事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略分析

張麗麗

（吉林省市場監(jiān)督管理廳事業(yè)單位會計核算中心，吉林 長春 130022）

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理人員對檔案管理工作不夠重視

事業(yè)單位對檔案的依賴性要高于其他類型的企業(yè)，然而就目前來看，事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度并沒有很高。首先是領(lǐng)導(dǎo)層沒有對檔案管理認(rèn)識到位，認(rèn)為檔案管理就是負(fù)責(zé)對文件的整理和存儲，或者編寫文件等簡單的工作，不認(rèn)為檔案管理工作涉及專業(yè)知識和技能，因此在檔案管理的投入上較為不足；其次是管理人員本身。由于領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，管理人員也沒有意識到自身工作的重要性，管理工作往往較為隨意，而且多數(shù)管理人員沒有受到專業(yè)培訓(xùn)，無法達(dá)到資深檔案管理的程度。

1.2 缺乏系統(tǒng)的管理制度

檔案管理意識的落后進(jìn)而導(dǎo)致管理制度的缺陷。一方面，事業(yè)單位沒有按照檔案管理的準(zhǔn)則和企業(yè)的情況制定系統(tǒng)的管理制度，而是仍然沿用以前的管理制度，這樣既無法滿足現(xiàn)在大量檔案管理存儲的要求，又沒有更加科學(xué)的工作流程提升檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量；另一方面，現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理提供了數(shù)字化、自動化、信息化的服務(wù)系統(tǒng)和平臺，這些新型制度和平臺能夠有效提升檔案管理的效率，然而事業(yè)單位對檔案管理不重視，在此投入較少，因此很多事業(yè)單位都沒有建立這種數(shù)字化管理模式。

1.3 檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作實(shí)際上是一種繁瑣且復(fù)雜的工作，想要提升其管理和服務(wù)效率必須運(yùn)用科學(xué)高效的管理方法的同時，還要有專業(yè)的管理人員執(zhí)行。因?yàn)闄n案管理涉及很多管理和整合的技巧，而且現(xiàn)代化檔案管理工作還要求管理人員掌握一定的數(shù)字化管理技能，而目前很多事業(yè)單位管理檔案的人員還是以前的員工，他們無法適應(yīng)數(shù)量如此龐大且要求更多的檔案和管理流程，事業(yè)單位又沒有提供培訓(xùn)機(jī)會讓他們學(xué)會和掌握數(shù)字管理技能，因此他們在處理檔案管理工作上會更加吃力，效率自然難以提高。

1.4 檔案管理設(shè)施較為落后

檔案管理設(shè)施設(shè)備對提升檔案管理質(zhì)量和減輕管理人員負(fù)擔(dān)具有很大作用。而部分事業(yè)單位由于沒有意識到檔案管理的重要性，對檔案管理的投入較少，因此仍然使用一些傳統(tǒng)的管理設(shè)備，很多工作還是需要人力負(fù)責(zé)，在處理的檔案越來越多的情況下顯得力不從心；有一些企業(yè)意識到這個問題，也購進(jìn)了一些新型的檔案管理設(shè)備，例如計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等，但是由于檔案管理在日常用到的次數(shù)很多，導(dǎo)致很多設(shè)備的損耗巨大，而事業(yè)單位又沒有定期維護(hù)和更換，因此很多設(shè)備老化，檔案管理工作效率下降。另外，檔案管理室的環(huán)境一般較為封閉，除了堆放雜物等安全隱患外，室內(nèi)的空氣質(zhì)量也很差，文件的存儲環(huán)境不夠好。

2 事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略

2.1 樹立正確的檔案管理意識

事業(yè)單位檔案管理意識要從兩方主體共同建立：一方是領(lǐng)導(dǎo)層。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要充分意識到檔案管理對事業(yè)單位的重要性，并且要了解檔案管理工作并不是簡單的文件整理和文書工作，其中包含的制度、方法、規(guī)范和模式都是需要重新制定的，因此要以此對各部門做好宣傳，并加大檔案管理工作的支持和投入；另一方是管理人員。他們要對自己的工作有明確的認(rèn)知，并意識到科學(xué)先進(jìn)的管理制度和管理方法的重要性，要有意識地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的技巧和專業(yè)知識，并積極應(yīng)用到工作實(shí)踐中。

2.2 建立完善檔案管理模式

目前檔案管理模式需要和新型的管理技術(shù)和方法有效結(jié)合，并根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行完善和調(diào)整。首先要建立數(shù)字化檔案管理模式，要積極使用現(xiàn)代信息技術(shù)和管理平臺、掃描技術(shù)等適用于檔案管理的相關(guān)手段滿足目前的檔案管理要求；其次要建設(shè)自動化管理模式。例如，檔案管理查詢和數(shù)據(jù)使用必然要走向自動化，事業(yè)單位也必須適應(yīng)這種趨勢而盡早使用先進(jìn)的查詢和數(shù)據(jù)集成應(yīng)用解決海量檔案數(shù)據(jù)信息存儲和管理問題；再次是體系化管理模式的建設(shè)。檔案與全部門有關(guān)，因此為了提高檔案服務(wù)的效率，單位應(yīng)當(dāng)建立一個檔案平臺將全部門的信息納入系統(tǒng)中存放和管理，并建立好各部門之間數(shù)據(jù)輸送的通道，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與兼容。最后是互動化管理模式的建設(shè)。檔案管理過程要做好聯(lián)系與溝通，及時糾正和校對檔案資料，并做好資料共享交互的工作，方便全部門對檔案的使用。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作大部分都要管理人員經(jīng)手，因此事業(yè)單位要對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行強(qiáng)化與提高。一方面，由于現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)對人員的信息素養(yǎng)要求更高，因此單位應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，可以聘請專業(yè)的工作人員和管理者培訓(xùn)和教授管理人員現(xiàn)今更為新型科學(xué)的管理手段，還需要讓管理人員盡快掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺應(yīng)用的技巧和技術(shù)，讓他們盡快上手；另一方面，事業(yè)單位要加大對人力的投入，通過提高薪資待遇來吸引更多專業(yè)的檔案管理人才，讓他們加入到管理隊伍中解決現(xiàn)在人手缺乏和人員素質(zhì)不高的問題。

2.4 事業(yè)單位加大投入，營造優(yōu)良的環(huán)境

事業(yè)單位要提高檔案管理和服務(wù)的效率，還要在硬件設(shè)施和檔案管理環(huán)境上下功夫。目前現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備已經(jīng)較為完善，很多設(shè)備甚至可以自動化、智能化操作，因此事業(yè)單位需要投入一定的資金購置更多新型設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，提高管理的效率和質(zhì)量。另外，檔案管理室的環(huán)境需要定期整理，不應(yīng)當(dāng)堆放其他的雜物，定期通風(fēng)減少室內(nèi)的灰塵堆積，還要定期排查檔案室內(nèi)的設(shè)施、設(shè)備完好情況以及雜物、垃圾等問題，減少隱患發(fā)生。

3 結(jié)束語

綜上，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在許多不足，分別在制度、人員和設(shè)備等方面有一定問題，最重要的是對檔案管理工作的意識不夠。因此，事業(yè)單位必須正確樹立思想意識，及時解決管理的問題，提升檔案管理及服務(wù)效率。