機關事業(yè)單位檔案保密工作幾點思考

白俊松

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣應急管理局安全監(jiān)察大隊，黑龍江 大慶 166200）

檔案管理過程需要加強保密工作水平，通過保密工作的開展，提高了事業(yè)單位檔案管理質量。在開展檔案保密工作過程，要結合機關事業(yè)單位檔案管理工作實際，有針對性的構建更加完善的保密管理體系，從而不斷優(yōu)化檔案管理機制，以更好地為檔案保密工作開展奠定基礎，下面具體分析。

1 機關事業(yè)單位檔案保密工作的重要性

無論對于個人和單位而言，檔案都是十分重要的一部分。對于個人來說，檔案能夠記錄個人成長的過程，是最為原始的資料的記錄，相較于其他的證件而言，檔案具備獨特的法律效力和特殊的功能，檔案需要伴隨一個人的一生，無論是晉升職稱、工資調整還是辦理退休等都必須運用到檔案。目前企事業(yè)單位為了更好的理解應聘人員的個人背景，就必須從應聘者的檔案中進行展開，因此，檔案對于個人而言十分重要。對于企事業(yè)單位而言，檔案也十分重要，檔案甚至可能會對單位甚至國家的發(fā)展造成一定的影響，如果有一部分機密檔案外泄，將會造成無法彌補的后果。因此，檔案的保密工作屬于檔案管理過程中最為重要的一部分內容，良好的檔案保密工作能夠有效的保證檔案的安全。就目前而言，如何更好的展開檔案保密工作屬于檔案工作者以及相關學者的重點研究內容。

2 機關事業(yè)單位檔案保密工作的對策

2.1 做好檔案保管過程中的保密工作

第一，對檔案的庫房進行認真嚴格的管理。在條件允許的情況下應當針對檔案的存儲庫房展開規(guī)劃，進而更好的滿足國家對于檔案庫房的要求。如果改建庫房存在一定的阻力，必須將檔案存放到單位的辦公樓內部，也應當從檔案保密的角度進行存儲位置的選擇，不能隨意的選擇一間辦公室作為檔案庫房。例如，檔案庫房的位置不能在辦公樓的最底層，檔案庫房應當設置專門的檔案存儲管理人員，做好檔案的保密工作，保證檔案的安全。

第二，明確將檔案的保管期限與保密期限進行區(qū)分。檔案的保管期限是根據(jù)檔案的實際作用以及歷史價值進行確定的，除此之外還需要根據(jù)檔案為國家積累的歷史文物財務的方面衡量檔案的存儲價值，進而更好的明確檔案的保管期限。檔案的保密期限則需要根據(jù)檔案可能產生的影響進行確認。例如，在檔案保密期間，如果造成泄露可能會對國家產生不良后果等。在檔案處于保密期限內必須依照國家有關保密法律、法規(guī)開展的保護工作。

2.2 做好檔案利用過程中的保密工作

首先，需要強化檔案管理過程中的監(jiān)督強度。由于檔案管理過程中檔案的泄漏存在一定的風險，因此必須提升監(jiān)督力度，進而更好的保證檔案不被泄漏。針對需要運用的檔案應當展開嚴格監(jiān)督，避免在工作過程中產生的一系列不良行為造成檔案外泄。檔案管理工作必須制定明確的規(guī)章制度，針對檔案閱覽、外借和復制等行為明確要求。其次，根據(jù)檔案的內容和運用，需要針對運用檔案的人員的心理展開分析，進而更好的有針對性的展開檔案展開重點管理，保證檔案安全，最后可以通過布置監(jiān)控設備的方法，針對檔案室進行監(jiān)控，進而更好地避免竊取檔案的行為的發(fā)生。

其次，需要完善檔案保密和利用之間的關系，進而更好的提升檔案的利用價值。為了很好的提升檔案利用率，體現(xiàn)檔案工作人員的價值，檔案工作人員需要針對自身管理的檔案進行一個全面的了解，還需要改善自身的管理觀念，在做好檔案保密工作的同時，充分發(fā)揮自身的職能，進而更好地掌握“檔案既要保密，又要充分利用”的含義。檔案管理過程中如果因為重視檔案的保密性就放棄檔案的利用價值，是失去檔案保密工作意義的行為。檔案的保密和運用應當共同展開，相關人員必須平衡雙方之間的關系，進而更好的保證檔案能夠在保密的情況下發(fā)揮自身的價值。

最后，做好處于開放狀態(tài)的檔案的保密工作。即使是處于開放狀態(tài)的檔案也需要做好相應的保密工作。在公開檔案之前，首先需要針對檔案進行檢查，保證其在公開后不會對國家和社會造成不良影響，再進行公開。除此之外，還應當做好檔案的解密工作，相關檔案管理人員應當根據(jù)檔案的實際保密程度采取相應的技術進行展開，進而更好的提升檔案的利用率，保證其能夠在合理的范圍內得到運營，發(fā)揮自身的價值。

2.3 加強硬件軟件建設

為了更好的針對檔案展開規(guī)范化管理，提升檔案存儲的條件，為檔案管理利用提供更為良好的基礎。應當從以下幾個方面進行展開：首先，根據(jù)相關檔案管理部門的指導針對機關文書等檔案內容進行整理。其次，在單位內部展開科室業(yè)務檔案由科室成員預先整理，檔案管理部門在接受時進行審核排查，針對不完善的內容交給科室完善后再進行上交。再次，需要嚴格落實相關措施，定時定點針對庫房溫度進行測量，定期檢查防蟲防霉情況，定期展開安全檢查，進而更好的及時發(fā)現(xiàn)問題并處理問題。最后，在進行檔案管理的過程中也需要重視檔案的開發(fā)和利用，針對檔案進行目錄的編制，進而更好地方便搜索。在相關人員進行檔案的借閱時，必須嚴格按照規(guī)章辦理相關手續(xù)，按照規(guī)定填寫檔案登記 ，進而更好的保證檔案的安全。

2.4 加強隊伍建設

檔案管理工作最為重要的內容就是保證檔案的完整性和安全性。身為一名檔案管理人員，必須具備足夠的個人責任感，在工作過程中，保證檔案的完善、秩序，避免一切可能會造成檔案缺損、破壞的情況發(fā)生。因此，相關單位必須定期針對檔案管理工作團隊展開培訓，幫助其通過培訓提升自身的專業(yè)技能的掌握程度，進而更好地增強自身的責任感和綜合素質，進而更好的在工作崗位上展開工作。身為一名檔案管理人員必須在工作過程中靈活應對，能夠將自身在工作過程中所積累的經(jīng)驗進行總結，并運用到之后的工作當中。除此之外，還需要面對枯燥單調的工作、具備高尚的情操。只有具備這些特質才能更好的展開檔案管理工作，在工作過程中實現(xiàn)自我提升，幫助檔案管理工作更好的提升、促進和開展。

3 結束語

檔案信息是機關事業(yè)單位的無形資產，注重做好檔案管理工作，進一步維護檔案資料的保密性、完整性、真實性，有著重要的意義和價值。事業(yè)單位必須要認識到檔案保密工作的重要性，并在此基礎上探索更多科學合理的措施，推動檔案保密工作朝著更加理想的方向發(fā)展。希望通過以上分析，能夠進一步提高檔案保密工作研究水平。