事業(yè)單位人事檔案管理關(guān)鍵要點(diǎn)

林玉娟

（通榆縣退役軍人服務(wù)中心，吉林 白城 137200）

人事檔案管理重要的內(nèi)容包括，員工個(gè)人身份的基本信息、教育程度、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷資質(zhì)、工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等基礎(chǔ)信息資料，是個(gè)人在學(xué)習(xí)和工作中形成的具體的概括性的重要記錄，在我國(guó)企事業(yè)單位人事管理制度中發(fā)揮重要作用。同時(shí)，人事檔案管理，也與個(gè)人的工資待遇、勞動(dòng)福利、人員組織關(guān)系緊密相連，有一定的法律效用。隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的進(jìn)步，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理有了更清晰的信息化的要求，這有利于事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化，對(duì)創(chuàng)新人事檔案管理的工作有著積極作用，對(duì)人事檔案管理的信息完整性和內(nèi)容保護(hù)也有著重要要求。本文探究事業(yè)單位人事檔案管理的關(guān)鍵要點(diǎn)，剖析現(xiàn)狀，得到啟示，提高事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率，并發(fā)揮作用、推進(jìn)工作。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

人事檔案管理是我國(guó)企事業(yè)單位的重要工作，但事業(yè)單位和企業(yè)單位在具體的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，人事檔案管理更趨向嚴(yán)謹(jǐn)和真實(shí)，這與事業(yè)單位的工作性質(zhì)有著重要關(guān)系。事業(yè)單位對(duì)個(gè)人資料、人事檔案的信息資料的機(jī)密性要求更高，對(duì)各項(xiàng)基本信息的詳細(xì)記錄的真實(shí)性要求更高，是事業(yè)單位在進(jìn)行人事調(diào)整時(shí)，重要的信息資料依據(jù)和參考。人事檔案對(duì)個(gè)人的身份信息、學(xué)習(xí)信息、工作經(jīng)歷等等有著更具體的記錄和判斷，充分展現(xiàn)出來(lái)了人才的工作表現(xiàn)和個(gè)人特點(diǎn)，同時(shí)，隨著個(gè)人工作經(jīng)歷、生活經(jīng)歷、崗位變動(dòng)的不斷調(diào)整和變化，人事檔案管理也將及時(shí)更新，有著動(dòng)態(tài)化的變更，這也對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的工作人員有著更高的工作要求，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理制度，及時(shí)記錄和更新個(gè)人信息內(nèi)容，完善檔案資料的管理，同時(shí)也要確保人事檔案的機(jī)密性。如此可見(jiàn)，在人事檔案管理中，對(duì)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)性、現(xiàn)代化、科學(xué)化有更高要求，這也充分說(shuō)明，人才資源管理在事業(yè)單位的人事檔案管理有著舉足輕重的作用，為事業(yè)單位選擇人才、選拔干部、識(shí)別人才提供參考依據(jù)，促進(jìn)事業(yè)單位人才資源的利用和開(kāi)發(fā)，適應(yīng)現(xiàn)代化事業(yè)單位的發(fā)展和管理需求，為事業(yè)單位的人才的競(jìng)選提供堅(jiān)實(shí)的保障，對(duì)積極發(fā)揮人才資源優(yōu)勢(shì)提供重要分析作用，從而進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的管理和各項(xiàng)服務(wù)職能的擴(kuò)展。

2 人事檔案管理的任務(wù)

人事檔案管理中，最重要的任務(wù)是保證人事檔案的完整和安全，這是由事業(yè)單位工作性質(zhì)和工作內(nèi)容及工作環(huán)境的特殊性決定的，這對(duì)我國(guó)事業(yè)發(fā)展有著重要的影響和作用，也對(duì)事業(yè)單位在人事檔案管理的過(guò)程中有著更嚴(yán)格、更科學(xué)化、更現(xiàn)代化的要求，這也是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)和重要核心，是人事檔案管理過(guò)程中的重要管理手段。但檔案管理工作也面臨諸多挑戰(zhàn)，因檔案管理工作是一個(gè)可能損壞檔案資料的自然過(guò)程；同時(shí)，檔案資料在存儲(chǔ)過(guò)程中容易遭到破壞，等等。下面就簡(jiǎn)要介紹一下檔案管理工作的有關(guān)任務(wù)和重要要求。

1）防止檔案的損壞。人事檔案管理中，人事檔案的資料容易被損壞，這要求人事檔案管理工作人員分析并掌握防止檔案損壞的具體原因和重要方法，從而有針對(duì)性的加強(qiáng)人事檔案的管理工作，采取有效的解決措施，最大程度杜絕和防范人事檔案管理工作過(guò)程中容易產(chǎn)生的各類(lèi)不利因素，降低檔案被損壞的可能性，哪怕是自然因素，也應(yīng)該在人事檔案管理過(guò)程中降低到最低，保證人事檔案信息的完整性。

2）延長(zhǎng)檔案的壽命。人事檔案因自然因素的原因很容易被損壞，但是我們不能因此而不顧不管，放任自由。相反，在明白和確定檔案資料容易因自然因素被損壞，更應(yīng)該分析其物理特點(diǎn)，采取有效方式和系列措施，從根本上保護(hù)人事檔案，最大程度的延長(zhǎng)人事檔案的壽命，延長(zhǎng)人事檔案被自然因素破壞的時(shí)間。

3）維護(hù)檔案的安全。前面提到，人事檔案在管理過(guò)程中的核心內(nèi)容是保證人事檔案的安全性和機(jī)密性，這要求我們，檔案作為事業(yè)單位人事信息的重要記錄和記載基礎(chǔ)資料，要最大限度的維護(hù)人事檔案的安全，不能隨意泄露，或者由于管理人員的管理疏忽導(dǎo)致人事檔案在惡劣的條件下存儲(chǔ)，加大了檔案資料被損壞的可能性，在政治上給組織單位和個(gè)人都帶來(lái)重要損失和隱患。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1）對(duì)人力資源結(jié)構(gòu)的改善。人事檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位人力資源結(jié)構(gòu)的改善，特別是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的管理模式和管理機(jī)制也要與時(shí)俱進(jìn)，從管理人員的工作意識(shí)和工作方式，都要對(duì)人事檔案管理工作有著更科學(xué)化的表現(xiàn)，這首先體現(xiàn)在人力資源結(jié)構(gòu)的改善，體現(xiàn)在對(duì)職能部門(mén)和人才資源的重要改進(jìn)。具體來(lái)講，真實(shí)、詳細(xì)的記錄是人事檔案的基礎(chǔ)工作和基礎(chǔ)信息整理，在事業(yè)單位進(jìn)行人員崗位調(diào)整或人員調(diào)動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)對(duì)人事檔案管理工作中記錄的職工信息資料對(duì)職工做出正確的分析和客觀的評(píng)價(jià)，提高人力資源的工作效率，推進(jìn)人力資源結(jié)構(gòu)的改善，從而促使事業(yè)單位人事檔案管理作用的有效發(fā)揮。

2）對(duì)人事調(diào)動(dòng)的作用。事業(yè)單位的人事檔案是在進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)時(shí)，非常重要的參考資料。它包括職工的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷水平、教育水平、人員資歷、工作經(jīng)歷等各方面的記錄和信息的掌握，是事業(yè)單位在人才管理過(guò)程中，重要的信息獲得和價(jià)值參考。這些基礎(chǔ)信息也可對(duì)職工的性格特點(diǎn)、技能掌握等進(jìn)行全面分析和充分了解，再結(jié)合與其他事業(yè)單位部門(mén)的溝通及人際關(guān)系了解的內(nèi)容，對(duì)職工進(jìn)行有效的、正確的評(píng)價(jià)，成為人事調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。因此，事業(yè)單位在人事檔案管理中應(yīng)給予人事檔案工作足夠的重視和重要的支持，從而給各個(gè)部門(mén)的人員調(diào)動(dòng)工作提供全面、系統(tǒng)、詳細(xì)、科學(xué)的人員資料信息，有效推進(jìn)事業(yè)單位人事管理工作的順利開(kāi)展。

3）對(duì)個(gè)人能力的全面分析。人事檔案資料中，詳細(xì)記錄了每個(gè)人的個(gè)人情況、家庭情況、教育水平、工作歷程、工作表現(xiàn)等內(nèi)容。事業(yè)單位在進(jìn)行人事關(guān)系調(diào)整時(shí)，不僅可以根據(jù)以上基礎(chǔ)信息的記錄來(lái)獲取個(gè)人資料，也可通過(guò)資料的內(nèi)容分析，有針對(duì)性的對(duì)人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，從而提升個(gè)人的工作能力和專(zhuān)業(yè)能力，促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的全面提高，也促進(jìn)事業(yè)單位人才資源的利用率和工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作是事業(yè)單位工作內(nèi)容的重要環(huán)節(jié)，有助于事業(yè)單位檔案的完整和安全，也有利于簡(jiǎn)化事業(yè)單位在傳統(tǒng)人事檔案管理中的繁瑣流程，利用新時(shí)期科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，匹配更加現(xiàn)代化、科學(xué)化和專(zhuān)業(yè)化的檔案管理手段。同時(shí)，人事檔案詳細(xì)記錄著個(gè)人的基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，對(duì)全面考核個(gè)人的綜合素質(zhì)能力有著重要的參考作用，特別是在人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中，給予了充分的信息保障，對(duì)提高事業(yè)單位檔案管理和人才管理起著重要作用，推動(dòng)事業(yè)單位工作的高效進(jìn)行。