企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制策略研究

劉淑貞

（南京揚(yáng)子開發(fā)投資有限公司，江蘇 南京 211800）

1 引言

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮，是企業(yè)深入開發(fā)利用檔案資源的重要表現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)在檔案信息價(jià)值利用上的高效率保障。與此同時(shí)，在實(shí)際的建設(shè)過程中，也要注重檔案數(shù)字化的質(zhì)量提升和安全保密 控制。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制內(nèi)涵

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，質(zhì)量控制和安全保密控制是極其重要的建設(shè)環(huán)節(jié)，要發(fā)揮出較高的資源控制優(yōu)勢(shì)，就應(yīng)充分落實(shí)其各自的基本要求，現(xiàn)就基本內(nèi)涵進(jìn)行闡述。

1）質(zhì)量控制。質(zhì)量控制就是要求企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)能滿足企業(yè)發(fā)展的基本需求，符合客觀的企業(yè)發(fā)展階段性需要，在提升質(zhì)量管控優(yōu)勢(shì)，提升實(shí)際的檔案信息數(shù)字化應(yīng)用過程中，都能發(fā)揮出良好的質(zhì)量控制效果。能深入利用檔案數(shù)據(jù)，將檔案數(shù)據(jù)的基本資源共享價(jià)值、信息反饋價(jià)值發(fā)揮出來。一般要求在企業(yè)檔案數(shù)字化管理中，落實(shí)科學(xué)化的管理流程，提升管理效率，同時(shí)為質(zhì)量化的建設(shè)效果提供可靠的指導(dǎo)依據(jù)，依靠完善的企業(yè)檔案數(shù)字化的管理制度，切實(shí)提升實(shí)際的質(zhì)量控制能力。

2）安全保密控制。檔案安全保密控制的具體內(nèi)容包括，建立科學(xué)合理的安全工作制度規(guī)范，明確數(shù)字檔案安全保密管理目標(biāo)，安全保密管理工作人員需要明確自身責(zé)任，建立相應(yīng)的安全保密工作方案，對(duì)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效預(yù)防，使用正確的方式操作檔案管理軟件，避免造成檔案信息的泄露。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提升工作人員的安全意識(shí)及對(duì)安全問題應(yīng)對(duì)能力，良好掌握計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)，建設(shè)安全防護(hù)系統(tǒng)，保障良好的檔案操作環(huán)境。

3 數(shù)字檔案質(zhì)量管理有效措施分析

1）構(gòu)建質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的開展，要具備可靠的指導(dǎo)依據(jù)，從而保障在質(zhì)量管理控制上，具備全面深入的規(guī)范制度保障，做到科學(xué)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的有效引用。質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制的建設(shè)，要充分符合企業(yè)在檔案管理中的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)在檔案管理方面具備可靠的問題導(dǎo)向機(jī)制作用，一般要能結(jié)合企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的階段性建設(shè)需求，實(shí)現(xiàn)制度內(nèi)容的可靠發(fā)揮，應(yīng)能落實(shí)質(zhì)量管理機(jī)制的可調(diào)優(yōu)勢(shì)，做到在管理工作開展中，能發(fā)揮出良好的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)引導(dǎo)效果。同時(shí)要建立質(zhì)量管理效果反饋機(jī)制，通過觀察質(zhì)量管理的基本效果，獲得最可靠的質(zhì)量管理指導(dǎo)方式。

2）搭建科學(xué)靈活體系。檔案數(shù)字化管理目標(biāo)方案的科學(xué)制定，要能符合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求，同時(shí)要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展水平，具備較高的完成度。在檔案數(shù)字化管理目標(biāo)管理方案的制定過程中，全面地對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的環(huán)境情況、企業(yè)的階段發(fā)展現(xiàn)狀、企業(yè)的階段戰(zhàn)略發(fā)展要求等信息可靠的搜集和評(píng)價(jià)分析，應(yīng)能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)制定中，確實(shí)具備有效的成本優(yōu)化管控指導(dǎo)效果。確保檔案數(shù)字化管理目標(biāo)能具備科學(xué)性和實(shí)施性保障。要能在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理中，分析檔案數(shù)字化管理目標(biāo)管理的科學(xué)落實(shí)措施，做到在工作開展過程中，具備實(shí)施優(yōu)勢(shì)，經(jīng)過有效的論證，保障檔案數(shù)字化管理目標(biāo)具備較高的可行性保障。

3）落實(shí)責(zé)任考核制度。檔案數(shù)字化管理機(jī)制對(duì)于各項(xiàng)工作開展提供了較高的細(xì)節(jié)劃分優(yōu)勢(shì)，使得工作開展具備可靠的工作優(yōu)勢(shì)前提，在實(shí)際的工作開展過程中，應(yīng)能具備更加突出的責(zé)任考核引導(dǎo)能力，以提升檔案數(shù)字化管理任務(wù)的實(shí)際執(zhí)行效果。責(zé)任考核機(jī)制的建立，要能具備明確的工作目標(biāo)和效果引導(dǎo)作用，主要是能實(shí)現(xiàn)在實(shí)際的工作開展過程中，能發(fā)揮出突出的考核優(yōu)勢(shì)，具備實(shí)質(zhì)性的建設(shè)效果。因此要能根據(jù)責(zé)任考核的具體目標(biāo)內(nèi)容，落實(shí)匹配性的建設(shè)內(nèi)容，在實(shí)際的工作開展過程中，能更加具備突出的優(yōu)勢(shì)作用。應(yīng)能具備較為突出的公平性原則，主要是以可靠的責(zé)任考核模式，使工作人員更加具備突出的責(zé)任意識(shí)，能確保各項(xiàng)工作要求深入的發(fā)展。

4）提升人員專業(yè)水平。檔案數(shù)字化質(zhì)量建設(shè)的基本目標(biāo)要能由專業(yè)的高素質(zhì)人才完成，實(shí)現(xiàn)在工作開展過程中，能具備更加突出的專業(yè)素質(zhì)水平建設(shè)效果，以實(shí)現(xiàn)在工作開展中，能切實(shí)的落實(shí)各項(xiàng)專業(yè)畫的建設(shè)機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)在工作開展過程中，更加具備突出的管理目標(biāo)實(shí)施效果。要能建立企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，主要是能做到在人員工作開展中，更加具備突出的專業(yè)素質(zhì)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)良好知識(shí)技能提升氛圍的科學(xué)打造，以保障在實(shí)際的工作開展過程中，能滿足基本的建設(shè)需求。要嫩落實(shí)必要的激勵(lì)機(jī)制，主要是能引導(dǎo)檔案數(shù)字化管理工作者積極的投入到工作開展中，能釋放自身的工作培訓(xùn)參與熱情，獲得較高的管控優(yōu)勢(shì)。要能做到在工作開展過程中，具備工作人員投入活力的有效的管控。

4 數(shù)字檔案安全保密控制有效措施分析

1）堅(jiān)持強(qiáng)基固本，提升重視程度。檔案安全保密在數(shù)字檔案管理的工作開展中，具備較高的價(jià)值意義，因此要落實(shí)好檔案安全保密的科學(xué)宣傳工作，通過構(gòu)建多元的檔案安全保密思想認(rèn)知傳遞機(jī)制，實(shí)現(xiàn)在工作開展過程中，具備較為突出的工作行為指導(dǎo)機(jī)制，在檔案安全保密意識(shí)不斷深入人心的基本前提下，能做到科學(xué)檔案安全保密效果的發(fā)揮。宣傳形式可以通過企業(yè)的各種安全防控動(dòng)員大會(huì)、企業(yè)的檔案管理部門宣傳欄、工作部門安全總結(jié)報(bào)告大會(huì)等多種形式的安全思想植入路徑，提升檔案安全保密的認(rèn)知水平。

2）堅(jiān)持提質(zhì)增效，落實(shí)科學(xué)手段。檔案安全保密工作在數(shù)字化檔案管理的模式下，提出了更高的要求，主要是潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患增加，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的安全防控任務(wù)要求增加，為提升實(shí)際的安全控制效果要能做到在安全控制過程中，能充分發(fā)揮出良好的多元安全防控問題的措施的落實(shí)，一般要能實(shí)現(xiàn)在工作開展過程中，能發(fā)揮出較好的安全控制優(yōu)勢(shì)，以實(shí)現(xiàn)在安全控制中，具備多重防控能力。數(shù)字化檔案管理的安全防控體系設(shè)置，可以聘請(qǐng)專門的安全維護(hù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置，確保安全系統(tǒng)科學(xué)、有效，同時(shí)要能定期做好安全控制系統(tǒng)的維護(hù)，保障其科學(xué)有效的運(yùn)行。

3）堅(jiān)持精準(zhǔn)發(fā)力，防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字化檔案管理工作開展中，很多的安全問題都與工作人員不良的工作行為有關(guān)，比如隨意地使用U盤接入檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)存在受到U盤病毒攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。在網(wǎng)絡(luò)連接過程中，接入不安全的網(wǎng)頁(yè)，也是導(dǎo)致安全問題隱患發(fā)生的重要因素。通過建立安全防控指導(dǎo)制度，可實(shí)現(xiàn)工作人員各種工作行為安全可靠，有效消除不良安全隱患的威脅。同時(shí)要建立起工作人員的安全管控職責(zé)劃分，具備安全防控層面上較高的任務(wù)執(zhí)行能力，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)安全防控體系的有效落實(shí)，達(dá)到安全控制的基本目標(biāo)。

5 結(jié)語(yǔ)

質(zhì)量控制和安全保密控制是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，應(yīng)能充分落實(shí)其基本的建設(shè)需求，以保障科學(xué)建設(shè)效果的有效發(fā)揮，進(jìn)而為企業(yè)的跨越式發(fā)展提供強(qiáng)大動(dòng)力。