創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理，提高人力資源利用率

陳曉倩 周 蓉

（云南省保山市人民醫(yī)院，云南 保山 678000）

隨著醫(yī)療改革越加深入推進，全國各級醫(yī)院建立了現(xiàn)代化管理機制，并且管理機制越加完善，其中人力資源管理是這些管理機制的核心，而人事檔案是人才管理的載體，因此加強人事檔案管理對開展人力資源的開發(fā)利用工作具有重要意義，這是醫(yī)院機構(gòu)深化改革發(fā)展中不容忽視的重要問題。

1 醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新對人力資源發(fā)展利用的重要性

1）對人力資源配置具有優(yōu)化作用。在醫(yī)院機構(gòu)的人事檔案管理中通過科學的管理手段能夠?qū)T工信息進行獲取，對信息充分的開發(fā)，對員工在年齡和學歷，以及獎懲等信息準確的掌握，結(jié)合這些信息來選拔任用人才；也能夠?qū)︶t(yī)院人才發(fā)展現(xiàn)狀進行評估了解，為人力資源的高效合理配置提供支持。2）有利于開展人事考核工作。人事檔案是對醫(yī)護人員的專業(yè)技術(shù)等信息資料的重要反映，對檔案管理的創(chuàng)新是對職工履歷等內(nèi)容全面而又完整的記錄，這有助于對職工在職業(yè)素養(yǎng)和醫(yī)術(shù)等內(nèi)容的全面考核了解，為人事部門在客觀真實的原則下對職工進行考核提供方便，也有助于結(jié)合職工優(yōu)勢有針對性地開展培訓工作，為醫(yī)院發(fā)展起到引導作用[1]。3）為人力資源機制改革提供方向。人事檔案是人才信息庫的重要載體，采取科學規(guī)范而又系統(tǒng)化的管理策略能夠使人力資源管理工作更加精細，也能夠及時發(fā)現(xiàn)人才招聘引進、隊伍建設和配備等層面上存在的問題，以此為人力資源機制改革發(fā)展提供依據(jù)，為醫(yī)院長期發(fā)展和深化改革在數(shù)據(jù)上提供支持。

2 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

1）缺乏全面的資料內(nèi)容。對于人事檔案的管理在內(nèi)容上只是對學歷和資歷等加以重視，贊揚的內(nèi)容多于過失的內(nèi)容，這就使得資料內(nèi)容不夠全面，不夠完整，對于人力資源發(fā)展問題做出的評價不夠客觀真實；另外記錄也不夠全面，也不夠一致，這對人力資源的開發(fā)和優(yōu)化配置工作產(chǎn)生了影響。2）管理機制有些呆板。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革使醫(yī)院在人事管理工作上的特征越加多樣，在工作崗位上包括了行政和人事崗位，也有臨時和自聘崗位等，但是在人事檔案管理機制上看有些呆板，不同崗位在檔案管理上沒有看出實際的效用，特別是在人力資源流動頻繁的情況下會出現(xiàn)“死檔”、“人檔分離”等情況，這造成用人制度很難得到保證的問題。3）在開發(fā)利用上存在滯后的方式。在現(xiàn)代社會對于人事檔案開發(fā)利用問題要求越來越高，醫(yī)院需要根據(jù)資料信息對人力資源進行調(diào)整和引進，相關(guān)管理部門要使這項工作需求得到滿足，按照流程規(guī)定來開展對檔案的管理工作。然而目前相關(guān)管理人員在專業(yè)素養(yǎng)上并不高，存在單一落后的開發(fā)利用方式，這對其檔案管理工作和人力資源開發(fā)水平造成了一定的影響。

3 醫(yī)院人事檔案管理策略

1）對管理觀念進行更新。當前醫(yī)療事業(yè)改革越加深入，這使得人事檔案管理水平得到了很大的提高，但是擺在面前的一個問題是有些內(nèi)容過于空泛，還需要進行豐富，也需要對管理隊伍進行建設，也就是說要讓其工作人員重新認識這項工作，認識到這項工作不是純粹地管理檔案資料，而是以檔案資料為依據(jù)對醫(yī)務工作人員的信息進行真實的反映。真實地掌握這些信息是為了優(yōu)化配置人才，合理地對人才進行利用，所以這要求檔案資料要真實，要完整，要反映真實的情況。為了達到這個目的，歸檔是醫(yī)務人員應該具備的意識，自入職之日起向人事部門提交個人檔案，對領(lǐng)導人員來說應對正確的意識加以樹立，大力支持檔案管理工作，落實嚴格的制度；主動意識也是相關(guān)管理人員應該具備的意識，保證及時而又完整地對檔案資料進行收集，并做出分類。重要的是管理人員要對管理意識進行更新，不僅要保證真實完整的檔案內(nèi)容，而且在檔案中要將醫(yī)務人員真實的業(yè)務水平反映出來，盡量符合于時代特點[2]。2）實施全面動態(tài)化的管理。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理存在相對單一的資料內(nèi)容，體現(xiàn)在單純地保管實體的檔案資料，在收集工作上不夠主動，也不夠及時，對動態(tài)變化的掌握很難與現(xiàn)實情況相匹配，沒有體現(xiàn)出醫(yī)務人員在專業(yè)技能和從業(yè)經(jīng)歷上的信息[3]。根據(jù)這些存在的問題要實施全面動態(tài)化的管理來加以解決，及時增加與醫(yī)務人員工作特點和時代發(fā)展特征有關(guān)的內(nèi)容，簡單來說要符合以下幾點要求：檔案材料要與個人特點相符合，也要將時代特點鮮明的內(nèi)容凸顯出來；增加能夠?qū)⑨t(yī)療水平反映出來的資料，做好動態(tài)化管理工作，將醫(yī)務人員學歷和職稱等內(nèi)容有關(guān)的資料及時歸檔，使全面而又動態(tài)化的管理模式得到應用，保證利用檔案資料從全方位角度對醫(yī)務工作人員進行了解。3）加強對人事檔案的開發(fā)利用。做好人事檔案開發(fā)利用工作對人力資源開發(fā)具有重要意義，人事部門工作人員要對正確的管理理念進行樹立，重視檔案建設這項工作，根據(jù)醫(yī)務工作人員隊伍建設現(xiàn)狀與發(fā)展目標，在開發(fā)人力資源背景下來管理檔案信息，結(jié)合相同標準來開展分類管理工作，從而將這項工作的管理水平提升上去，為開發(fā)利用人力資源提供決策依據(jù)。4）對檔案文化進行創(chuàng)建。除了上述這三項策略之外也要對檔案文化進行創(chuàng)建，借此對檔案管理環(huán)境進行優(yōu)化，從上至下對良好的管理氛圍進行營造。借助創(chuàng)建檔案文化的契機促進人力資源管理與檔案文化之間的融合，使二者成為醫(yī)院精神文明建設的重要內(nèi)容，通過媒體渠道宣傳相關(guān)文化，開展教育活動，在創(chuàng)建檔案文化的過程中對人力資源方面的開發(fā)氛圍進行營造。5）將專業(yè)素養(yǎng)提高上去。相對來說由于人事檔案管理與臨床診療工作關(guān)聯(lián)不是很緊密，所以管理人員大多數(shù)是面臨退休的工作人員，這些人員年齡較大，在檔案管理知識素養(yǎng)上不夠?qū)I(yè)，另外受到工作條件的影響，很多員工對于這項工作存在抵觸心理，所以表現(xiàn)出“混日子”的工作態(tài)度。這項工作有些復雜繁瑣，而且醫(yī)院員工流動性是很大的，這就導致在整體隊伍上的不穩(wěn)定性，造成在檔案管理上出現(xiàn)了問題，針對這些問題要對檔案管理工作隊伍建設這項工作進行強化，從而將相關(guān)部門崗位的員工素養(yǎng)提高上去。醫(yī)院要提高相關(guān)員工的工資，給予晉升的機會，吸引專業(yè)人員的加入，將高素質(zhì)人才引進來，從而促進檔案管理工作水平的提高。同時也要對專業(yè)的培訓工作加以開展，使其業(yè)務技能、職業(yè)素養(yǎng)得以提高，確保專業(yè)素養(yǎng)能夠更加適應工作能力，注重優(yōu)化管理環(huán)境，使其管理人員在舒適的環(huán)境下進行管理工作，由此提升管理 效率。

4 結(jié)語

人事檔案管理是醫(yī)院運營管理工作的一項重要內(nèi)容，也是對人力資源進行開發(fā)利用的重要依據(jù)，對此應該認識到檔案管理對人力資源管理工作的重要性。對于醫(yī)院人事檔案管理來說要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展實際，結(jié)合人力資源利用現(xiàn)狀，以這兩項因素為依據(jù)來開展管理工作，注重對檔案信息真實完整的記錄，做好及時的歸檔工作，對檔案管理工作人員的理念意識進行轉(zhuǎn)變，加強人事檔案建設工作，其次也要對相關(guān)管理人才隊伍進行建設，對管理工作環(huán)境進行優(yōu)化，加強培訓工作，開展宣傳教育活動，以此提高相關(guān)管理人員的能力素質(zhì)，促進人事檔案管理工作水平的提高。