管理，仍然使用占地空間大且不便于查詢(xún)的檔案存放柜。3）檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。由于中職學(xué)校內(nèi)普遍存在著歸檔管理人員離職或者工作產(chǎn)生變動(dòng)的情況，導(dǎo)致檔案經(jīng)常需要進(jìn)行交接。然而由于檔案的交接手續(xù)并未妥善處理，導(dǎo)致在交接過(guò)程中并沒(méi)有將檔案進(jìn)行全面的整理、對(duì)檔案沒(méi)有進(jìn)行徹底的檢查和涉及簽字的檔案沒(méi)有簽字的情況，導(dǎo)致在檔案的數(shù)據(jù)、分類(lèi)不夠準(zhǔn)確以及部分檔案信息不完整。4）檔案管理缺乏創(chuàng)新。多數(shù)的中職學(xué)校在檔案管理工作中管理效率低且服務(wù)意識(shí)薄弱，導(dǎo)致檔案信息中存在數(shù)據(jù)不夠完整、信息的記錄缺乏真實(shí)性，檔案信息整理的工作沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)的情況，進(jìn)而影響了檔案管理對(duì)于服務(wù)學(xué)校以及社會(huì)的有效性。

1.總體規(guī)劃目標(biāo)。依托當(dāng)陽(yáng)市地理環(huán)境和較為豐富的漁業(yè)資源優(yōu)勢(shì)，以國(guó)家和地方環(huán)境保護(hù)法律法規(guī)為依據(jù)，遵循“生態(tài)優(yōu)先、養(yǎng)捕結(jié)合、以養(yǎng)為主”的漁業(yè)發(fā)展方針，本著“立足當(dāng)前、著眼未來(lái)”的發(fā)展思路，確定養(yǎng)殖水域?yàn)┩康囊?guī)劃目標(biāo)，明確當(dāng)陽(yáng)市境內(nèi)養(yǎng)殖水域?yàn)┩抗δ軈^(qū)域范圍，依法保護(hù)和改善養(yǎng)殖水域生產(chǎn)環(huán)境，保障養(yǎng)殖漁民正常生產(chǎn)、生活所需的養(yǎng)殖水域，為合理開(kāi)發(fā)利用養(yǎng)殖水域?yàn)┩抠Y源、提高水域?yàn)┩康睦寐省⑼晟坪屯七M(jìn)水域養(yǎng)殖管理制度、促進(jìn)當(dāng)陽(yáng)市水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)。

3 規(guī)范學(xué)校檔案管理的政策

1）構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。中職學(xué)校應(yīng)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召并結(jié)合本校的基本情況構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，并將檔案管理的運(yùn)行制度、檔案管理的詳細(xì)責(zé)任進(jìn)行完善的建立，便于從事檔案管理人員或教師可以按照章程工作且按照制度完成檔案管理。另外中職學(xué)校應(yīng)構(gòu)建全面系統(tǒng)化的《檔案管理工作制度》、《檔案利用條例》、《歸檔管理人員責(zé)任明細(xì)》等相關(guān)規(guī)定，進(jìn)而完善檔案管理的各方面工作，為中職學(xué)校檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)[1]。2）明確分工檔案管理工作。中職學(xué)校應(yīng)對(duì)本校的每個(gè)部門(mén)在檔案管理工作中對(duì)檔案信息的整理、對(duì)檔案數(shù)據(jù)的匯總以及其他歸檔業(yè)務(wù)進(jìn)行具有針對(duì)性和可實(shí)施性的分工處理，進(jìn)而形成一套合理的檔案管理系統(tǒng)，并將檔案的作用進(jìn)行積極發(fā)揮。3）提高檔案管理專(zhuān)員的素質(zhì)。中職學(xué)校應(yīng)從兩方面著手提高檔案管理專(zhuān)員的素質(zhì)。第一方面，學(xué)校應(yīng)挑選一些責(zé)任心強(qiáng)且可以吃苦耐勞的教師會(huì)人員進(jìn)行專(zhuān)職的檔案管理工作。另一方面，學(xué)校應(yīng)建設(shè)檔案管理專(zhuān)員的團(tuán)隊(duì)，并為其設(shè)立專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，以此不僅可以全面提升檔案管理專(zhuān)員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的熟練度，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率[2]。4）配置先進(jìn)的檔案管理設(shè)施。中職學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理的工作，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)先進(jìn)的硬件設(shè)施，以此提高學(xué)校的檔案管理整體水平，并將學(xué)校建設(shè)的總規(guī)劃中添加檔案管理設(shè)施項(xiàng)目。另外，還要為其配置充足的用于歸檔整理的區(qū)域，并根據(jù)學(xué)校的基本情況配置除濕機(jī)、空調(diào)、防火、防盜等必備設(shè)施。同時(shí)，便于檔案管理專(zhuān)員工作還要為其配備打印機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)等專(zhuān)業(yè)的現(xiàn)代辦公設(shè)施，進(jìn)而提升檔案管理的整體效率。

土建基礎(chǔ)施工中深基坑支護(hù)施工技術(shù)的應(yīng)用…………………………………… 羅家盛，胡景娟，楊永昕（12-53）

4 創(chuàng)新檔案管理的有效途徑

1）構(gòu)建歸檔館。中職學(xué)?？梢越Y(jié)合本校的信息技術(shù)管理部門(mén)構(gòu)建相應(yīng)的歸納檔案館，并且檔案管理中心可以將學(xué)校的各項(xiàng)數(shù)據(jù)及信息進(jìn)行整合，制作出本校獨(dú)立的網(wǎng)頁(yè)。同時(shí)，可以將檔案管理體系與學(xué)校的網(wǎng)頁(yè)相結(jié)合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的信息通過(guò)網(wǎng)頁(yè)就可以直接搜索，便于用戶(hù)更好的體驗(yàn)服務(wù)。2）做好電子信息的整理工作。中職學(xué)校應(yīng)做好電子信息的收集及整理工作。首先，學(xué)校需要結(jié)合電子信息所具備的特征進(jìn)行收集工作。例如，針對(duì)草稿性信息文件，因其的功能性不全，所以普遍不會(huì)留存。然而，在進(jìn)行正式的紙質(zhì)文件全文信息搜索時(shí)，就需收集草稿性文件。其次，針對(duì)具有輔助功能和正式性信息文件，需要進(jìn)行及時(shí)的收集，并將他們與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)信息文件構(gòu)建起標(biāo)記關(guān)系。最后，在收集電子信息文件時(shí)，為避免其中的數(shù)據(jù)丟失，需要將其備份并打印成紙質(zhì)信息文件[3]。3）針對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理。中職學(xué)校在檔案管理工作中應(yīng)明確電子信息文件的歸檔特性，并將其進(jìn)行歸檔管理時(shí)確保信息數(shù)據(jù)不會(huì)丟失，可以進(jìn)行永久的儲(chǔ)存。另外，如果對(duì)儲(chǔ)存載體傳送的電子信息文件進(jìn)行歸檔管理時(shí)，必須要涉及一些輔助及認(rèn)證性工作，將電子信息文件進(jìn)行多重備份，一種是紙質(zhì)形式備份，另一種為刻錄光盤(pán)備份，并將其放在不同的檔案館進(jìn)行管理。同時(shí)，為便于檔案管理專(zhuān)員工作，可以將兩份備份交給專(zhuān)門(mén)的檔案館和相關(guān)的管理部門(mén)進(jìn)行分別保管，以此確保電子信息檔案的真實(shí)性。除此之外，將電子信息文件進(jìn)行歸檔管理時(shí)，要特別注意對(duì)電子信息數(shù)據(jù)運(yùn)行的設(shè)施以及具體操作環(huán)境和平臺(tái)的注意事項(xiàng)[4]。4）開(kāi)展檔案線(xiàn)上服務(wù)。中職學(xué)校在檔案管理中可以針對(duì)用戶(hù)開(kāi)展線(xiàn)上的使用服務(wù)，便于人們可以快速且高效的獲取相應(yīng)的資訊。另外，針對(duì)線(xiàn)上的檔案管理專(zhuān)員應(yīng)具有極高的服務(wù)意識(shí)，可以為人們提供準(zhǔn)確的、熱情的服務(wù)資訊。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)為檔案管理專(zhuān)員指明線(xiàn)上檔案服務(wù)的工作流程及方向，進(jìn)而不斷的提升線(xiàn)上服務(wù)的整體質(zhì)量與效率，為人們帶來(lái)極佳的服務(wù)體驗(yàn)[5]。

5 結(jié)論

由上文可知，現(xiàn)階段在中職學(xué)校的檔案管理上仍然存在很多問(wèn)題，本文主要針對(duì)管理制度不完善、檔案管理的方法過(guò)于落后、檔案的交接手續(xù)不夠嚴(yán)謹(jǐn)以及檔案管理缺乏創(chuàng)新這四點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行了分析。同時(shí)，本文針對(duì)規(guī)范學(xué)校檔案管理提出了四點(diǎn)建議：構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)、明確檔案管理的分工、提高檔案管理人員的素質(zhì)以及配置先進(jìn)的檔案管理設(shè)施。另外，本文針對(duì)創(chuàng)新檔案管理方法提出了四條有效途徑：構(gòu)建檔案館、做好電子信息整理工作、電子文件進(jìn)行分檔管理以及開(kāi)展檔案的線(xiàn)上服務(wù)，希望以此可以促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理的發(fā)展。