淺談當(dāng)前國企檔案管理的問題與對策

郝淑英

（山西萬家寨水控水資源有限公司，山西 太原 030012）

1 當(dāng)前國企檔案管理中所存在的問題

1.1 檔案管理意識相對較為薄弱

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)面臨著巨大的競爭壓力，各企業(yè)為了能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，將重心著重放置于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益及核心競爭力上，對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，并未意識到檔案管理對于企業(yè)所起到的重要作用。檔案管理工作涉及環(huán)節(jié)較多，并具有系統(tǒng)性及繁雜性的特點(diǎn)，需要多個(gè)部門協(xié)同配合才能完成，因檔案管理工作并不能讓企業(yè)直觀的看到利益，國有企業(yè)的管理部門在進(jìn)行績效考評時(shí)，只針對單方面展開，這也導(dǎo)致了檔案管理工作的質(zhì)量及效率與原定計(jì)劃嚴(yán)重不符，這也是影響企業(yè)發(fā)展的重要 因素。

1.2 缺乏完善的管理體系

根據(jù)實(shí)際情況來看，檔案管理工作本身就與企業(yè)發(fā)展是相輔相成的，在其中的支撐作用也相對較為明顯。但是因管理制度的缺失，也導(dǎo)致了部分國有企業(yè)檔案管理部門在開展工作時(shí)缺乏有序性，各環(huán)節(jié)的工作較為雜亂無章。同時(shí)部分國企檔案管理人員只重視與財(cái)務(wù)相關(guān)資料的整合，對于企業(yè)制度以及技術(shù)等機(jī)密類型的資料整理力度嚴(yán)重不足，企業(yè)無法全面且深入的了解企業(yè)在發(fā)展過程，因此在制定發(fā)展計(jì)劃時(shí)無法根據(jù)實(shí)際情況展開，不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。管理制度在此本身就起到了有效的制約作用，其能夠約束工作人員的操作行為，使其能夠明確自身責(zé)任，但是因管理制度的不完善，部分國有企業(yè)檔案管理部門在進(jìn)行整理時(shí)缺乏科學(xué)合理性，各種資料的安全可靠性也無法得到保證。

1.3 檔案管理人員綜合素養(yǎng)不足

工作人員作為檔案管理工作的參與者與實(shí)施者，其專業(yè)技能水平及綜合素養(yǎng)與檔案管理工作的質(zhì)量及效率有著密切關(guān)聯(lián)。上文中提出檔案管理工作并不能直接為企業(yè)創(chuàng)收效益，這也導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部高層對部門的工作不夠重視，其內(nèi)部員工在長時(shí)間得不到認(rèn)可的情況下，其心理會(huì)發(fā)生巨大的變化，并逐漸降低了其工作積極性，該形勢并不利于企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)檔案管理工作本身就有著系統(tǒng)性、繁雜性的特性，對工作人員的專業(yè)職能有著較高的要求，但是據(jù)調(diào)查了解，部分企業(yè)檔案管理部門的工作人員基本身兼多職，或者是直接從其他部門轉(zhuǎn)調(diào)的，其大都未接受過專業(yè)知識培訓(xùn)，在開展工作時(shí)缺乏有序性，導(dǎo)致工作效率及質(zhì)量一直處于較低水平，嚴(yán)重影響了企業(yè)發(fā)展。

1.4 檔案保管設(shè)施較為簡陋

檔案資料存儲(chǔ)的安全可靠性會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展，其檔案資料里不僅包含了企業(yè)歷史發(fā)展見證，還包括各種技術(shù)類資料，因此需為其構(gòu)建完善的保管設(shè)施來保證資料的絕對安全。但是因相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的重視度不足，在檔案管理設(shè)施的配備上資金投入力度較小，在時(shí)代發(fā)展的背景下，原本的設(shè)施已經(jīng)無法滿足企業(yè)檔案管理的要求，導(dǎo)致出現(xiàn)文件較易丟失、損毀等問題，給企業(yè)的發(fā)展造成不良影響。

2 提高國有企業(yè)檔案管理質(zhì)量的對策

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識

在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景下，國有企業(yè)若想在競爭激烈的市場中占據(jù)穩(wěn)定席位，相關(guān)高層管理部門首先應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，明確認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性。因該過程并不是一蹴而就的，需要一個(gè)逐步調(diào)整的過程，相關(guān)人員在解決該問題上應(yīng)當(dāng)采用宣傳教育的方式，讓企業(yè)內(nèi)每一位員工都能認(rèn)識到檔案管理所起到意義，同時(shí)還應(yīng)及時(shí)引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況及發(fā)展需求進(jìn)行調(diào)整完善，將其完全轉(zhuǎn)變?yōu)樽杂茫瑥亩拍茏寵n案管理工作在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮最大的效用價(jià)值[1]。

2.2 建立完善的檔案管理體系

俗話說得好“無規(guī)矩不成方圓”，完善的管理體系不僅能夠起到有效的約束作用，使得工作人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)展開操作，更可以推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)輸送源源不斷的動(dòng)力。檔案管理工作涉及收集、整理、登記、分類、查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)，且每個(gè)環(huán)節(jié)都環(huán)環(huán)相扣，若其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)影響后續(xù)工作的順利開展。在此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)，并落實(shí)到個(gè)人，貫徹到檔案管理工作全階段中，使其形成完整的管理體系，以此來提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量，避免因檔案資料整理過程中各環(huán)節(jié)配合性不高導(dǎo)致資料缺失等問題發(fā)生，從根本上降低此現(xiàn)象的出現(xiàn)率，從而才能推動(dòng)我國國有企業(yè)檔案管理水平的整體提升[2]。

2.3 全面提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理工作的高效化開展離不開工作人員的支撐，因此國有企業(yè)相關(guān)部門需對此加強(qiáng)重視度，定期展開再教育培訓(xùn)作業(yè)，根據(jù)企業(yè)檔案工作人員的實(shí)際情況及企業(yè)發(fā)展規(guī)劃制定科學(xué)合理的培訓(xùn)方案，切實(shí)提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)提高招聘門檻，在人才引進(jìn)上需對眾多應(yīng)聘者進(jìn)行綜合性考核，盡量選擇專業(yè)技能水平及綜合素養(yǎng)較高的人員，為企業(yè)構(gòu)建高素質(zhì)、高水平的綜合性人才隊(duì)伍，以此來提升企業(yè)檔案管理部門的整體工作水平。其次還應(yīng)采用獎(jiǎng)懲方式，進(jìn)行績效考核，并將考核內(nèi)容與其薪資待遇相掛鉤，通過該方式可以有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，使其能夠全身心投入到工作中[3]。

2.4 加大對檔案管理工作的資金投入

在提高檔案管理工作質(zhì)量水平中當(dāng)然少不了軟件及硬件設(shè)施的支撐，其也會(huì)直接決定著企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際效果，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)加入資金投入力度，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，購置一些與企業(yè)發(fā)展相符的設(shè)施，并定期對設(shè)施進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)，確保其能夠最大程度保證檔案資料的安全[4]。同時(shí)需保證檔案室處于絕對干燥通風(fēng)的環(huán)境，避免出現(xiàn)資料損壞等問題發(fā)生，在此也可以采用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行存檔，但是網(wǎng)絡(luò)本身就是一把雙刃劍，在為其提供便利性的同時(shí)，也可能會(huì)損害到其利益，因此技術(shù)人員需設(shè)置安全系數(shù)較高的系統(tǒng)，并做好防火墻工作，從而才能保證檔案資料的安全可靠性。

3 結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)若想提升企業(yè)核心競爭力，首先應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作加強(qiáng)重視度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作中所存在的問題，并制定針對性措施進(jìn)行解決完善，確保檔案管理工作能夠順利開展，給予企業(yè)發(fā)展絕對支持。