新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

鄭 峰

（山西省忻州市人民醫(yī)院，山西 忻州 034000）

借助于檔案，可以快速了解一個(gè)人的工作經(jīng)歷和專業(yè)水平，有助于實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，社會(huì)環(huán)境發(fā)生改變，人們對(duì)于醫(yī)院的期望值越來(lái)越高，這種背景下，醫(yī)院順應(yīng)時(shí)代潮流進(jìn)行各部門的改革創(chuàng)新，其中，人事檔案管理部門進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整，這對(duì)于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展是非常重要的。本文主要研究了如何更好實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作。

1 醫(yī)院人事檔案管理工作存在問(wèn)題

1）專業(yè)素質(zhì)不足。檔案對(duì)于個(gè)人發(fā)展是非常重要的，因此，檔案管理人員應(yīng)該具備專業(yè)的知識(shí)技能，減少錯(cuò)誤，提升檔案管理的效率。在實(shí)際情況中，醫(yī)院對(duì)于檔案管理部門的重視程度不高，資金投入少，檔案管理人員主要由其他部門調(diào)任，個(gè)人專業(yè)素質(zhì)難以達(dá)到檔案管理的要求，在實(shí)際管理工作中，出現(xiàn)了很多錯(cuò)誤，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況，對(duì)相關(guān)人員帶來(lái)了不可估量的損失；工作人員敷衍了事，不進(jìn)行探索創(chuàng)新，浪費(fèi)了海量數(shù)據(jù)，信息利用率較低。

2）檔案管理制度不完善。經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展下，市場(chǎng)對(duì)于專業(yè)人才的需求越來(lái)越高，人才競(jìng)爭(zhēng)加劇，醫(yī)院中人員流動(dòng)較為頻繁，這增加了檔案管理的工作量和難度，原有的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需要，同時(shí)，沒(méi)有建立檔案管理制度，各環(huán)節(jié)工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，錯(cuò)誤頻出，提升了信息處理的難度，在某種程度上制約著醫(yī)院的健康 發(fā)展。

3）管理方法落后。許多醫(yī)院的檔案管理制度照搬其他部門，忽視了差異性，工作效率低，檔案管理方法適用于紙質(zhì)檔案，制約了信息化技術(shù)的發(fā)展，在存儲(chǔ)與調(diào)動(dòng)中，工作量較大，容易出現(xiàn)磨損、遺漏等現(xiàn)象，降低了信息的完整性、準(zhǔn)確性，另一方面，舊模式中有許多不必要開(kāi)支，增加了醫(yī)院的財(cái)政負(fù)擔(dān)，工作人員習(xí)慣于原有的模式，無(wú)法及時(shí)完成檔案的管理與利用，不利于后續(xù)工作的開(kāi)展。

4）檔案真實(shí)性與完整性不足。檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容就是工作人員對(duì)檔案進(jìn)行分析整理，完成人員信息的收集，由于檔案數(shù)量多、內(nèi)容廣等因素的影響，檔案的真實(shí)性與完整性不足。人員檔案信息沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，存在許多不必要內(nèi)容，無(wú)法從檔案中快速得到所需信息。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作如何進(jìn)一步提升

1）樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。為了提升人事檔案管理工作的效率，需要普及相關(guān)概念，讓工作人員明白檔案管理的重要性與必要性。人事檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院整體工作的開(kāi)展一定的影響，醫(yī)院管理層需要重視檔案管理工作，設(shè)置規(guī)范化的任職標(biāo)準(zhǔn)，以此提高整體的專業(yè)水平，加強(qiáng)既有人員的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，同時(shí)，為其他部門的醫(yī)務(wù)人員普及檔案管理的相關(guān)概念，樹(shù)立正確的觀念，有助于他們積極配合檔案管理人員的工作，降低工作難度。

2）引進(jìn)信息化技術(shù)。經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展下，科技創(chuàng)新也有了進(jìn)步，影響了人們的生產(chǎn)生活方式。為了提高醫(yī)院的人事檔案管理水平，需要積極引進(jìn)信息化技術(shù)，購(gòu)買或研發(fā)檔案處理的軟件和信息處理系統(tǒng)，建立健全人力資源管理體系，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，提高重要信息的安全性和保密度，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行收集，提高信息檢索的速度，使檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到快速提升。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，降低檔案磨損、遺失等問(wèn)題的影響，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，既減少了工作量，也有利于環(huán)保事業(yè)；硬盤、云盤等可以重復(fù)利用，減少不必要的支出；醫(yī)院要購(gòu)買相關(guān)設(shè)備，并及時(shí)更新?lián)Q代，建立現(xiàn)代化機(jī)房，保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全，為人事檔案管理效率的提升創(chuàng)造 條件。

3）規(guī)范化檔案收集整體等工作。人事檔案可以展示個(gè)人在不同時(shí)期內(nèi)的各種經(jīng)歷，有助于領(lǐng)導(dǎo)者做出客觀評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)人力資源的科學(xué)配置，因此，可以建立檔案搜集制度，對(duì)個(gè)人提供的檔案作出要求，即：檔案內(nèi)容符合實(shí)際需要，記載信息詳細(xì)且準(zhǔn)確，不同部門有不同的側(cè)重點(diǎn)。在檔案整理過(guò)程中，需要仔細(xì)甄別，確保信息的完整性與準(zhǔn)確性，退回不必要的材料，減少工作量；對(duì)于不符合要求的資料，限期修改，再進(jìn)行歸檔。定期開(kāi)展檔案的核對(duì)檢查工作，提高信息的準(zhǔn)確性，減少工作失誤，離職人員可以檢查檔案內(nèi)容，確保無(wú)遺漏、錯(cuò)誤，若存在問(wèn)題，追究相關(guān)責(zé)任人。

4）加強(qiáng)制度建設(shè)提升管理水平。建立健全檔案管理制度，如監(jiān)督、考核等，可以為管理工作的開(kāi)展提供依據(jù)。對(duì)管理制度的落實(shí)情況進(jìn)行定期不定期抽查，端正員工態(tài)度，加強(qiáng)上下級(jí)、平級(jí)之間的監(jiān)督，有助于提高工作效率；定期考核相關(guān)知識(shí)技能，督促員工不間斷學(xué)習(xí)，提高個(gè)人素養(yǎng)，積極投入工作；自上到下明確工作范圍和職責(zé)，實(shí)施終生追責(zé)制，提升檔案管理的有效性。

醫(yī)院需要重視檔案管理工作，發(fā)揮它的積極作用。醫(yī)院管理層需要了解人事檔案管理的重要性，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況進(jìn)行改革，建立專門的人事檔案管理部門，選擇專業(yè)性人才進(jìn)行部門工作的管理，對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行定期考察，使他們的管理理念不落伍于時(shí)代。

3 醫(yī)院人事檔案管理人員培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)探索

大部分醫(yī)院中，人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德修養(yǎng)不符合要求，無(wú)法高質(zhì)量完成工作任務(wù)。為了更好地完成檔案管理工作，醫(yī)院要改變現(xiàn)有的工作思路，積極主動(dòng)地參與檔案管理工作的改革，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，著重培養(yǎng)員工的創(chuàng)新意識(shí)。增加員工福利，引進(jìn)專業(yè)型人才，對(duì)于現(xiàn)有工作人員定期開(kāi)展培訓(xùn)，或者邀請(qǐng)專家學(xué)者講座，改變員工的傳統(tǒng)認(rèn)知，完成相關(guān)培訓(xùn)后進(jìn)行考核，對(duì)于達(dá)標(biāo)的人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，形成良性競(jìng)爭(zhēng)，激發(fā)學(xué)習(xí)積極性，有助于他們及時(shí)了解、學(xué)習(xí)先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)，從而提高整體的專業(yè)水平；檔案管理部門要加強(qiáng)與其他部門的溝通合作，積極配合檔案管理人員的工作，降低工作難度，提高檔案信息的準(zhǔn)確性；合理調(diào)配人力資源，建立健全晉升制度，唯才是舉，競(jìng)爭(zhēng)上崗，提高檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者的能力，有利于幫助檔案管理部門樹(shù)立正確的方向，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)。

提升工作人員的思想道德素質(zhì)。在提高專業(yè)知識(shí)水平的過(guò)程中，需要幫助員工樹(shù)立正確積極的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，愛(ài)崗敬業(yè)，堅(jiān)守政治立場(chǎng)，維護(hù)集體利益。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，做好醫(yī)院人事檔案管理工作，不僅能提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，也能提高信息資源的利用率，提高整體的工作質(zhì)量和工作效率，有助于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高效管理。本文研究了新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作，指出傳統(tǒng)工作模式下檔案管理的問(wèn)題，提出針對(duì)性意見(jiàn)，并探討了如何培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理部門的改革創(chuàng)新提供理論支持。