探討創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理的重要性及途徑

吳 昊

（中共武穴市委組織部，湖北 黃岡 435400）

人事檔案是事業(yè)單位中人才信息的一個十分重要的載體，是對人才評價的依據(jù)。全面反映單位工作人員的履歷、專業(yè)才能、思想品質(zhì)以及獎懲情況的同時，也為機關事業(yè)單位在人才的選拔聘用中提供參考信息。所以，檔案管理工作的革新發(fā)展對事業(yè)單位有著重要的 意義。

1 人事檔案管理工作在機關事業(yè)單位中的重要性

機關事業(yè)單位中檔案管理工作有以下兩方面的重要作用，其一是機關事業(yè)單位對優(yōu)秀人才的發(fā)掘，其二是干部的自身發(fā)展。作為一條十分重要的途徑，人事檔案記錄了人才的多個方面，通過查詢干部的個人檔案，能夠清楚地掌握干部的個人能力以及思想素質(zhì)等，并能夠做出比較準確的判斷，同時使單位相關部門的領導對干部的評價也更加客觀，進而根據(jù)單位內(nèi)部的整體情況來進行合理的人員調(diào)整，以此來提高每一崗位的工作效率。

隨著社會的迅速發(fā)展，在機關事業(yè)單位中檔案管理工作的工作量也隨之不斷增大，其工作的難度也隨之越來越高。在新時代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代社會發(fā)展的腳步，因此只有不斷的推動機關事業(yè)單位檔案管理工作革新，才能夠有效的保障機關事業(yè)單位規(guī)范化和標準化發(fā)展[1]。

2 檔案管理工作中面臨的問題

2.1 對檔案管理工作沒有足夠的重視

檔案管理工作相比于其他的工作，內(nèi)容比較枯燥繁瑣，很難得到人們的重視，相關工作者的積極性低，致使其業(yè)績平平。另外，很多事業(yè)單位的相關領導對檔案管理工作沒有一個正確的認識，認為它只是簡單的抄寫和整理的一項工作，是單位的整體工作中的一個不重要的環(huán)節(jié)，進而片面地認為檔案管理工作沒有較強的實用性，不能給單位創(chuàng)造一定的價值和經(jīng)濟效益。由于對檔案管理工作沒有一個正確的認識，以及對檔案管理工作重要性的忽略，使檔案管理工作在機關事業(yè)單位中難以發(fā)揮重要的作用。

2.2 檔案管理的力度不大，制度不完善

當前，很多機關事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度低，人事檔案在收集、整理以及保存工作制度不夠完善，日常工作中的規(guī)章制度不能有效的執(zhí)行，致使檔案管理的工作力度不大。另外，很多機關事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏專業(yè)技術(shù)人員和相關監(jiān)督部門，致使檔案管理工作不能有效的進行下去，并且對檔案管理工作不能進行嚴格的考核。在這種懶散的工作環(huán)境中，檔案管理工作不夠嚴謹，使檔案材料經(jīng)常出現(xiàn)一些問題，對機關事業(yè)單位的整體運行會造成一定的影響。當出現(xiàn)人才流動和人員選拔的時候，就會消耗過多的時間和精力去查詢檔案信息，導致管理效率十分低下。

2.3 檔案管理工作缺乏專業(yè)技術(shù)人才

現(xiàn)階段，絕大部分的機關事業(yè)單位對人事制度和檔案管理工作不斷進行革新和強化，同時單位內(nèi)部對人事和機構(gòu)也進行了非常大的變更以及調(diào)整，對其工作的分配也更加細化，使人事檔案管理方面的人員也有一定的調(diào)整和變動，而大部分的新老干部沒有接受過關于人事檔案管理方面的相關知識的培訓，意識不到檔案管理工作的重要性以及對其業(yè)務比較生疏，因此對該工作很難實現(xiàn)規(guī)范化管理。同時隨著時代的進步，現(xiàn)代信息技術(shù)也隨之不斷發(fā)展，并逐漸應用到各行各業(yè)以及人事檔案管理工作中，管理的方法和途徑也不斷增加。但是目前大部分事業(yè)單位在人事檔案管理硬件設施上依然比較落后，單位對該工作沒有較高的重視程度，投入到檔案管理工作中的成本較低，信息化手段也不能夠有效的應用在其中，該工作的管理效率很難得到 提高。

3 創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理工作的方法策略

3.1 完善監(jiān)督機制和強化管理力度

在機關事業(yè)單位中想要使人事檔案管理工作實現(xiàn)高效管理，就應該完善其監(jiān)督機制，對人事檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)督，使人事檔案管理工作嚴謹和有序的進行。檔案管理監(jiān)督小組應該由領導親自帶隊去成立，并且應該定期對檔案管理工作進行考核和評估，以便檔案管理工作中存在的問題及時發(fā)現(xiàn)和解決。同時一套合理的人事檔案管理評價標準十分重要，不僅可以按照監(jiān)督小組的檢查情況進行打分，而且管理人員也可以按照該標準對管理工作進行嚴格的要求，全面完善監(jiān)督機制和強化管理力度對創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理工作有著重要的意義[2]。

3.2 突破傳統(tǒng)的檔案管理觀念

機關事業(yè)單位的相關領導要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，不斷加深對檔案管理工作的認識，使檔案管理工作的作用得到充分的發(fā)揮，進而有效的提高人事檔案管理工作的水平。在機關事業(yè)單位檔案管理中，要招聘專業(yè)技術(shù)人員進行檔案管理工作，檔案管理人員也應該定期向領導匯報近期的工作情況，使領導對該工作的進展和工作人員的個人能力等有一個相關的了解，并根據(jù)在工作中遇到的現(xiàn)實問題，進而制定有效的解決方案。突破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，同時通過鼓勵和引導檔案管理工作人員來提高機關事業(yè)單位檔案管理工作的效率[3]。

3.3 引進一批專業(yè)技術(shù)能力強的檔案管理人員

人事檔案管理工作含有一定的技術(shù)性，因此在對檔案管理人員進行招聘時有非常高的要求，要挑選出專業(yè)技術(shù)能力強的專業(yè)型人才，從根本上對檔案管理工作質(zhì)量進行保障。其次，由于機關事業(yè)單位檔案有一個非常龐大的數(shù)據(jù)，對檔案管理人員在進行數(shù)據(jù)處理中有一定的要求。所以在實際工作中，相關檔案管理人員需要定期進行培訓學習，以此來提高自身的業(yè)務能力水平。另外，檔案管理人員在進行相關知識培訓時，在高度重視理論知識學習的同時，要學會將理論知識與日常實踐有效的到一起，來提高檔案管理人員工作中的自身能力。同時單位也應該制定合理的獎懲機制，來引起檔案管理人員的工作積極性，進而檔案管理工作的效率和質(zhì)量能夠得到有效的提高。

4 結(jié)束語

總而言之，創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理是跟隨社會發(fā)展的必由之路，相關人員需要掌握創(chuàng)新的基本原則，通過完善監(jiān)督機制和強化管理力度、突破傳統(tǒng)的檔案管理觀念以及引進一批專業(yè)技術(shù)能力強的檔案管理人員等，采取有效的方法策略來創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理工作，使我國的機關事業(yè)單位穩(wěn)定的發(fā)展和檔案管理工作有效的進行。