檔案信息化管理及推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的策略研究

馮 娜

（山東能源龍口礦業(yè)集團(tuán)離退休管理中心，山東 龍口 265700）

1 引言

檔案管理工作是各行業(yè)日常工作的重要組成部分，檔案資料對(duì)于各企業(yè)來講都是寶貴的資源，能為企業(yè)發(fā)展的下一步目標(biāo)制定起參考作用。檔案管理的信息化不是一件輕而易舉的事情，其涉及一套全新的檔案管理體系，不僅有著各種硬件上的要求，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)也有著更高的要求。在這樣的情況下，檔案管理的信息化就不是一件容易的事情了。其中，既需要以往檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，以便從中找到錯(cuò)漏之處加以彌補(bǔ)，也需要對(duì)檔案管理信息化的整個(gè)體系過程有一個(gè)實(shí)現(xiàn)的把握，這樣才能夠讓檔案管理信息化真正地落到實(shí)處，也才能夠最大程度地提升檔案管理的效率，徹底地發(fā)揮出信息技術(shù)的先進(jìn)作用。

2 檔案信息化管理

在新時(shí)期的發(fā)展中，為了有效整合各項(xiàng)數(shù)據(jù)、資源和信息，相關(guān)部門需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行搜索，有針對(duì)性地解析數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和篩選結(jié)構(gòu)，以獲取準(zhǔn)確的對(duì)應(yīng)結(jié)果。在信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，并發(fā)揮著重要作用，有利于提升運(yùn)行的整體效率，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的統(tǒng)計(jì)過程，準(zhǔn)確設(shè)定關(guān)鍵詞，合理篩選有效信息，這些信息可以文字形式呈現(xiàn)，確保高速傳動(dòng)序列數(shù)據(jù)搜索滿足企業(yè)的實(shí)際需 求[1]。從信息技術(shù)在檔案管理中的公用角度進(jìn)行分析，檔案管理人員需要掌握信息技術(shù)的基礎(chǔ)特性：

1）社會(huì)性公用。信息技術(shù)的功能作用于社會(huì)各個(gè)階層，這樣能夠獲取更多的信息，將人工操作轉(zhuǎn)變成設(shè)備存儲(chǔ)和篩選，提高檔案管理的整體效率。

2）技術(shù)的廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多行業(yè)都將信息應(yīng)用作為提升產(chǎn)業(yè)鏈條的關(guān)鍵，相關(guān)部門需要深入分析信息技術(shù)的特性和社會(huì)需求，并做好技術(shù)突破，根據(jù)技術(shù)自身的情況積累技術(shù)結(jié)構(gòu)，確保后續(xù)發(fā)展?jié)M足要求。

3 檔案信息化管理及推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的策略研究

1）更新軟硬件設(shè)施設(shè)備。信息時(shí)代下各行業(yè)各領(lǐng)域檔案管理部門形成海量數(shù)據(jù)，巨大的數(shù)據(jù)信息資源對(duì)檔案信息化工作產(chǎn)生了更高的要求，信息化建設(shè)工作的軟硬件設(shè)施設(shè)備條件則水漲船高。檔案信息化指的是通過信息技術(shù)手段對(duì)形成的電子信息資源進(jìn)行整合與管理，對(duì)收集、整理、整合、鑒定、利用等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)原有館(室)藏紙質(zhì)載體的檔案資源，同樣也依托這些軟硬件設(shè)施設(shè)備完成電子化后從而使檔案信息進(jìn)入信息化平臺(tái)。總體來講，大數(shù)據(jù)時(shí)代下各級(jí)檔案管理部門為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，一手要抓硬件方面的保障工作，另一手要抓好軟件方面的技術(shù)支撐，引進(jìn)高效、先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)以及內(nèi)部連接網(wǎng)絡(luò)終端等，提升檔案信息化用戶體驗(yàn)效果，便于檔案信息化工作更好地服務(wù)單位的主營(yíng)主業(yè)。

2）優(yōu)化檔案信息管理手段。目前許多企業(yè)正在使用雙軌并行的檔案管理手段，在日常管理工作中逐步將檔案儲(chǔ)存的重心轉(zhuǎn)移到電子檔案上，且傳統(tǒng)的檔案管理手段逐漸無法滿足檔案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等級(jí)顯得十分重要。企業(yè)可以引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作理念，學(xué)習(xí)新的檔案管理理念應(yīng)對(duì)日常工作。此外，應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，將原有的檔案管理手段中精華部分保留，再根據(jù)信息時(shí)代的檔案管理需求進(jìn)行優(yōu)化改革，實(shí)現(xiàn)兩種管理手段的平穩(wěn)過渡，不至于因升級(jí)管理手段出現(xiàn)工作失誤。同時(shí)要注意檔案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段時(shí)間的鋪墊準(zhǔn)備才能實(shí)現(xiàn)。例如，某企業(yè)在實(shí)施檔案管理手段升級(jí)工作時(shí)將原有的管理方法逐條分析，將與企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作不相適應(yīng)的部分去除，再在實(shí)踐中逐步制定新的檔案管理辦法，這樣的管理手段有助于避免因突然改變檔案管理手段產(chǎn)生工作失誤，保障了企業(yè)發(fā)展的平穩(wěn) 順利[2]。

3）構(gòu)建信息化服務(wù)體系。檔案管理人員要運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)檔案信息有一穩(wěn)定的開發(fā)和利用，使工作人員從手工勞動(dòng)中解脫出來，為科學(xué)管理和有效利用信息資源提供技術(shù)支持。其次，要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開展相關(guān)的檔案咨詢服務(wù)，以此促使檔案信息服務(wù)系統(tǒng)有效建立。最后，還要攀升檔案信息資源體系。比如在建立某行業(yè)檔案信息資源體系時(shí)，要對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行總體開發(fā)和綜合管理，為某一行業(yè)提供有效的服務(wù)。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)誠(chéng)信在我們的生活中起著相當(dāng)重要的作用。因此，建立完善網(wǎng)絡(luò)誠(chéng)信體系在一定程度上有利于管理工作的順利開展，這就需要我們多方面配合完成。于信息化環(huán)境下做好檔案安全管理工作，就需要堅(jiān)持用高格調(diào)的文化產(chǎn)品，大力弘揚(yáng)健康積極的優(yōu)秀文化。

4）提升人員專業(yè)素養(yǎng)。在信息時(shí)代下做好檔案管理的信息化工作，還要注意檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提升。在信息化模式下，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求是與以往不同的。由于各種設(shè)備的日常維護(hù)和各種檔案管理軟件的使用，檔案管理人員必須對(duì)這一部分知識(shí)有一定的了解。此外，檔案管理人員安全意識(shí)的培養(yǎng)也是重中之重。與以往不同，在信息化下，各種檔案資料的丟失和泄露更多地來自網(wǎng)絡(luò)上，這就要求管理人員要具有一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，對(duì)于自己的工作行為有足夠的認(rèn)知，杜絕工作上的不必要失誤[3]。比如，在以往的檔案管理工作中，工作人員是要有良好的記憶能力，有一定的耐心，能夠沉下心來面對(duì)繁復(fù)的檔案整理工作。而在信息化模式中，不論是對(duì)于各種管理設(shè)備和管理軟件的熟練度，還是對(duì)于各種管理理論的認(rèn)知，都對(duì)檔案管理工作的效率起著至關(guān)重要的作用。因此，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)就變得極為重要。

5）強(qiáng)化檔案信息安全系數(shù)。新時(shí)代下網(wǎng)絡(luò)上的各類信息更具開放性，檔案資料的傳播速度得到大幅提高的同時(shí)，檔案信息的安全性也受到了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的沖擊。要保護(hù)檔案資料不受侵害，檔案管理人員應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行加密處理，同時(shí)使用網(wǎng)絡(luò)防火墻防范病毒破壞檔案管理系統(tǒng)。此外在檔案管理部門開發(fā)管理系統(tǒng)時(shí)要將軟件安全系數(shù)是否達(dá)標(biāo)列為重點(diǎn)審核項(xiàng)目，從根源上建立防護(hù)，保護(hù)檔案信息安全?？梢砸M(jìn)安全技術(shù)提高檔案資料的安全系數(shù)，先進(jìn)的技術(shù)能為檔案資料安全系數(shù)提高工作打下良好基礎(chǔ)，且這項(xiàng)技術(shù)為檔案管理工作帶來的便利是遠(yuǎn)大于其投入資金的。例如，某檔案管理部門制定了嚴(yán)格的資料查看使用制度，對(duì)普通員工僅賦予資料查看權(quán)，不允許私自下載更改；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)干部賦予下載權(quán)和查看權(quán)；若需要對(duì)資料進(jìn)行更改，需要取得檔案管理工作的直接領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，使用期限驗(yàn)證碼進(jìn)入資料庫(kù)對(duì)資料信息進(jìn)行修改，經(jīng)過管理部門審核后方可上傳，為檔案資料的安全系數(shù)提供了保障。

4 結(jié)束語

檔案管理和檔案管理部門對(duì)于一個(gè)公司或企業(yè)都是很重要的，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，這關(guān)系著檔案信息資源的開發(fā)、共享和利用。檔案管理信息化的建設(shè)是一個(gè)任重道遠(yuǎn)的重大工程，目前還有很多方面需要提高，推動(dòng)檔案管理信息化對(duì)企業(yè)的進(jìn)步將起到不可估量的作用。