文書檔案信息化管理創(chuàng)新思考

程華晶

（三明市中心血站，福建 三明 365000）

文書檔案包含了大量的信息資料，對企事業(yè)單位的發(fā)展進程進行了詳細的記錄。若是單純的依靠傳統(tǒng)的人工整理方式，會嚴重制約文書檔案的管理和利用，并對工作的完成進度產生影響。隨著日益完善的信息化技術，文書檔案管理的必然趨勢，就是信息化管理。通過有機的結合文書檔案管理和現代信息技術，能使檔案管理和查詢操作流程進一步簡化，將大量的人力物力資源節(jié)省下來。不單單能促進管理部門經濟效益的提升，同時還能促進檔案管理簡單化、效率化和信息化的實現。

1 傳統(tǒng)文書檔案管理存在的問題

1.1 文書檔案管理信息化水平較低

文書檔案管理工作往往具有一定的系統(tǒng)性，并且有相對繁瑣的工作，所以對于信息化建設，應加大投入力度。但是在實際工作中，因為認識不到位，缺乏足夠的投入，使文書檔案信息化建設基礎設施不完善，對文書檔案信息化發(fā)展的進程產生了嚴重的阻礙，也不能真正發(fā)揮在公共文書服務中文書檔案的作用。

1.2 檔案管理思維滯后

隨著迅猛發(fā)展的科學技術，社會各領域開始不斷加強了信息化建設。在文書檔案管理中，信息化的作用也非常顯著。而縱觀部分省市文書檔案管理工作現狀，還很難全面開展信息化管理。究其原因，主要是部分企事業(yè)單位在文書檔案信息建設方面的投入較少，主要領導對文書檔案的管理重視不足，大部分企事業(yè)單位缺少檔案信息化建設技術。部分檔案管理人員管理方法僵化，止步不前，缺乏創(chuàng)新精神，依然采用固有的工作方式。擁有高素質的檔案管理人員，是順利開展檔案信息化的保障。而現階段文書檔案管理人員普遍缺少技術支持，部分檔案管理人員即使參加了檔案信息化管理建設培訓，但能在工作中整體運用的較少，整體上欠缺信心和實踐能力，不能滿足文書檔案信息化建設需要，也不能真正發(fā)揮現代化設備作用，因此阻礙了文書檔案信息化建設工作的開展。

1.3 缺乏足夠的資金設備投入

在實施文書檔案信息化過程中，因為具有很大的地方性差異。而一些地方政府因為財政支持匱乏，使一些地區(qū)被迫中斷了信息化建設。文書檔案信息化管理需要大量的資金購置相關設備，以開展信息化網絡建設。但是由于文書檔案不能形成直接的經濟產出，因此一些政府單位和企業(yè)不愿意更多的投資，由此阻礙了信息化建設的開展。

2 開展文書檔案信息化管理的價值

2.1 促進了辦公效率的提升

計算機在信息處理方面的能力非常強大，工作人員在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，收集、謄寫、整理、統(tǒng)計資料等工作，更多是采用手工操作，這樣既耗時費力，同時也不具備較高的效率。而通過計算機軟件的應用，則簡便了這一系列工作，有著更加高效的管理。首先，通過計算機在線動態(tài)監(jiān)測，能夠將文書檔案的存儲狀態(tài)在屏幕上實時的呈現，當使用者需要借閱或瀏覽文檔時，可通過檔案存儲情況的查詢，對所要借閱或瀏覽的檔案進行合理的選擇，由此可對傳統(tǒng)借閱時長時間排隊的問題進行有效避免。其次，通過信息技術和網絡技術的運用，能夠合理的整理和分類各類文書檔案。最后，通過計算機強大的數據分析能力的運用，能夠對所需要的文檔資料在短時間內查找。由此不僅將人工查找時間極大的縮短，同時還能促進文書檔案管理的工作效率的快速提升。

2.2 共享文件和文字信息

企事業(yè)單位在傳統(tǒng)的文書檔案管理方式下，很難共享信息，由此會閑置大量的信息。這樣不僅將資源和資金浪費掉，同時也不利于文件信息的查找。而通過利用計算機進行檔案管理以后，能夠實現更加便捷和高效的檔案管理，豐富了檔案管理的手段和途徑。在計算機技術的推動下，能夠有效分離檔案資料和信息載體。通過系統(tǒng)間的關聯更好的利用檔案資料，由此促進檔案資料利用效率的極大提升，對過去的各種使用限制進行很好的規(guī)避。

2.3 電子文件保存的穩(wěn)定性

相比于傳統(tǒng)紙質檔案，作為信息資料載體的電子文件，保存壽命會更為長久。纖維素性質決定了紙張的壽命，在一定條件下，極容易破壞纖維素。所以在文書檔案管理工作中，會導致資料的不可逆損壞。而借助于計算機網絡來利用和存儲信息數據，通過信息技術的支撐，能夠對人們多樣化的選擇需求給予滿足。譬如，電子文件的載體可選擇u盤、移動硬盤，其優(yōu)勢是具有極強的穩(wěn)定性、較小的環(huán)境影響、較長的存儲時間，并且方便快捷。同時，將各種文書檔案利用掃描儀器，由紙質版整理成電子版。另外，為了能保存更多珍貴的資料，可將一份文檔復制和拷貝若干份資料，并供多人下載和瀏覽。

2.4 促進了文件傳遞速度和安全性的提高

工作人員在日常辦公過程中，常常會出現私存文件或者文件傳遞時丟失的現象。通常會利用郵政系統(tǒng)進行傳統(tǒng)文件傳遞，而距離長短會限制傳遞的時間，并且在傳遞的過程還會有丟失和延誤情況出現，因此不利于檔案管理人員的管理工作。而通過計算機技術的運用來傳遞電子文件，不單單能促進文件傳遞時效性的提高，同時還能對其安全性提供保障。

3 文書檔案信息化管理的途徑

3.1 樹立信息管理意識，加大資金投入

時代的快速發(fā)展，不斷涌現出各種新技術和新理念，為了有效開展檔案信息化工作，就必須要創(chuàng)新檔案管理理念，緊跟時代發(fā)展潮流。只有提高了檔案管理人員的意識，才能從思想上提供不竭的動力，真正實現檔案管理工作的創(chuàng)新。首先，作為信息化建設的直接參與者，文書檔案管理機構的工作人員應樹立信息化管理意識，能對信息化建設以積極的心態(tài)去學習和接受。由此提供更多的人才支持，真正實現文書檔案管理的現代化。而縱觀文書檔案管理機構人員構成，占較高比例的，都是中老年人數。他們往往管理經驗豐富，但不能熟練操作和使用信息化系統(tǒng)。為了實現共同提升、同步發(fā)展，新入職的年輕員工應以此為契機，學習老員工豐富的管理經驗，并積極幫助他們掌握信息管理技能。其次，單位領導還應還要根據文書檔案管理工作的現狀，統(tǒng)籌協(xié)調安排，制定長遠發(fā)展規(guī)劃，將對檔案管理信息化建設的資金投入適當加大，對于檔案管理信息化建設從物質上充分保障，以進一步完善檔案管理機構信息化管理系統(tǒng)。為了實現檔案信息化管理，應注重開發(fā)管理軟件，依據規(guī)劃的內容，在單位各個部門配備各種設備和儀器。通過內部局域網的開通，以更好的防護內部資料。資金投入需要結合投資項目，對資金進行合理規(guī)劃?？梢淮涡酝度胭Y金允許的項目，若是資金方面有困難，則需要與投資項目的實際情況相結合，進行合理規(guī)劃。在對主要管理設備進行配置時，需要與操作人員的實際情況相結合進行分檔配置，以期投入最小，收入 最大。

3.2 營造良好改革環(huán)境，加大改革扶持力度

文書檔案管理團隊的培養(yǎng)和建立，不僅需要加強其專業(yè)技能，同時還需要打造良好的信息化環(huán)境。可通過聘請擁有豐富經驗的教授進行教學，訓練檔案管理人員的專業(yè)技能和知識。并且在各方的協(xié)調運作和共同努力下，才能建立優(yōu)秀的環(huán)境。通常需要以下幾個步驟建設信息化環(huán)境：第一，檔案管理領導應提供更多的機會，打造更多的平臺，讓基層管理人員外出深造，通過學習先進的制度建設和管理理念，促進他們文書檔案管理能力的不斷增強。第二，加強培訓工作。隨著不斷提升的檔案管理水平，也相應的提高了對管理人員的要求，需要檔案信息化管理人員業(yè)務知識扎實，具備一定的綜合素養(yǎng)。為此，應通過對工作人員的整體培訓，不斷更新其業(yè)務知識，促進其整體素質的不斷提高。第三，引進專業(yè)人才。檔案管理部門還要結合人才的需求情況，將專業(yè)人才適當引入，對自身的不足進行彌補，由此促進檔案信息化水平的不斷提高。第四，管理人員在成功完成學習考察任務之后，應與實際情況相結合，在專業(yè)崗位中應用先進的管理理念，并與單位的發(fā)展需要相結合，進行提升和完善。第五，和其他工作人員交流和分享自身的管理心得，通過查缺補漏，對部門文書檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化。第六，創(chuàng)新管理服務。隨著廣泛運用的信息化技術，促進了血站檔案管理的水平的不斷提升。因此，檔案管理的一項重要的工作內容，就是提供有效的檔案信息服務。由此需要檔案管理人員不斷創(chuàng)新管理服務，對服務方式進行改善，始終保持優(yōu)質的服務，進一步提升檔案管理工作水平。

3.3 開發(fā)新型管理軟件、搭建信息建設平臺

搭建信息化平臺，是搞好文書檔案信息化管理工作，有序開展文書檔案信息化管理的關鍵。這個信息化平臺涵蓋了諸多功能，能夠查詢、存儲和加工，對檔案管理的全方位需求給予滿足。利用平臺處理能力，通過信息化平臺的搭建，能對合適的管理軟件進行開發(fā)，將管理工作者的工作量減少，促進文書檔案管理水平和效率的進一步提高。首先，實現檔案管理一體化。通過開發(fā)和應用每項管理軟件，實現檔案工作程序化、文檔處理一體化和信息流通一體化。必須立足于用戶的視角，由核心開發(fā)小組和用戶共同研討設計軟件，這樣用戶運用新軟件才能更加得心應手。其次，實現檔案資源數字化?？晌袑I(yè)公司將文書檔案資料向數字文件轉換，并在檔案管理的程序化中納入各項工作環(huán)節(jié)，實現檔案資源的完全信息化管理。數字化檔案就是在管理系統(tǒng)中，將單位的數據向數字化信息轉換并進行存儲，在目錄數據中集成了各種圖像信息和數據信息，進行統(tǒng)一的數字化管理，為使用者的查閱和檢索提供便利。

3.4 加強監(jiān)管，提高信息化檔案管理的安全性

在信息化管理過程中，為了提高信息化檔案管理的安全性，應規(guī)范檔案管理技術和方法，構建檔案管理的科學化體系，促進檔案管規(guī)范性的進一步增強。同時，還需要不斷提高對訪問方案用戶身份的驗證，加強權限管理和監(jiān)管。從檔案信息化管理為著眼點，充分發(fā)揮防火墻的作用，能夠對數據系統(tǒng)的進、出方向的關聯提供保障。同時，還要加大力度，保護電子檔案的安全性和隱蔽性。