淺談檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題

高 強(qiáng)

（山東省濟(jì)南市狼貓山水庫管理處，山東 濟(jì)南 250103）

檔案管理是一項(xiàng)繁瑣易出錯(cuò)的工作，隨著時(shí)間地推移，檔案的內(nèi)容及數(shù)量會(huì)越來越龐大，更容易導(dǎo)致檔案管理中失誤、遺漏等問題的出現(xiàn)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，逐年增長的資料檔案會(huì)導(dǎo)致檔案管理的工作效率及效果地持續(xù)下降，同時(shí)也無法保證檔案資料的利用價(jià)值能夠得到真正有效地發(fā)揮。因此，在信息時(shí)代中，檔案管理必須要結(jié)合信息時(shí)代中的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等多種技術(shù)對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，加大對(duì)檔案管理的創(chuàng)新與信息化建設(shè)地重視，有效改善傳統(tǒng)檔案管理中的多種問題，促進(jìn)檔案管理工作水平的整體提升。

1 檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.1 數(shù)字化建設(shè)較為片面

在信息時(shí)代中，檔案管理的創(chuàng)新與信息化建設(shè)已經(jīng)得到了一定程度地進(jìn)行，但在實(shí)際的建設(shè)過程中個(gè)，存在著建設(shè)力度不足、層次低、局限性較強(qiáng)等片面性問題。大多是機(jī)構(gòu)在檔案管理信息化建設(shè)中，主要以結(jié)合計(jì)算機(jī)為主，是以傳統(tǒng)紙質(zhì)、人工管理為基礎(chǔ)的一種管理模式，這種數(shù)字化建設(shè)方式從本質(zhì)上而言并未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，而是將計(jì)算機(jī)僅用作為一種記錄紙質(zhì)檔案信息的工具，并未發(fā)揮出處理、分析檔案信息的功能。這種創(chuàng)新模式不僅無法提高管理效率，可能還會(huì)導(dǎo)致人力、物力等方面投入的增加[1]。如需要在電腦中對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行重新編目、重新建立檢索等等，還需要采購配置計(jì)算機(jī)等一系列硬軟件設(shè)備。

1.2 各部門之間并未形成統(tǒng)一化管理

不論是企業(yè)，還是醫(yī)院高校等單位，根據(jù)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)需求，都需要一定的部門劃分。在檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化建設(shè)過程中，部門之間并未形成合力與統(tǒng)一化管理，互相之間的檔案資料共享度不高，同時(shí)缺乏合作行為。這種相對(duì)獨(dú)立、各自為政的管理模式，即使每個(gè)部門自身的檔案管理創(chuàng)新與信息化建設(shè)水平得到了有效提升，也無法保障企業(yè)或單位整體檔案管理效率及水平地優(yōu)化效果。同時(shí)，這種獨(dú)立、缺乏統(tǒng)一化管理的模式，還會(huì)導(dǎo)致硬軟件配置、管理人才配置等需求的增加，不僅加劇了人力成本及物力成本地投入，更會(huì)影響與阻礙檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.3 管理程序復(fù)雜且檔案利用價(jià)值得不到保障

在不斷地發(fā)展過程中，檔案的內(nèi)容、種類、數(shù)量等有所增加，既包括了文字檔案，還包括了計(jì)算材料、圖紙、圖表、影音文件等多種形式的檔案。檔案類型非常多，在傳統(tǒng)的管理過程中，往往需要對(duì)各種檔案進(jìn)行分類、編碼等多種操作，檔案管理的內(nèi)容、程序會(huì)越來越繁瑣復(fù)雜，工作難度也會(huì)隨之而增加。其次，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，因?yàn)闄n案管理多為紙質(zhì)檔案管理，為了提高保存與利用的效率，需要對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，會(huì)在一定程度上造成檔案的損壞。同時(shí)也會(huì)增加檔案的利用難度，一方面無法及時(shí)找到所需檔案，另一方面即使找到了也無法便捷地進(jìn)行利用。隨著時(shí)間的推移，很多檔案被埋藏，其利用價(jià)值更加得不到有效發(fā)揮[2]。

2 檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化建設(shè)措施

2.1 提高數(shù)字化建設(shè)的深度

針對(duì)目前檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化建設(shè)中存在的層次低、局限性強(qiáng)等問題，需要通過應(yīng)用新型數(shù)字化管理技術(shù)等方式提高創(chuàng)新與建設(shè)深度，更大限度地提升數(shù)字化建設(shè)水平。因此，在檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化建設(shè)上，應(yīng)加大對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的引進(jìn)，實(shí)現(xiàn)提高檔案記錄、管理儲(chǔ)存、檢索、分析處理等各項(xiàng)工作的效率，既為管理人員的管理工作提供便利，也為后續(xù)使用者的使用提供方便[3]。例如，通過引進(jìn)二維碼或RFID等技術(shù)提高管理水平。通過將二維碼或RFID感應(yīng)芯片植入到員工證件中，當(dāng)員工有提取檔案資料的需求時(shí)，可通過掃描二維碼或刷卡等方式進(jìn)行提取。同時(shí)，通過在驗(yàn)證過程中設(shè)置密碼，還能夠提高檔案提取的安全性與保密性。RFID技術(shù)還可應(yīng)用于管理人員的管理工作中，通過將RFID標(biāo)簽加入檔案中，記錄檔案的位置、日期等信息，能夠用來快速檢索相關(guān)檔案，達(dá)到提高管理效率的目的。

2.2 建立完善的檔案管理系統(tǒng)提高管理水平

在信息化時(shí)代下，檔案管理水平的優(yōu)化和提升必須要根據(jù)國家在檔案信息化建設(shè)方面的規(guī)定來建立完善的檔案管理系統(tǒng)，只有這樣才能保障檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化建設(shè)的有效性。首先，需要將檔案管理的格式加以規(guī)范，在文字、紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上，增加數(shù)字、電子保存格式，為圖片資料、影音資料等多種形式的檔案管理提供方便；其次，在管理系統(tǒng)上要保證電子、數(shù)字格式的檔案文件的查詢與利用效率，在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)中建立雙重檢索平臺(tái)，并在檔案管理的收集、存儲(chǔ)、查閱、下載、更新等基礎(chǔ)功能上拓展更多功能，滿足自身發(fā)展對(duì)檔案管理與利用的多樣化需求[4]；此外，還可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)管理系統(tǒng)中的部分檔案增加共享權(quán)限，為社會(huì)各界人士提供更專業(yè)的查詢與咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料從束之高閣向?yàn)榇蟊娝玫霓D(zhuǎn)變，面向相關(guān)工作者、學(xué)者等社會(huì)各界人士提供資料共享服務(wù)，更大限度地發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值。

2.3 結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化建設(shè)

大數(shù)據(jù)技術(shù)是新時(shí)期應(yīng)用價(jià)值非常高的先進(jìn)技術(shù)之一，在檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化建設(shè)中加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，不僅能提高檔案管理的水平，確保所有檔案都能夠得到有效存儲(chǔ)及利用，還能進(jìn)一步提升管理效率及檔案的安全性。要發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，首先需要加大資金投入力度，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用創(chuàng)造條件，并實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化管理所需的軟硬件設(shè)備的完善；其次，應(yīng)重視對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用人才的培養(yǎng)，為現(xiàn)有管理人員提供更專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，達(dá)到提高管理人員整體技術(shù)水平的效果。同時(shí)，還需要通過招聘等方式，積極引進(jìn)擁有大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)信息技術(shù)運(yùn)用能力的專業(yè)人才，保障檔案數(shù)字化管理的人才需求，全面發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)改善檔案管理效果及效率的作用。

3 結(jié)束語

在數(shù)字化建設(shè)水平不斷深入的新時(shí)期，檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢(shì)，需要結(jié)合信息時(shí)代的大數(shù)據(jù)技術(shù)、二維碼技術(shù)、RFID等多項(xiàng)技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行拓展和改善，以此促進(jìn)檔案管理工作在新時(shí)期中整體效率和效果的綜合提升，同時(shí)也為促進(jìn)相關(guān)機(jī)構(gòu)的進(jìn)一步發(fā)展提供幫助。在利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新及數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)加強(qiáng)在專業(yè)人才培養(yǎng)及專業(yè)軟硬件設(shè)施配置等多方面的投入，結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)管理方式進(jìn)行規(guī)范，制定完善的管理制定，提高檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化建設(shè)有效性。